Jak náročné je sestavit přehled o hospodaření příspěvkových organizací obce?

V červenci jste si mohli přečíst první část seriálu na téma informační systém příspěvkových organizací pod názvem Kde všude můžete ušetřit? Dnes se podíváme, co mohou mít k dispozici ekonomové, hlavní účetní, ale i manažeři v případě, že je pro zřízené organizace využíván jednotný komplexní informační systém.

Dosavadní obvyklá praxe

Někdy pravidelně, někdy nárazově je třeba připravit podklady o finančních výsledcích pro jednání zastupitelstva nebo rady města. Zákon stanovuje jedno hlavní pravidlo: zřizovatel se musí chovat jako správný hospodář. Obce si pak vytváří svá vlastní pravidla a postupy, jak organizace řídí a kontrolují.

Obvykle je to tak, že příspěvkové organizace předávají čtvrtletní výkaz zřizovateli ve stanovené struktuře. Ekonom má pak za úkol tyto tabulky sloučit a připravit z nich jednotný materiál pro vedení. A všichni víme, jak je to s termíny. Ne vždy jsou tabulky předány včas a ta výsledná už měla být hotová. To se dá stihnout jen s maximálním nasazením. Je to náročné především pro hlavní účetní a ekonoma úřadu, ti jsou většinou za sumarizaci odpovědní starostovi, radě a zastupitelstvu.

Líbilo by se Vám, kdyby se práce zautomatizovala a souhrnná i detailní čísla byla k dispozici nejen po skončení měsíce včas, ale i kdykoliv průběžně?

Jednoduché zadávání a manažerské výstupy

V informačním systému VERA Radnice mohou zřízené organizace vést účetnictví, rozpočet a ostatní ekonomické agendy, a to včetně evidence hmotného a nehmotného majetku. Pracovníci městského úřadu nebo magistrátu (stejně jako vedení organizace) mají k dispozici neustále aktualizovaný náhled na jejich hospodaření. Nedílnou součástí výstupů je i porovnání s hospodařením let předchozích, například při sestavování plánu na další roky. Data jsou zobrazována online, tedy po pořízení účetního dokladu, schválení rozpočtu nebo jeho úpravě.

Nejsem ekonom, přesto přehledům rozumím

Uživatelé si mohou zvolit, zda budou prohlížet údaje pouze za jednu účetní jednotku nebo ji budou porovnávat s ostatními. Výstupy ekonomických informací jsou pro vedoucí pracovníky připraveny formou vzorových sestav, které jsou doplněné popisnými údaji, takže jsou přehledné a čitelné i pro neúčetní pracovníky.

Pokud potřebujete získat odpověď na méně tradiční otázku, můžete si snadno vytvořit vlastní sestavu a přidat ji ke svým oblíbeným pro opětovné použití. A nesmíme zapomenout – údaje se neustále aktualizují.

Všechny tyto informace a výstupy jsou centralizovány v jediné agendě s názvem Finanční přehledy. Její ovládání je velmi snadné, intuitivní a uživatelsky příjemné.

Vyplatí se změna?

Zavedením jednotného informačního systému dojde zcela nepochybně:

• k úspoře nemalých finančních nákladů na správu a údržbu software,
• k jednotnému a ucelenému pohledu na konkrétní příspěvkové organizace,
• k jednoduchému a srozumitelnému přehledu porovnání hospodaření jednotlivých příspěvkových organizací.

Ekonomové i vedení města mají výstupy k dispozici online, nejen po skončení měsíce, ale i průběžně v okamžiku, kdy zrovna potřebují rozhodnout.

Co je ke splnění takového cíle potřeba?

• Stanovit jednotnou metodiku,
• nastavit systém na základě potřeb vedení organizace a zřizovatele,
• proškolit uživatele
• a pak už jen spustit nový systém.

A je třeba ještě dodat, že variant je několik. Liší se od sebe finanční i pracovní náročností a v důsledku toho i výsledkem.

Zeptejte se našich kolegů ekonomů nebo obchodních zástupců na plnou nebo lite variantu ekonomického systému VERA Radnice pro příspěvkové organizace. Provoz účetnictví přímo na úřadu pro město není podmínkou.

V říjnu si o variantách provozu a výstupech povíme něco více.