Spisová služba
Elektronická spisová služba VERA Radnice pokrývá všechny fáze práce s dokumenty, od jejich příjmu či vytváření, evidence a označování, zpracovávání, vyřizování, až po jejich řádné uchovávání ve spisovně včetně provádění předepsaných skartačních řízení.
Evidence a správa dokumentů
Efektivní správa dokumentů je jednou ze základních činností každého úřadu.
- Informační systém VERA Radnice poskytuje komplexní řešení v souladu s legislativními požadavky na výkon spisové služby.
- Díky evidenci a sdílení dat se jedná o ucelený systém z pohledu správního řízení.
- Všechny dokumenty úřadu máte pod kontrolou, a to způsobem garantujícím legislativní správnost odborné správy dokumentů.
Proč využít komplexní řešení?
Elektronická spisová služba je plně integrována do informačního systému VERA Radnice a propojuje dokumenty s ostatními agendami organizace.
Přináší například:
- podporu práce s listinnými i elektronickými dokumenty,
- vedení evidence v souladu s platnou legislativou,
- elektronické podepisování, pečetění a časová razítka,
- automatické převody dokumentů do výstupních formátů (PDF/A),
- fulltextové vyhledávání dokumentů,
- přehlednou evidenci spisů a jejich životního cyklu,
- bezpečné ukládání dokumentů v důvěryhodném úložišti.
Elektronická spisová služba (eSSL)
Elektronická spisová služba představuje centrální nástroj pro správu dokumentů na úřadě. Zajišťuje všechny procesy související s příjmem, evidencí, zpracováním, vyřizováním a archivací dokumentů.
Systém podporuje:
- centrální i odborové podatelny,
- práci se spisy a typovými spisy,
- řízení oběhu dokumentů,
- sledování termínů a odpovědností,
- automatické logování provedených úkonů.
Informační systém vám umožňuje
- práci jak s analogovými, tak digitálními dokumenty,
- evidenci údajů a náležitostí v souladu s platnou legislativou pro oblast zpracování dokumentů,
- provádění změn datových formátů a převody dokumentů do digitální podoby:
- konverzí do výstupního datového formátu v rámci tvorby dokumentu
- převodem formy dokumentu pomocí Autorizované konverze z moci úřední
- změnou datového formátu při převodu do výstupního formátu s doložkou
- elektronické podepisování, pečetění a označování elektronickým časovým razítkem dokumentů ve výstupním datovém formátu.
Při tvorbě vlastních dokumentů maximálně podporuje převod do výstupního datového formátu, kterým je pro textové a kombinované obrazové a textové dokumenty datový formát PDF/A.
Správa dokumentů v průběhu celého životního cyklu
Po zaevidování jsou dokumenty předávány odpovědným pracovníkům nebo útvarům ke zpracování. Listinné dokumenty lze snadno digitalizovat. Při naskenování se doplňují o textovou vrstvou pomocí OCR a ukládají do Jednotného úložiště. Jsou indexovány a lze v nich fulltextově vyhledávat. Digitalizovaný obraz dokumentu je k evidenčnímu záznamu v eSSL připojen automaticky díky čárovému kódu.
Dokumenty se sdružují do spisů, lze je doplňovat o nové dokumenty a podle potřeby provádět autorizovanou konverzi mezi listinnou a elektronickou podobou. Po uzavření spisu systém provádí kontrolu povinných údajů a připraví dokumenty pro uložení ve spisovně nebo následné skartační řízení.
Systém podporuje v plném rozsahu provádění elektronických skartačních řízení prostřednictvím Archivního portálu NDA. Ze spisovny se provádí export dokumentů a spisů pro úložiště příslušného archivu.
Elektronický systém spisové služby zároveň po celou dobu životního cyklu dokumentů a spisů zaznamenává všechny zásadní operace nad těmito objekty, ukládá a udržuje jejich historii, která umožňuje trasovat a rekonstruovat proces zpracování v časové ose. Zároveň v souladu s požadavky legislativy provádí automatické generování a uložení tzv. transakčního logu systému.
Legislativní soulad a integrace
Elektronická spisová služba VERA Radnice splňuje požadavky legislativy v oblasti archivnictví, spisové služby, elektronických dokumentů a digitálních služeb veřejné správy.
Řešení je připraveno na integraci s klíčovými systémy a službami, například:
- Informačním systémem datových schránek (ISDS),
- Czech POINTem,
- základními registry,
- elektronickou podatelnou,
- elektronickou úřední deskou,
- Národním archivním portálem,
- externími informačními systémy prostřednictvím standardizovaného NSESSS.
Co zákazníci nejvíce oceňují?
Uživatelé systému VERA Radnice nejčastěji vyzdvihují:
Klíčové komponenty řešení
Součástí komplexního řešení jsou také specializované komponenty podporující správu dokumentů.
Jednotné úložiště
Důvěryhodné úložiště digitálních dokumentů s podporou automatického připojení kvalifikovaných autentizačních prvků.
Registry a Jednotná organizační struktura
Zajišťují správu uživatelů, organizačních útvarů, přístupových práv a ověřování údajů o fyzických i právnických osobách prostřednictvím základních registrů.
Datové schránky a ePodatelna
Podporují příjem a odesílání datových zpráv i elektronických podání včetně automatizace souvisejících procesů.
Elektronická úřední deska
Rozhraní umožňuje zobrazení vyvěšených dokumentů v prostředí webových stránek úřadu, případně na Portálu občana IS VERA Radnice, a správu vyvěšených dokumentů včetně tvorby potvrzení o vyvěšení (SIP balíčky v požadované struktuře a typu dle Národního archivního portálu).
Archivace a eSkartace
Řešení podporuje elektronické skartační řízení i předávání dokumentů do archivních systémů podle aktuálních legislativních požadavků (SIP balíčky v požadované struktuře a typu dle Národního archivního portálu).
Skenovací linka a digitalizace
Umožňuje hromadné skenování dokumentů, jejich automatické zařazení do systému a propojení s evidenčními záznamy. Proces probíhá ve spolupráci s partnerskou firmou.
Dokumenty pod kontrolou
VERA Radnice poskytuje organizacím jednotné prostředí pro správu dokumentů, spisů a souvisejících procesů. Díky propojení s ostatními agendami, vysoké míře automatizace a důrazu na legislativní soulad pomáhá zefektivnit každodenní práci zaměstnanců a zajistit bezpečnou správu dokumentů na celém úřadě.