Město Úpice ležící v podhůří Krkonoš je známé nejen vyhlášenou hvězdárnou nebo NKP Dřevěnka, ale zejména tím, že zde prožili velkou část dětství bratři Čapkové. Nyní zde žije zhruba 5 500 obyvatel. Jejich místostarostou je Ing. Martin Kořízek, který si s námi povídal o nasazení nového informačního systému VERA Radnice.
Proč se město Úpice rozhodlo pro změnu informačního systému?
Stejně jako řada dalších úřadů jsme během let pořídili několik programů pro různé agendy. Každý fungoval samostatně, ale mezi sebou si nepředávaly data, takže některé informace bylo potřeba zadávat opakovaně. Chtěli jsme proto sjednotit agendy do jednoho informačního systému a využít možnosti digitalizace agend úřadu.
Ve výběrovém řízení zvítězila společnost VERA. Jaké bylo Vaše očekávání od informačního systému?
Hledali jsme řešení, které pokryje všechny naše potřeby a nabídne jednotné pracovní prostředí pro celý úřad. Oslovil nás intuitivní a uživatelsky přívětivý software. Ocenili jsme kvalitní implementaci, důkladné zaškolení pracovníků a operativní servisní podporu.
Kdo byl hlavním iniciátorem a tahounem změn?
Hlavní iniciativu převzali vedoucí finančního a majetkového odboru s paní tajemnicí. Po argumentační schůzce záměr získal podporu i vedení úřadu a rady města.
Co byste poradil úřadům, které zvažují přechod na nový informační systém? Na co by se měly zaměřit už na začátku?
Pokud má být přechod úspěšný a přinést očekávané přínosy, vyplatí se věnovat dostatek času kvalitní přípravě. Doporučil bych zaměřit se zejména na následující oblasti:
- Říci si, co od změny očekáváte a čeho chcete docílit.
- Promyslet si, jaké možnosti rozvoje chcete využít (nové služby pro občany, sdílení informací, informování, digitalizace, zvýšení efektivity práce atd.).
- Osobně se přesvědčit u referenčních úřadů o výhodách i úskalích.
- Stanovit si realistický plán implementace IS a jednotlivých modulů.
- Využít změny IS ke zdokonalení sítě a výpočetní techniky (hardwaru).
- Včas předložit celý záměr ke schválení RM/ZM.
Pro nás bylo důležité si říci, proč změnu chceme a jak se vyplatí městu ve zvýšené efektivitě práce a zlepšení služeb pro občany. Dále pro nás byly velmi důležité konkrétní reference úřadů. Navštívili jsme několik vybraných úřadů s různými informačními systémy a naši zaměstnanci jednali se svými protějšky. Zaměřili jsme se i na ověření kvalitní implementace a proškolení, dostupnou servisní podporu a aktivní komunikaci, což je u VERY jedna ze silných stránek.
Nastavovali jste nové interní procesy?
Ano, některé interní procesy byly změněny. Reflektují logiku nových modulů a jejich provázanost úřadem. Jedná se například o proces finanční kontroly.
Nedílnou součástí zavádění systému jsou i školení. Účastnil jste se jich a jak je hodnotíte?
Některá školení jsem alespoň částečně absolvoval a u ostatních jsme od kolegů vyžadovali důkladnou zpětnou vazbu. Obecně nám vždy šlo o ujištění, že zaměstnanci úřadu jsou seznámeni s procesem implementace, agendám rozumí, ztotožňují se s pracovními postupy a nejsou vystaveni nadměrnému stresu. Pochopitelně při implementaci to nebylo pro kolegy jednoduché, ale snažili jsme se jim to společně s VEROU maximálně ulehčit.
Jaké části IS jste pořídili?
Pořídili jsme moduly pro správní, organizační, sociální, ekonomickou, účetní a majetkovou agendu i investice. Součástí jsou také nástroje pro komunikaci s občany jako je platební portál či dotace. Vedení úřadu má k dispozici manažerský informační systém (MIS). Obecně jsme zavedli nebo zavádíme relevantní moduly VERA, které nahrazují původní programy, které spolu nekomunikovaly.
Jak Vám konkrétně pomáhá IS VERA Radnice?
Zmínil bych hlavně finanční kontrolu a proces schvalování výdajů. Díky jejich propojení je celý postup přehlednější a efektivnější.
V další etapě projektu jste se rozhodli pro zavedení agendy Dotační programy. Máte už na ni zpětnou vazbu?
Ano, máme za sebou první rok přidělování městských dotací přes modul Dotační programy. Přestože se jedná o úplně nový systém, mohu říci, že funguje a žadatelé se naučili přes modul komunikovat. Nespornou výhodou je digitální komunikace a evidence.
Co plánujete do budoucna?
Dokončujeme zavedení Přestupkového řízení a Registru přestupků. Dále pracujeme na vymáhání pohledávek prostřednictvím Celní správy. Naším cílem je, aby se všechny systémy důkladně zavedly a usadily se. S projednáváním nového rozpočtu určitě proběhne zhodnocení dosavadního stavu a debata o případném rozšíření modulů.