Spisová služba: co dělat, aby pomáhala

Všichni zaměstnanci úřadu vědí, že spisová služba je zákonem daná nezbytnost a je upravována řadou předpisů. Zkuste se s námi na ni jednou podívat jinak: jako na efektivní nástroj pro evidenci a správu dokumentů celé organizace. Posuďte, jak Vám může dobrá spisovka pomáhat.

Odstraňte zbytečné úkony: automatizace

Kvalitní spisová služba tady není pro dva-tři odborníky. Je pro management i všechny referenty, podporuje jejich různorodou práci a systematizuje dokumenty v rámci úřadu. Minimalizuje chyby, omezuje zbytečné úkony, ruční prohledávání, kontrolování, přidělování čísel, zakládání a podobně.  Pro pravidelné a opakující se operace obsahuje řadu praktických nástrojů, které zrychlují práci: od automatizace některých činností po provádění hromadných úkonů s dokumenty a spisy.

Využijte výhody workflow

Elektronická spisová služba (ESS) dovoluje postupně digitalizovat řadu procesů, které doposud probíhaly papírově. Systém může upozorňovat na lhůty k vyřízení, hlídat a kontrolovat správné zaznamenávání operací nad dokumenty nebo celými spisy. Umožňuje zavést v organizaci plně elektronický oběh dokumentů včetně jejich vytváření ve výstupních datových formátech.

Vsaďte na přínosy integrace

Vyberte si spisovou službu, která zajistí spolehlivé připojení jakéhokoliv agendového systému pomocí obecného rozhraní dle Národního standardu (NSESSS).

Užijte si třešničky na dortu

Hromadné akce neznamenají jenom vytištění padesáti dopisů s adresami vytaženými z excelu. Ukažme si jejich možnosti na příkladu. Když je spisová služba součástí integrovaného systému, můžete zvýšit bezpečnost města automatizovaným zpracováním některých dopravních přestupků. Kamery nepřetržitě snímají situaci, systém při přestupku ověří vozidlo i majitele, založí případ do evidence dopravních přestupků a podklady zašle do spisové služby. Ta založí spis a vystaví provozovateli vozidla výzvu k zaplacení. K dokonalosti lze tento proces dovést zasláním digitálních dokumentů České poště, která prostřednictvím služeb Dopis OnLine zajistí jejich tisk, obálkování a rozeslání. Při nezaplacení přestupek opět automaticky přejde do správního řízení. Práce s papíry se minimalizuje, procesy se zrychlují a umožňují zpracovat násobně vyšší množství přestupků.

Hledejte kontrolní mechanizmy a manažerské funkce

Spisová služba ví, co udělala. Má to v databázi. Hledejte takovou, která to ukáže i Vám. Statistické výstupy a grafy mohou poskytnout informace o stavu zpracování a vyřizování v rámci odboru či oddělení. Manažerské porovnání práce jednotlivých útvarů pak nabídne další řadu porovnávaných atributů, poskytujících obrázek o zpracování dokumentů a spisů celé organizace. Tyto informace pomůžou optimalizovat rozdělení zátěže mezi různými útvary či pracovníky a v konečném důsledku zrychlit vyřizování konkrétních záležitostí.

Najděte dodavatele, který bude hlídat legislativu za Vás

Vhodná aplikace nečeká na Vaše dotazy, požadavky na změny či úpravy, ale vždy koresponduje s platnou legislativou a je průběžně aktualizována. Případné změny a pracovní postupy jsou ze stránky programové podrobně vysvětleny, ideálně i s metodickými doporučeními. Jsou k dispozici jak základní, tak doplňková školení.

Ověřte, že budete mít Vy i Vaše organizace atestovanou spisovou službu

Od 1. února 2022 nabývá účinnost zákon č. 261/2021, podle kterého původci stanovení zákonem musí využívat jen takové elektronické systémy spisových služeb, u nichž byl atestem dle § 69b - 69e potvrzen soulad s požadavky zákona, vyhlášky a Národního standardu. Nově se to netýká jenom územně samosprávních celků, ale i jejich organizačních složek a zřízených organizací, které tuto povinnost doteď neměly. Termín na uvedení výkonu spisové služby do souladu se zákonem je stanoven do 31. prosince 2024. Ve schvalovacím procesu je momentálně novela (sněmovní tisk 130), která má za cíl posunout účinnost vybraných stanovení DEPO.

Procesy atestace ještě nezačaly, přesto se vyplatí spolupracovat s dodavatelem, který má široké portfolio zákazníků z řad orgánů veřejné moci a u něhož je tedy provedení atestu jím nabízeného řešení více než pravděpodobné.

