Týká se vás povinná elektronická fakturace?

Elektronická faktura či e-faktura je spojení, které se stále častěji objevuje v souvislosti se zpracováním účetních a daňových dokladů nejen ve veřejné správě. Chápání elektronické faktury se však různí  –  někteří považují za elektronickou fakturu i PDF dokument zaslaný e-mailem. Evropská směrnice 2014/55/EU ji však definuje jako fakturu, která byla vystavena, předána a přijata ve strukturovaném elektronickém formátu, jenž umožňuje její automatizované a elektronické zpracování.

Elektronický formát ušetří čas

Elektronická faktura v PDF bezesporu přináší několik výhod, avšak až strukturovaný elektronický formát dokáže tyto výhody maximalizovat. Pokud obdržíte fakturu v PDF, Vaši ekonomičtí pracovníci stále musí fakturu ručně zpracovat a přepsat do informačního systému. Když ale obdržíte fakturu ve strukturovaném datovém formátu definovaném EN 16931-1:2017 nebo ISDOC/ISDOCX, Váš informační systém tuto práci zastane za ně a oni tak mohou věnovat více času kontrolním a metodickým pracím.

V českém prostředí je v současnosti hojně využívaný formát ISDOC/ISDOCX, který se stal i možným výstupním datovým formátem pro potřeby spisové služby. IS VERA Radnice si už několik let hravě poradí s jeho načtením i generováním a pracovníci na odboru ekonomiky se tak mohou věnovat důležitějším činnostem než opisování faktur.

Uchovávání faktur

Jelikož je faktura důležitým dokumentem (účetním dokladem dle zákona o účetnictví, daňovým dokladem dle zákona o dani z přidané hodnoty, záručním či dodacím listem apod.), musí splňovat podmínky, které nám příslušná legislativa ukládá. Často diskutovanou problematikou v této souvislosti je požadavek dle §34 zákona č. 235/2004, o dani z přidané hodnoty, na základě kterého je nutné po celou dobu uchování daňového dokladu zajistit jeho čitelnost, věrohodnost původu a neporušenost obsahu.

Zatímco u listinných dokladů je možné toto zajistit prostřednictvím kontrolních mechanismů, které tvoří spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a jeho plněním, u elektronických dokladů získáváte navíc další možnosti prokázání věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu pomocí uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické pečeti či elektronickou výměnou informací (EDI).

I u elektronických dokladů však můžete využít prokázání pomocí kontrolních mechanismů, které IS VERA Radnice poskytuje díky provázanosti jednotlivých agend, které přirozeně vytvářejí tzv. auditní stopu (např. smlouva – faktura – úhrada faktury – účetní doklady…).

Rok 2020 ve znamení změny

Jaké formáty elektronické fakturace však můžete či budete muset zpracovávat a co pro to potřebujete? Pokud jste zadavatelem veřejných zakázek dle zákona č. 134/2016 Sb., nejpozději v dubnu 2020 budete muset na základě Evropské směrnice 2014/55/EU začít přijímat a zpracovávat elektronické faktury, které odpovídají evropské normě pro elektronickou fakturaci EN 16931-1:2017. V letošním roce normu zapracujeme, aby Vám informační systém VERA Radnice opět poskytnul plnou podporu, tentokrát k práci s fakturami v novém strukturovaném formátu.