Připravujte se na přechod k atestované eSSL – dokumenty bez spisu

Nejpozději k 1. 1. 2027 musí všechny eSSL odpovídat platnému znění zákona, vyhlášky a národního standardu. Zároveň všichni určení původci musí nejpozději k tomuto datu uvést vedení spisové služby do souladu s platným zákonem a vyhláškou. Kromě přechodu na atestovanou verzi eSSL to tedy znamená, že úřady a jimi zřizované PO budou muset upravit dosavadní metodické postupy v některých oblastech vedení evidence a vyřizování dokumentů a spisů. Zároveň do tohoto data budou muset vypořádat i stávající dokumenty nebo spisy, jejichž způsob evidování a vyřizování již nebude vyhovovat aktualizovaným právním předpisům.

Dokumenty bez spisu

Jednou ze zásadních změn v eSSL i metodických postupech úřadu je povinné vkládání dokumentů do spisů. Končí tím možnosti evidovat a vyřizovat samostatné dokumenty bez spisů. Tato povinnost plyne z ustanovení vyhlášky č. 259/2019 Sb., § 12, odst. 1 a ukládá původci každý v eSSL evidovaný dokument nejpozději před zahájením vyřizování zařadit do spisu.

V rámci přechodného období do 31. 12. 2026 doporučujeme vypořádat evidenci dokumentů s využitím dosavadních postupů. Z pohledu všech zpracovatelů dokumentů na úřadě je nutné provést důsledně tyto kroky:

• samostatné nevyřízené dokumenty (nezařazené ve spisu), pokud možno vyřídit,
• samostatné vyřízené dokumenty předat co nejdříve do spisovny,
• nové doručené i vlastní dokumenty vkládat již nyní do spisů, byť k tomu eSSL zatím uživatele nenutí.

Pokud v eSSL zůstanou nevyřízené dokumenty mimo spis, nebude je možné po 1. 1. 2027 (resp. po nasazení atestované eSSL) samostatně vyřídit ani předat do spisovny. Po tomto datu bude již povinně nutné každý dosud ve spisu nezařazený dokument vložit do spisu.

Párové dokumenty „podání – odpověď" bez spisu

V minulosti eSSL umožňovala tvorbu odpovědi na podání bez nutnosti zakládat dokumenty do spisu. V takovém případě se jednalo o nevhodnou implementaci postupů z listinné evidence do evidence v elektronické formě prostřednictvím eSSL.

Takto tvořené párové dokumenty podání a odpovědi se stejným č.j. byly do skartačního řízení předávány s tzv. pevným křížovým odkazem, jenž byl příčinou následné reklamace při validaci SIP balíčku.

Aktualizovaná legislativa a národní standard již nepřipouští pevný křížový odkaz mezi dokumenty, a proto bude již od verze sestavení 20.10 pevný křížový odkaz nahrazen volným křížovým odkazem. Zůstane tak zachována vazba mezi párovými dokumenty, ale nebude již blokující v případě validace SIP balíčku obsahujícího pouze jeden z párových dokumentů. Doporučujeme v rámci přechodného období do 31. 12. 2026 realizovat nad samostatnými párovými dokumenty typu „podání – odpověď" stejné kroky, jaké jsou uvedeny v odstavci „Dokumenty bez spisu" a pokud to jejich povaha umožňuje, realizovat nad nimi ve spisovně řádné skartační řízení.