Šance na změnu

Plánovaná atestace je zároveň příležitostí zvážit vlastnosti Vaší stávající spisové služby a posoudit ji ze strategického dlouhodobého hlediska.  Nyní je ještě dostatek času naplánovat výměnu spisové služby ne jenom s ohledem na atestace, ale zejména s ohledem na potřeby efektivní práce na úřadě, sdílení a výměnu informací s dalšími organizacemi a perspektivu rozvoje celého řešení do budoucna.

My ve VEŘE máme se spisovou službou více než 20 let zkušeností na úřadech různých velikostí. Elektronickou spisovou službu vyvíjíme a optimalizujeme dle aktuálních trendů, požadavků a legislativních změn.  Implementacím u zákazníků se věnují zkušené týmy, řešící nejen vlastní nasazení elektronické spisové služby či komplexního IS úřadu, ale i migrace dat z původních evidencí. Naše partnerství pokračuje další dlouhodobou servisní podporou.

Co s dosavadní evidencí dokumentů v případě změny

O žádná data nepřijdete. Při implementaci řešení Spisové služby VERA zohledňujeme i celou historii vedení spisové služby v organizaci. Za pomoci migračních nástrojů jsme schopni převést potřebná metadata a obsahy dokumentů a spisů ze stávajících ESS, a to buď formou exportu a importu ve formátu dle přílohy č. 1 Národního standardu nebo u vybraných ESS přímým importem dat, pokud to jejich stav a struktura umožňuje.

Co když uživatelé změnu nechtějí 

Je jasné, že výměna systému pro uživatele představuje jejich výstup z komfortní zóny, kde to důvěrně znají a mají své zaběhnuté a osvědčené pracovní postupy.  Celá řada našich zákazníků potvrzuje, že základem úspěchu je komunikace s uživateli, jejich vtažení do procesů a osvěta, tedy zdůvodnění, proč je důležité evidovat dokumenty v souladu se zákonem a jaké přínosy to má pro každého z nich.

Základem úspěšné implementace nového řešení je detailní analýza potřeb, požadavků a stávajících postupů, kdy metodici VERY spolu se zástupci klíčových útvarů zákazníka detailněji probírají varianty, optimální konfigurace a metodické postupy tak, aby výsledná implementace odpovídala legislativě, metodice, ale zejména praktickým potřebám úřadu a jeho pracovníků.

Když člověk ví, co dělá

Klademe velký důraz na metodickou podporu a školení. Ze zkušeností víme, že kvalitní proškolení zvyšuje motivaci zaměstnanců. Když člověk pak ví, co dělá, je v mnohem větší duševní pohodě a jeho efektivita stoupá. Snažíme se, aby každý pracovník s ohledem na jeho roli v rámci životního cyklu dokumentu získal správné pracovní návyky a seznámil se s běžnými pracovními postupy, které uplatní během rutinní práce ve spisové službě. Nabízíme i systém proškolování a doplňkových školení na míru.

Jak my vidíme spisovou službu VERA

„Jsme na náš produkt hrdí. Rozvíjíme jej nejenom s ohledem na legislativu, ale i Best Practices v oboru. Nyní se aktivně připravujeme na atestace elektronických systémů spisových služeb. Rádi se s Vámi sejdeme a představíme Vám podrobně funkce a výhody námi dodávané spisové služby."

 Ing. Adam Kožina, Customer Services Director VERA spol. s .r.o.

Jak vidí spisovou službu VERA zákazník

„Spisovou službu společnosti VERA mohu jen doporučit, my ji využíváme již řadu let. Podporuje elektronizaci úřadu a vedení spisů v digitální podobě, tedy ve formě, která je nyní tolik vyžadovaná. Prakticky jsme si ověřili, že se nevěnuje pouze jednotlivým dokumentům, ale dokáže koncepčně nastavit procesy a efektivně kontrolovat plnění celé řady úkolů, a to i s přesahem do dalších specializovaných agend úřadu.

Hromadné funkce využité při automatizovaném zpracování dopravních přestupků mohou výrazně změnit objem vyřešených přestupků. Sledujeme vývoj a trendy ve spisové službě a postupně zavádíme nové funkce. Nyní se připravujeme na implementování služeb Dopis OnLine a skenování doručenek, od čehož si slibujeme další usnadnění každodenní práce, ale i nemalé finanční úspory v provozních nákladech úřadu."

 Martin Rýdel, informatik, Kostelec nad Orlicí