Portál úředníka: ať se na úřadě pracuje snáze

Práce úředníků je dnes náročnější než kdy dříve. Neustále se měnící legislativa, přesné metodické postupy, práce v několika různých aplikacích a dodržování termínů zpracování představují výzvu. Společnost VERA proto přináší Portál úředníka – moderní, přehledné a efektivní pracovní prostředí. Umožňuje rychlý přístup k informacím, pomáhá hlídat termíny, usnadňuje řešení úkolů a propojuje potřebné aplikace, včetně softwaru od různých dodavatelů.

Vše na jednom místě – bez zbytečného přepínání

Portál je webová aplikace, do které se úředník přihlásí přes prohlížeč. Hlavní obrazovku (tzv. dashboard) tvoří menší části – widgety, které mohou být různého typu. Některé umožňují sdílení dokumentů, jiné zobrazují důležitá data, další propojují uživatele s klíčovými systémy nebo slouží k vytváření anket či správě fotogalerií.
Díky jednotnému přihlášení se úředník dostane ke všem propojeným systémům najednou, bez nutnosti opakovaného zadávání hesla. Přístupová práva se řídí uživatelskými rolemi, takže každý vidí jen ty informace, které ke své práci potřebuje.

Zprávy – snadná komunikace uvnitř úřadu

Interní sdělení jsou klíčovou součástí intranetového prostředí. Portál umožňuje snadné publikování zpráv – od oficiálních oznámení úřadu pro referenty (např. o změnách legislativy) až po neformální sdílení informací mezi kolegy. Informace mohou být doplněny o odkazy na související dokumentaci či další relevantní zdroje.

Dokumenty vždy po ruce

Oficiální dokumentace je evidována ve spisové službě. Kromě toho mezi referenty existují i další důležité soubory – různé poznámky, seznamy a návody, které bývají uloženy nesystematicky, a jejich dohledání často zabere zbytečně mnoho času. Portál přináší jednotné strukturované úložiště, kde lze i tuto dokumentaci spravovat elektronicky, centrálně ji aktualizovat a snadno vyhledávat pomocí fulltextu.
Jaké typy souborů lze sdílet? Prakticky jakékoli – kontakty, pracovní postupy, metodiky, návody nebo šablony. Mohou to být také smlouvy, objednávky i další soubory z datového úložiště. Nejčastěji se jedná o dokumenty MS Office, PDF, XML nebo obrázky. Díky nastavení uživatelských práv má každý přístup pouze k těm souborům, které odpovídají jeho roli.

Data, aplikace a procesy

Všichni chceme vědět, co nás v daný den čeká, co musíme vyřešit. Portál umožňuje zobrazit aktuální úkoly na daný den. Po kliknutí na konkrétní položku se otevře agenda Rezervace zdrojů na vybraném záznamu a lze s ním přímo pracovat, uzavřít, odsunout atd.
Významná část činností úředníků probíhá v informačním systému a generuje dokumenty evidované ve spisové službě. Jeden z widgetů obsahuje statistiky, které shrnují počty dokumentů v určitém stavu (např. Nové nebo K vyřízení atd.). Po kliknutí na vybranou záložku se spustí spisová služba a uživatel může začít řešit aktuální případy. Pohledy lze přepínat mezi rolemi Vedoucí, Zpracovatel a vybírat dle funkčního zařazení.

Přehled schvalovacích procesů pak usnadňuje schvalování a podepisování smluv, objednávek či faktur. Na hlavní obrazovce uživatel vidí záznamy ke schválení. Systém semaforu upozorňuje na termíny zpracování dokladů. Po rozkliknutí je uživatel přesměrován do agendy eProcesy – centrum.

Portál úředníka umožňuje přístup ke všem těmto funkcím bez nutnosti dalších přihlášení – vše je dostupné na jednom místě, v rámci jednoho prostředí.

Moderní technologie

Aplikace je postavená na technologiích Liferay 7.4 a JAVA. Umožňuje jednoduché vkládání webového obsahu bez nutnosti měnit samotný kód portálu. Splňuje nejnovější standardy pro bezpečnost a ochranu dat. Je kompatibilní s různými databázemi a servery – MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL atd. Přináší lepší uživatelskou zkušenost – rychlejší načítání stránek, intuitivní rozhraní a podporu moderních UI frameworků

Proč pořídit portál úředníka?

Portál představuje komplexní přístup ke každodenní práci. Přináší pod jedním přihlášením všechny úkoly, dokumenty ke zpracování či podpisu, přístupy k informacím i aplikacím.

• Jednodušší práce – všechny důležité informace na jednom místě.
• Úspora času – rychlý přístup ke všem potřebným aplikacím.
• Lepší organizace – přehled úkolů a termínů bez složitého dohledávání.
• Snadná správa uživatelů – přístupy a oprávnění přesně podle rolí úředníků.
• Bezpečnost a kompatibilita – moderní technologie odpovídající nejnovějším standardům.

Máte speciální požadavky? Přizpůsobíme portál na míru!

Portál je vysoce flexibilní a umožňuje integraci dalších funkcí dle potřeb vašeho úřadu. Pokud máte specifické požadavky, naši specialisté vám rádi připraví řešení na míru. Úředníci si zaslouží moderní nástroje. Zlepšete fungování svého úřadu ještě dnes!