Proč dělat něco, co za Vás může udělat systém?
Nechte systém, ať se postará o opakující se formální záležitosti, aby Vaši referenti měli více času na ty úkony, kde je nutný lidský přístup. VERA Radnice – to nejsou jenom agendy a integrace....
Nechte systém, ať se postará o opakující se formální záležitosti, aby Vaši referenti měli více času na ty úkony, kde je nutný lidský přístup. VERA Radnice – to nejsou jenom agendy a integrace. Umíme také automatizovat Vaše pracovní procesy.
Ve veřejné správě je řada úkonů zákonně upravena, k některým činnostem jsou uloženy ověřovací povinnosti a lhůty na vyřízení. Schvalování a další postupy vyplývají z praxe a metodik úřadu.
Co všechno tedy lze automatizovat?
Obecně řečeno jde o takové procesy, které jsou přesně popsané a které nevyžadují lidské rozhodování. Systém za Vás nemůže schválit text smlouvy, ale dokáže velmi dobře zajistit, aby byl návrh zaslán těm, kteří se mají vyjádřit, hlídá místo, kde se návrh nachází a upomíná aktéry na lhůty.
Schvalování smluv a dokumentů
Jak vypadá schválení návrhu smlouvy? Většinou ji musí prostudovat několik referentů, vedoucí, právník a následně jsou zapracovány připomínky. Kdysi zpracování finálního návrhu řešila referentka, která zajišťovala schválení a podpisy oprávněných osob. Později si někde řekli, že zkusí posílat návrhy jednoduše e-mailem. Velice rychle zjistili, že se ztrácí přehled, kdo se vyjádřil, nevyjádřil, účastníci komentovali různé verze a někdo se třeba vůbec neozval.
Při správném uchopení procesu je tvorba a schvalování smlouvy ideálním adeptem na převedení do elektronické formy. Když jednou definujete pravidla, pak stačí vložit konkrétní návrh do systému a spustit proceduru. Pak už jen sledujete, jak zpracovatelé dokument postupně připomínkují, odmítají, schvalují nebo podepisují. Všechny náležitosti jsou zaznamenány v automaticky vytvořené elektronické košilce. O přidělení smlouvy k vyjádření jsou účastníci informováni notifikačním e-mailem.
Běžící i ukončené procesy je možné sledovat, vyhodnocovat a administrovat v manažerském centru. Na konci víte, že smlouvu viděli všichni, co ji vidět měli, a že obsahuje všechny zapracované připomínky.
Proplácení faktur a objednávek
Postup je v podstatě stejný jako v předchozím případě, pouze s tím rozdílem, že je rozšířen na kontrolu prostředků v rozpočtu. V praxi to znamená, že při oběhu dokladu je při schvalování prováděna kontrola na volné finanční prostředky rozpočtu. V případě, že není dostatek volných prostředků pro realizaci objednávky nebo smlouvy, tak se systém zachová dle předem definovaných pravidel.
Díky eProcesům máte zajištěno kompletní plnění povinností vyplývajících ze zákona o Finanční kontrole, a navíc vždy znáte aktuální stav volných prostředků včetně blokací ze smluv, objednávek, faktur a poukazů.
Kontroly lhůt a notifikace
Součástí jednotlivých procesů je možnost zapnout notifikace, které Vás upozorní na přidělení dokladu nebo blížící se termín splnění úkolu, popřípadě termín zákonné lhůty.
Hromadné akce, elektronické podepisování, Dopis Online
Hromadné akce neznamenají pouze použití přednastavených šablon. V různých oblastech je někdy třeba zpracovat velké množství dokumentů. Ať už se jedná o předpisy, upozornění či upomínky na úhradu místních poplatků, přestupkové řízení atd. I tady existuje několik možností, jak Vám systém může zjednodušit práci. Je již standardem, že vystavování dokumentů probíhá automaticky podle odsouhlaseného seznamu. VERA Radnice umožňuje také elektronicky podepsat velké množství vybraných dokumentů najednou. Hromadně můžete i odesílat e-maily s fakturou nebo informací o výši předpisu místních poplatků.
V případě, že chcete, aby Vaše korespondence byla doručena „papírově", typicky když jsou adresáti fyzické osoby, lze využít vazby mezi VERA Radnicí a službou Dopis Online. V tom případě tlačítkem elektronicky odešlete dokumenty České poště. Služba Dopis Online je vytiskne, zabalí a rozešle.
Načítání formulářů a plateb z portálu občana přímo do agend
Když máte na portálu formuláře ve formátu .pdf, které občané vytisknou, vyplní a odešlou poštou nebo přinesou, pak všechna data musí někdo z úřadu přeťukat z papíru do systému. Pokud máte digitální formuláře, které občan vyplní a elektronicky odešle, systém sám data zkontroluje a přenese do jednotlivých evidencí.
Podobně úhrady např. místních poplatků z portálu občana jsou po přijetí automaticky spárovány a zaúčtovány a v agendě je vidět, že poplatek byl zaplacen.
Výstupy pro manažery a občany bez shánění podkladů
Dohledávat a zpracovávat podklady pro rozhodování, přepisovat data a tvořit tabulky v excelu je zbytečné. VERA má nástroje, které zobrazují připravené nebo uživatelsky nadefinované statistiky okamžitě a vždy s aktuálními daty.
Využijte možnosti, které Vám Váš systém nabízí naplno! Zeptejte se a my s Vámi prodiskutujeme konkrétní varianty pro Váš úřad.
Jak to vypadá, když propojíme automatické činnosti
V článku vlevo píšeme o postupech, které lze automatizovat. Krásným příkladem je proces zpracování dopravních přestupků (překročení rychlosti nebo povolené hmotnosti vozidla, průjezd na červenou), který využívají někteří naši zákazníci. Podívejte se, jak to může fungovat automaticky.
Co udělá systém, když přestupek zjistí?
- Přečte registrační značku ze záznamu radaru.
- Ověří ji v Centrálním registru vozidel (CRV) a zjistí provozovatele.
- Ověří provozovatele v ISZR a zjistí jeho adresu.
- Vytvoří případ a založí jej do evidence dopravních přestupků.
- Založí spis a dokument (oznámení o přestupku) do spisové služby.
- Založí výzvu pro provozovatele vozidla dle konfigurace.
Následuje první lidský zásah v procesu
Elektronické podepsání připravených výzev k úhradě určené částky.
Co se děje s podepsanými výzvami?
- Systém je elektronicky odešle prostřednictvím datové schránky nebo služby Dopis Online České poště.
- Služba Dopis Online dokumenty vytiskne, zabalí a odešle.
Co dělá systém s případem po odeslání výzvy k úhradě?
- Kontroluje, zda dorazila doručenka, a vypočítá datum splatnosti.
- Kontroluje, zda dorazila platba do data splatnosti.
- Při úhradě zaúčtuje platbu, v zákonné lhůtě spis uzavře a odešle do spisovny.
- Při neuhrazení následuje proces správního řízení.
Co dělá systém s případem ve správním řízení?
- Kontroluje, zda dorazila doručenka, vypočítá datum právní moci a datum splatnosti.
- Kontroluje, zda dorazila platba do data splatnosti.
- Při úhradě zaúčtuje platbu, v zákonné lhůtě spis uzavře a odešle do spisovny.
- Při neuhrazení následuje proces automatického předání pohledávky do agendy Vymáhání pohledávek.
Řadou automatických kroků se celý proces výrazně zkrátí. Systém neunaví ani velké množství přestupců a může zpracovávat data bez přestávek.
