Interní procesy a personalistika
Organizační agendy podporují všechny potřebné procesy související s řízením úřadu, včetně odpovídajících výstupů, a jsou užitečným pomocníkem každého manažera i zaměstnance.
Řídit úřad může být snadnější
Nedílnou součástí řízení úřadu je řízení lidských zdrojů a kapacit. Kompletní zajištění personální agendy, od výběrových řízení po výplatu mezd, a řízení zdrojů Vám zajistíme ve spolupráci s partnery, odborníky na personalistiku a mzdy.
Komplexní správa zdrojů – lidských i materiálních (automobily, zasedací místnosti, projektory aj.) probíhá v informačním systému VERA Radnice. Zde můžete nejen evidovat události a rezervovat zdroje, ale využívat i workflow, které umožňuje schvalovat, předávat, upozorňovat atd.
Nedílnou součástí je i kalendář, pomocí kterého budete mít přehled o všech rezervacích. Disponuje přednastavenými filtry, které zobrazí využité a volné kapacity, a tím Vám ušetří mnoho času, který byste jinak strávili prohlížením kalendářů podřízených pracovníků. Všechny vytvořené události se propisují do všeobecně využívaného kalendáře, např. Microsoft Outlook.
V kanceláři i na cestách
V desktopové i mobilní verzi řešení přináší:
- notifikační e-maily, které upozorní nadřízeného na nutnost schválit událost podřízenému,
- propracované pohledy, které zajistí informovanost o využití kapacity podřízených,
- upozornění na nedostupnost uživatele či místnosti v průběhu rezervace,
- tvorbu přehledů na základě využití času a kapacit,
- vazby na cestovní příkazy, evidenci projektů, správu uživatelů aj.
Proč je vhodné řídit interní procesy v informačním systému?
- Pokud využíváte nástroje pro řízení interních procesů, dochází ke standardizaci pracovních postupů. Postupy jsou transparentní a snadno kontrolovatelné. Výsledný efekt roste úměrně s rozsahem podporovaných oblastí.
- Správná posloupnost jednotlivých kroků a propojení s ostatními částmi informačního systému velmi usnadňují a zpřehledňují práci.
- Využitím řešení dojde ke zvýšení efektivnosti vnitřních procesů a snížení administrativy na nutné minimum.
Schvalovací procesy
Elektronické schvalování umožňuje rychle a bezpečně schvalovat interní i externí dokumenty napříč celým informačním systémem. Dokumenty lze podle potřeby opatřit elektronickým podpisem nebo časovým razítkem.
Proces schvalování kopíruje běžné postupy práce s tištěnými dokumenty, zároveň však přináší vyšší přehlednost a kontrolu. Vedoucí pracovníci mají jistotu, že žádný krok nebyl vynechán a že jsou dodrženy stanovené termíny.
V ekonomických agendách jsou pro schvalování využívány eProcesy, které pomáhají zrychlit oběh dokladů a snížit administrativní zátěž.
Portál úředníka
Portál úředníka představuje moderní pracovní prostředí, které soustřeďuje všechny důležité informace, aplikace a úkoly na jednom místě. Zaměstnanci mají díky jedinému přihlášení okamžitý přístup k interním dokumentům, schvalovacím procesům, kalendáři, spisové službě i dalším systémům včetně aplikací třetích stran. Výsledkem je rychlejší orientace, méně administrativy a efektivnější každodenní práce.
Mezi nejčastěji oceňované přínosy patří přehled o úkolech a schvalování, snadný přístup k důležitým informacím, zobrazení pracovního kalendáře a možnost přizpůsobit si obsah portálu podle potřeb jednotlivých uživatelů. Portál je dostupný odkudkoliv prostřednictvím webového prohlížeče a umožňuje také export či tisk dokumentů.
Součástí portálu jsou například kontakty, interní předpisy, pracovní postupy, šablony dokumentů, rezervace zdrojů, agenda eÚkoly, schvalovací procesy nebo statistiky ze spisové služby. Díky centralizaci informací, automatizaci opakovaných činností a propojení klíčových systémů získávají zaměstnanci i vedení organizace aktuální data v reálném čase a komfortní nástroj pro efektivní řízení každodenních agend.
Řízení projektů
Agenda Rozvojové plány a projekty umožňuje komplexní správu investičních i neinvestičních projektů a akcí připravovaných nebo realizovaných územně samosprávným celkem.
Uživatelé v ní mohou sledovat:
- přehled projektů a akcí,
- důležitá rozhodnutí,
- související dokumenty,
- časový harmonogram a jeho plnění,
- finanční a hodnotové ukazatele v jednotlivých fázích projektu.
Díky propojení s ekonomikou lze sledovat plánované i skutečné výdaje, čerpání zdrojů a zaúčtované pohyby. Systém podporuje také vazby na objednávky, bankovní účty, Registr hospodářských subjektů a spisovou službu. Součástí řešení jsou také notifikace, zastupitelnost a nastavení oprávnění podle organizační struktury úřadu.
Rozvojové plány a projekty obsahují u příslušného projektu také informace o pracovní cestě. Jedná se o následující údaje:
- účastník,
- doba strávená na služební cestě,
- náklady na cestu,
- další rezervace spjaté s projektem.
Rezervace zdrojů a cestovní příkazy
V rámci interních procesů lze využít také vazbu na Rezervaci zdrojů a Cestovní příkazy. Organizace tak může plánovat využití zasedacích místností, vozidel, projektorů i dalších zdrojů.
Události lze propojit s kalendářem Microsoft Outlook, schvalovat je a automaticky z nich vytvářet e-mailové notifikace. Pokud událost vyžaduje služební cestu, údaje se mohou promítnout do cestovních příkazů účastníků.
Mzdy a personální agenda
Pomocí našich partnerů zajišťujeme výpočty mezd a podporu personalistiky ve všech dalších oblastech, jedná se zejména o:
- zpracování, výpočet, účtování mezd,
- evidenci docházky,
- osobní, pracovněprávní a mzdové údaje,
- zařazení pracovníků do tarifních tabulek na základě započitatelné praxe a hlídání platového postupu,
- správu tarifních tabulek,
- evidenci pracovních míst,
- sledování průběhu výběrových řízení,
- evidenci lékařských prohlídek,
- hodnocení pracovníků,
- evidenci benefitů.
Všechny oblasti mají zajištěny i předpřipravené tiskové výstupy. Mzdy a personalistika jsou provázány zejména na ekonomiku a účetnictví.
Proč je vhodné mít personalistiku propojenou s ostatními částmi systému?
- Máte přehledné a ucelené informace.
- Díky vazbám si agendy předávají informace, takže minimalizujete možnost chyb, omylů a sníží se administrativa.
- Workflow Vás upozorní na důležité věci a na nic nezapomenete.