Vimperk: úřad s budoucností

Říká se, že peníze jsou až na posledním místě. Hezká věta ve vztazích, ale nevhodná v oblasti správy veřejných prostředků. S tajemníkem městského úřadu Vimperk Ing. Janem Tůmou, MPA, si povídáme o nástrojích pro správu financí v minulosti, přítomnosti i budoucnosti.

Pane tajemníku, Vy jste na vimperský úřad původně nastoupil na pozici vedoucího finančního odboru. Překvapilo Vás po nástupu něco?

Přišel jsem do nového kolektivu. Brzy jsem zjistil, že kolegové si velice oblíbili Excel. Využívali jej na tvorbu nejrůznějších výstupů a tabulek včetně plánování rozpočtu.

Dodnes si pamatuji svoje zděšení, když mi ukázali sestavu vytištěnou z Excelu a poslepovanou lepící páskou do velkého formátu. Napadlo mě, že toto je přece již minulost.

Zkusil jste změnit minulost na přítomnost?

Rozhodl jsem se v podstatě okamžitě, ale realizace se nedala uskutečnit ze dne na den.  Nejprve jsem musel zjistit, jaké jsou možnosti – jak naše, tak především softwaru, který byl k dispozici. Na úřadě používali IS VERA Radnice, který jsem zatím neznal. Proto jsem jej začal studovat a testovat. Myslím, že je důležité pracovat moderně a využívat všechny dostupné nástroje. Spojil jsem se s dodavatelem a jeho konzultanty a postupně jsme společně kráčeli směrem k mé představě. Jednalo se mi především o sestavy rozpočtu a náhradu Excelu nějakým snadným výstupem přímo ze systému.

Byly nutné nějaké programové úpravy?

Chtěl jsem k tomu přistoupit systematicky, proto jsme si nejdřív domluvili konzultace. VERA analyzovala metodiky a způsoby práce na finančním odboru. Ukázalo se, že VERA Radnice umožňuje mimo jiné i automatickou tvorbu sestav, o které jsme doposud nevěděli.  Úřad prostě nevyužíval všechny možnosti a funkce, které měl k dispozici. Postačilo pouze jednoduchým způsobem upravit stávající sestavy do námi požadované struktury. Vzpomněl jsem si na citát od Alberta Einsteina: „Proč nám skvělá technika, která šetří práci a usnadňuje život, dosud přinesla tak málo štěstí? Odpověď je prostá: protože jsme se ji nenaučili rozumně užívat."

Jaký jste z toho udělal závěr?

Bylo mi jasné, že pokud se chceme pohnout kupředu, musíme uživatele důkladně proškolit. A ne jenom jednou. Ekonomika je poměrně bohatá na legislativní změny, na úřadě je jako všude určitá fluktuace, a navíc, co člověk pravidelně nepoužívá, to zapomíná. Od té doby se pravidelně zúčastňujeme školení. Na hromadných akcích se seznamujeme s novinkami a osvěžujeme si obecné postupy. Máme i školení individuální, přímo na úřadě, kde je prostor pro praktické dotazy týkající se konkrétních úkolů, na kterých kolegové pracují. Oceňujeme pravidelné konzultace k uzavření účetního roku, které nám pomáhají zvládat uzávěrky v klidu.

Čím jste tedy nahradili ty papírové „plachty"?

Výstupy, které následně publikujeme na webové stránky města, vyhotovujeme z agendy Tvorba rozpočtu. Pro operativní sledování nejčastěji využíváme Finanční přehledy. Kolegové tam naleznou informace o plnění rozpočtu, nákladech, výnosech, účtování. Data si mohou zobrazit v různé struktuře i formátu – každý podle svých potřeb a oprávnění. Nadefinovali jsme si i několik vlastních sestav.

Hlavně už nikdo nemusí odnikud data vytahovat, přepisovat do Excelu a pospíchat, aby to stihnul do termínu. Máme nadefinované sestavy a v nich nalezneme aktuální data kdykoliv.

Udály se i nějaké další změny?         

Začali jsme například využívat možnosti zveřejňování rozpočtových změn na web přímo z VERY. Zavedli jsme také centrální evidenci smluv. Všechny jsou teď na jednom místě, nemusí se dohledávat, kde se která smlouva nachází.

Mezitím jste se stal tajemníkem, zmíníte novinky z celého úřadu?

Když mám zmínit věci mimo finance, tak jsme např. zefektivnili správní úkony. Od začátku roku 2022 využíváme také službu DopisOnline. Díky ní můžeme elektronické dokumenty hromadně odeslat ze spisové služby VERA České poště, která je vytiskne a doručí adresátům, včetně zpracování doručenky. To nám ušetří náklady a čas.

Jaké máte další plány?

Vymanili jsme se z „minulosti", kde vládly papírové sestavy. Teď považuji za důležité, abychom se dostali do „budoucnosti", kde budou fungovat automatizované procesy. Aby u nás fungovalo workflow jako v komerčních firmách. Abychom nemuseli hlídat dokumenty ve schvalovacích kolečkách nebo lhůty a termíny různých úkonů. Aby nám systém pomohl tam, kde může, a my se mohli více věnovat občanům.