Vrchlabí: Na zámku se schvaluje elektronicky

Městský úřad ve Vrchlabí sídlí v krásném zámku, kde se renesanční atmosféra snoubí s moderními technologiemi. Tento úřad s přibližně stovkou zaměstnanců se nedávno rozhodl zefektivnit svou činnost a sjednotit roztříštěný software. O nasazení IS VERA Radnice si povídáme s Ing. Lenkou Zapadlovou, vedoucí finančního odboru MěÚ.

Jak vypadala situace na úřadě dříve?

Používali jsme několik rozdílných systémů, které mezi sebou vůbec nekomunikovaly. Spisovou službu a ekonomiku jsme měli dokonce od jednoho dodavatele, přesto tyto aplikace navzájem nespolupracovaly, fungovaly naprosto odděleně a do archivu se finanční doklady ukládaly fyzicky.

Co bylo impulzem ke změně?

Klíčové bylo, že agendy a procesy nebyly sjednocené, chyběly vazby mezi jednotlivými aplikacemi.

Nebyli jsme také spokojeni s kvalitou spisové služby, zejména s pomalým zapracováváním legislativních změn spojených s digitalizací, eIDAS a elektronickou skartací.

Navíc se nám zkomplikovala situace s ekonomickým systémem. Ten stávající zastaral. Původní dodavatel vyvinul zcela nový software, ale nebyl kompatibilní s původní verzí. Když bychom na něj chtěli přejít, znamenalo by to přechod na úplně nový program – implementace, nastavení, rozhraní, migrace atd. Když jsme si uvědomili, že se změně nevyhneme, rozhodli jsme se k tomu postavit koncepčně.

Hledali jsme platformu, která by byla jednotná, umožňovala maximální sdílení dat, splňovala veškeré legislativní požadavky a nabídla by doplnění aplikací, které nám dosud chyběly. Výběrové řízení vyhrála společnost VERA.

Jak probíhala implementace? 

Začali jsme v září 2020 zavedením ekonomických modulů a spisové služby. Implementaci nového systému jsme využili také k revizi metodických postupů a procesů. Byla to náročná doba, covid řádil, a tak cca 80 procent školení zaměstnanců muselo proběhnout elektronicky. Přesto jsem chtěla, aby kolegové byli vyškoleni co nejlépe a mohli software od nového roku správně a plnohodnotně využívat. Myslím, že když se systém nepoužívá tak, jak se má, tak potom nefungují správně ani procesy. Dělat něco napolovic nemá smysl. Oceňuji, že se našim zaměstnancům povedlo skloubit své běžné povinnosti se zaškolováním tak, aby úřad zůstal po celou dobu funkční. Když se mění software, velkou výzvou jsou migrace dat. Nebylo to jednoduché, některá data jsme museli ručně čistit, ale zvládlo se to a od 4. ledna 2021 fungujeme ve VERA Radnici naostro. 

Na co si nejvíce vzpomínáte z té doby?

Vybavuje se mi, jak jsem na silvestra seděla v kanceláři a dotahovala nastavení pokladen a plateb za odpad.

Nevěděla jsem, že poplatky za odpad jsou až tak akutní…

To byste se divila. My máme velice disciplinované občany a hned první pracovní den se nám tady tvoří fronty na platby za odpad.

Co všechno u Vás teď pokrývá VERA?

Systém zahrnuje kompletní ekonomiku, spisovou službu, správu majetku, pronájmy, byty, rozvojové plány a projekty, sociální agendy, eJednání, městskou policii a portál občana. Pro interní potřeby využíváme například Klikací rozpočet.

Kdy začali kolegové oceňovat výhody nového systému a integrace jeho agend?

Na začátku to byla pro všechny velká práce – „nakrmit" program daty: migrace, šablony, přílohy... Až když jsme začali z programu čerpat informace, ocenili jsme, že vidíme z jednoho místa spoustu věcí. Je příjemné, když člověk hledá nějaký dokument, nemusí fyzicky do archivu, ale jen prohlíží data v systému. Líbí se nám také vyhledávání. Systém slouží všem. Úředníkům pro běžnou práci a vedení k získávání informací pro řízení úřadu a města. 
Dříve nám dalo vždy hodně času a práce, než jsme připravili správné tabulky. Nyní pan místostarosta používá Finanční přehledy, které mu poskytují sumární data, ale zároveň umožňují proklikat se až k faktuře a konkrétním detailům, které zrovna potřebuje. Agenda je intuitivní a srozumitelná. 
Nebo z jiného soudku – kolegyně oceňují Číselník správních poplatků, nastavený v pokladně, který jim výrazně zrychlil práci, nemusí už ťukat texty a částky, stačí pouze vybrat. Z celkového hlediska je to možná drobnost, ale pro nás je to drobnost, která pomáhá mnohokrát denně. 
Pro jednání rady a zastupitelstva využíváme aplikaci eJednání, která se nám jeví intuitivnější než jiné produkty podobného druhu na trhu.

