Veřejný opatrovník v praxi Dvora Králové n. L.: Jak digitalizace mění sociální agendu

Jaké všechny oblasti v rámci sociální agendy musíte zastřešovat?

Agenda veřejného opatrovníka je velmi komplexní. Úřad zajišťuje výkon opatrovnictví pro osoby omezené ve svéprávnosti, zastupuje je při právních úkonech a dohlíží nad hospodařením s jejich majetkem. Nedílnou součástí je také komunikace s celou řadou institucí (soudy, zdravotnickými zařízeními, sociálními službami, bankami i dalšími úřady). Pracovníci pravidelně opatrovance osobně navštěvují a sledují jejich životní situaci, vedou veškerou dokumentaci a vyúčtování opatrovnictví a pravidelně podávají zprávy soudu včetně návrhů na případné změny rozsahu svéprávnosti. V současné době má město Dvůr Králové nad Labem v opatrovnictví 36 osob.

Na jaké problémy pracovníci odboru v minulosti naráželi?

Před zavedením specializované agendy Veřejný opatrovník se pracovníci potýkali s celou řadou komplikací. Informace o opatrovaných byly roztříštěné napříč různými tabulkami, dokumenty a složkami, což výrazně ztěžovalo orientaci i každodenní práci. Administrativa byla časově velmi náročná. Formuláře se vyplňovaly ručně a údaje bylo nutné opakovaně přepisovat. Obtížné bylo i sledování termínů, například hlášení soudu, vyúčtování nebo pravidelných návštěv. Chyběla také provázanost s dalšími odbory, jako je matrika, evidence obyvatel nebo správa sociálních dávek. Ruční zpracování dat s sebou neslo riziko chyb, archivace dokumentů byla komplikovaná a jejich dohledání zdlouhavé. Určité bezpečnostní riziko představovala rovněž manipulace s hotovostí opatrovaných přímo opatrovníkem.

Jaké změny přinesla digitalizace?

Pořízení agendy přineslo zásadní změny. Všechny informace o opatrovaných jsou nyní centralizovány na jednom místě, což výrazně zjednodušilo každodenní práci. Administrativa se díky automatizaci výrazně urychlila. Systém umožňuje generování dokumentů, nabízí předvyplněné formuláře a automatické přenosy údajů. Výrazně se zlepšilo také nakládání s financemi opatrovaných. Byl zaveden systém výběru finančních prostředků přímo na pokladně městského úřadu prostřednictvím poukazu, který opatrovník vydá opatrovanci. To výrazně snižuje zodpovědnost opatrovníka při manipulaci s hotovostí a její úschově. Systém automaticky upozorňuje na blížící se termíny povinností vůči soudu i samotným opatrovaným, eviduje návštěvy a úkony a umožňuje bezpečné digitální ukládání dokumentů s jejich snadnou dohledatelností. Byla nastavena i jasně definovaná workflow, která sjednotila postupy celého odboru.

Co zaměstnancům umožňuje Veřejný opatrovník?

Agenda přinesla komplexní vedení spisu každého opatrovance, který zahrnuje osobní údaje, zdravotní informace, majetkovou situaci i situaci sociální. Pracovníci mají přehled o veškerých finančních tocích a vyúčtováních, přičemž transparentnost finančních procesů umožňuje i přehledný tisk finanční správy za libovolně zvolené období. Systém eviduje kontakty a komunikaci s institucemi a poskytuje rychlou orientaci v historii návštěv a provedených úkonů. Informace lze přitom bezpečně sdílet v rámci úřadu při plném zachování ochrany dat.

K tomu pomáhá, že celý úřad využívá IS VERA Radnice. Spatřujete ještě nějaké přednosti?

Velkou výhodou je hluboká provázanost s ostatními částmi systému IS VERA Radnice. Agenda automaticky čerpá údaje z evidence obyvatel, matriky, ekonomického systému i spisové služby, takže odpadá zdlouhavé ruční přepisování a s ním spojená chybovost. Pracovníci navíc fungují v jednotném prostředí, které již dobře znají, a nemusí přecházet mezi různými systémy. Tam, kde to legislativa umožňuje, mohou snadno sdílet informace mezi odbory. Sociální pracovník tak má k dispozici komplexní pohled na klienta na jednom místě.

Poznají změnu i opatrovanci?

Pozitivní dopad pocítí i samotní opatrovaní. Jejich záležitosti se vyřizují rychleji, s méně čekáním a papírováním. Pracovníci mají okamžitě k dispozici všechny potřebné informace, což se projevuje kvalitnější a plynulejší komunikací. Mohou se také vzájemně zastupovat a rychle najdou kontakty na lékaře apod. v akutní situaci. Opatrovaní, kteří jsou na pomoci úřadu plně závislí, mohou mít větší jistotu, že úřad jedná včas a správně. A díky přesné evidenci a kontrole všech úkonů jsou lépe chráněna i jejich práva.