Příbor: Integrace neznamenala pouze zlepšení agend, ale i kvalitativní změnu celého systému o úroveň výše

Příbor je krásné město s historií i moderním pohledem na život. Na jedné straně investuje do ochrany památek, na druhé straně podporuje ochranu přírody i aktuální trendy odpadového hospodářství. Je otevřené novým věcem, ale pečlivě vyhodnocuje jejich náklady, výnosy a jiné dopady.

Na zdejším úřadě, podobně jako v mnoha jiných městech, se v průběhu let pracovalo s několika samostatnými informačními systémy, které pokrývaly různé oblasti činností. Referentům to docela fungovalo a byli spokojeni. O tom, proč se nakonec v Příboře rozhodli pro sjednocení a jak to tam vypadá teď, jsme mluvili s tajemníkem MěÚ JUDr. Rostislavem Michálkem.

Proč jste se rozhodli pro změnu, když jste měli základní činnosti úřadu softwarově již pokryty?

Software, který jsme měli na úřadě, byl v době pořízení určitě kvalitní. Vývoj se ale nezastavil, přicházely nové legislativní i uživatelské požadavky, které vyžadovaly určitý překryv mezi jednotlivými částmi systému. Začalo se ukazovat, že programy sice fungují, ale nespolupracují, a navíc nepodporují některé nové úkoly.

Údaje, které referentka doplnila do jednoho formuláře, pak znova zapisovala na jiné místo. Když bylo zapotřebí vystavit předpis, či účtovat, stejné informace zadávala do další aplikace její kolegyně. Stačila malá chyba v opisování a data se k sobě nepřiřadila. Když jsme potřebovali podklady k rozhodování, museli jsme si o ně říct předem, často i různým lidem, protože jeden měl k dispozici účetní systém a finance, kdežto související smlouvy zpracovával další kolega v jiné agendě. Při změně nějaké proměnné bylo nutné požádat kompetentní pracovníky o přípravu nových sestav, což projednávání aktuální situace odsunulo.

Takže jste se rozhodli konat?

Ano. Nejdříve jsme si zanalyzovali stávající situaci a vyspecifikovali, co postrádáme a co trh v této oblasti nabízí.

Byli jsme na rozcestí, neboť jsme na úřadě měli různý software a mnoho činností, které dosud nebyly elektronizovány. Rozhodovali jsme se, zda jít cestou pořízení vyšších verzí stávajících systémů, které byly často specializované na dané agendy a uživatelé na ně byli zvyklí a pořízení dalších nových specializovaných systémů na agendy, které byly dosud vedeny v papírové formě, nebo pořízení nového komplexního systému, zahrnujícího téměř všechny agendy města. Vypsali jsme výběrové řízení, které vyhrála společnost VERA se systémem VERA Radnice. Měli jsme od nich již spisovou službu, propojení nových agend bylo proto snadné.

Jak reagovali na změnu kolegové?

Z pohledu jednotlivých agend byli uživatelé relativně spokojeni se stávající funkčností a nepociťovali potřebu něco měnit. Vedení z pohledu úřadu ale vnímalo limity stávajícího systému i nové oblasti, které bylo třeba nastavit a pokrýt. U uživatelů některých agend byl patrný výslovný nesouhlas se změnou dosavadního systému. Vzhledem k tomu, že názor uživatelů je pro nás důležitý, bylo nutné vše citlivě vysvětlovat.

Nyní využíváme VERA Radnici naplno a i kolegové, kteří byli spokojeni s původním softwarem a proti změně aktivně vystupovali, oceňují výhody, které jim integrace, elektronizace procesů a doplnění nových agend daly.

Co tedy VERA Radnice přinesla?

Odstranila duplicitní činnosti, jednotné číselníky snížily chybovost, výrazně se usnadnilo prohledávání dat. Propojení mezi agendami umožňuje například snadný přechod mezi sledováním nákladů a kontrolou faktur či souvisejících smluv. Integrace neznamenala pouze zlepšení agend, ale kvalitativní změnu celého systému o úroveň výše.

Objevily se i nějaké novinky?

Jdeme s duchem doby, proto byl součástí projektu také portál občana s možností zveřejňovat informace a řešit životní události. Systém VERA využíváme také pro městskou policii. Naši strážnici mohou zpracovávat přestupky a události přímo v terénu pomocí mobilní aplikace, a to včetně ověřování v registrech či vizualizace činnosti v mapě.

Zjednodušení práce přinesly také agendy eJednání a eÚkoly, které úspěšně využíváme jak na jednání rady, tak i zastupitelstva. Tyto moduly usnadňují práci díky sdílení dat a elektronickému schvalování. Agendu eJednání hodnotím v rámci celé implementace jako nejvíce zdařilou a uživatelsky příjemnou. Každý uživatel velice ocení rychlé hledání projednaných materiálů či přijatých usnesení a jejich využití pro nový materiál. Úspora času je tak značná. Agenda umí i velice jednoduché tajné hlasování, díky čemuž nám v případě potřeby odpadne náročné organizační zabezpečení tohoto typu hlasování.

Jak probíhá elektronické schvalování?

Elektronický oběh dokladů a elektronické schvalování bylo velkou novinkou pro úřad. Netýkalo se pouze jednání, ale nahradilo schvalování obecně. Nyní mají různé typy dokladů předem definované cesty úřadem a lze snadno dohledat, u koho momentálně dokument čeká na podpis. Systém zahrnuje verzování a možnost připojení příloh. Navíc například faktury jsou kontrolovány na rozpočtové krytí, takže schvalovatel vidí, zda jsou na fakturu v rozpočtu peníze. Pro jednotlivé role schvalovacího kolečka jsou nastaveny notifikace, aby nedošlo k překročení termínů.

Jak nyní funguje ekonomika?

Tato oblast je rozsáhlá a asi není prostor popisovat ji podrobně. Zdůrazním jen, že respektuje nové trendy, podporuje např. elektronickou fakturaci, či využití závazných ukazatelů. Díky elektronizaci u nás probíhá pečlivá finanční kontrola, zvýšila se transparentnost a snížila chybovost procesů.

Ekonomika využívá všechny již zmiňované výhody komplexnosti a integrace. Kolegové se přesvědčili o síle vazeb a jejich významu pro usnadnění práce. Potřebné informace mají kdykoliv k dispozici bez přepínaní ze systému do systému, co ocenili zejména ti, kteří mají v kompetenci více agend.

Navíc jsme VERA Radnici využili i pro příspěvkové organizace města – technické služby a školská zařízení. Data jsou přehledná, a protože je všude stejné prostředí, dokážeme si snadno dohledat, co je třeba. Oceňujeme možnost nahlížení kontrolorky města do účetnictví našich příspěvkových organizací dálkovým přístupem, čím se zjednoduší a zrychlí kontrola.

Takže se Vám spolupráce s VEROU osvědčila…

Oceňujeme nejenom jejich produkty, ale i osobní přístup všech zaměstnanců. Při implementaci se podrobně seznámili s našim úřadem, a proto další konzultace a školení připravují pro nás na míru. Využíváme i HelpDesk, který řeší naše dotazy nebo události v systému. Jsme náročný zákazník, který ne vždycky automaticky přijímá navržená řešení. Snažíme se jít jednak vlastní cestou, jednak aktivně navrhovat případné zlepšení stávajících modulů pro větší uživatelský komfort, které by využili i ostatní zákazníci. Spolupráce s VEROU se osvědčila a s její pomocí můžeme spravovat město efektivněji.