Co je pro Vás osobně největším přínosem?

Největším přínosem je určitě elektronizace procesů a efektivní sdílení informací. Jak se říká, obíhat mají data, ne papíry a lidé. Nový systém se u nás projevil viditelnou úsporou kancelářského papíru. Jsou samozřejmě oblasti, kde je využíváme a kde to má smysl, ale již netiskneme zbytečně stohy papírů do šanonů.
VERA kladla důraz také na nastavení procesů a tím jsme dali věcem větší řád, všechno je přehlednější. Faktura se dostane včas ke správným lidem. Teď se nám nemůže objevit na stole faktura, o které nikdo nic neví. A když najdete novou fakturu k podpisu v systému, prokliknutím se dostanete k objednávce nebo smlouvě či k vazbě na rozpočet. Vidíte související data a kontrola je kvalitnější. 
Díky jednotnému systému a ovládání se výrazně zlepšila zastupitelnost na úřadě.
Já jako ekonomka bych ještě chtěla zmínit agendu Příjmy, kterou má podle mě VERA nejlépe řešenou.

Jedním z důležitých prvků modernizace bylo i zavedení elektronického schvalování finančních dokladů. Jak to u Vás dnes probíhá?

Faktury se na podatelně zapisují přímo do spisové služby, což je novinka, to se předtím nedělo. Máme nastavená pravidla, kdo co podepisuje, komentuje, schvaluje a po zapsání se vydává faktura na svou elektronickou pouť úřadem. Když dříve někdo dostal k podepsání papírovou fakturu, zjištění bližších informací k ní znamenalo fyzické prohledávání dokumentů, většinou mimo kancelář schvalovatele. Nyní je to pár kliků a díky tomu je schválení opravdu informované, vědomé.

Neopomněli jste ani komunikaci s veřejností a Váš portál občana je otevřenou bránou pro sdílení informací a poskytování služeb občanům. Jak se osvědčil?

Máme pozitivní ohlasy od občanů, uvítali možnost platby poplatků elektronicky, líbila se i možnost požádat elektronicky o dotaci. Co se týká platební brány, plánujeme rozšiřovat její možnosti. Chceme tam doplnit možnost platby pokuty za dopravní přestupky z radarů a také platby nájemného z bytů.

Jaké máte plány do budoucna?

Teď, když už systém známe a máme jej dobře zažitý, chceme vypilovat svoji práci. Zafixovali jsme si různé postupy a někdy zjišťujeme, že existují i snazší cesty. VERA nabízí spoustu dalších možností, které zatím nevyužíváme. Myslím, že nastává vhodná doba na proškolení dalších detailů, které nám pomohou zefektivnit naše běžné činnosti.
Momentálně ladíme agendu Rozvojové plány a projekty. Očekáváme od ní zlepšení vedení projektů a sdílení informací o nich. 
Další velkou oblastí, nad kterou se zamýšlíme, je digitální skartace. Chtěli bychom, aby archiv byl digitální, a ne fyzický v krabicích, protože máme hodně dat a práce s elektronickou formou je komfortnější a rychlejší. V souvislosti s digitalizací a archivací účetních dokladů si chceme nejdříve vyjasnit s auditorem, co je třeba mít v tištěné formě a co můžeme mít digitálně, abychom vyhověli všem předpisům a požadavkům.
Obecně by se dalo říct, že plánujeme optimalizaci a využití všech funkcí systému, čímž chceme dále zefektivnit práci pro zaměstnance a služby pro občany.

Paní vedoucí, děkujeme Vám za zajímavý pohled na proces přechodu na nový systém. Jsme rádi, že i přes počáteční výzvy, jako byla migrace dat nebo pandemická omezení, se jej povedlo úspěšně zprovoznit a získali jste od systému to, co jste očekávali.