Pohořelice: změna a rozvoj systému

Pohořelice patří k městům, které mají zkušenost se změnou informačního systému. Jaké to bylo a jak probíhá další rozvoj jsme se zeptali starosty města Bc. Miroslava Nováka, DiS.

Pohořelice se zařadily k městům, která udělala strategický krok a změnila informační systém. Jak to probíhalo?

Změna informačního systému je opravdu otázkou strategického charakteru a její realizace nepatří na úřadech k populárním opatřením. Je to pochopitelné, protože jde o opuštění „vyběhaných kolejí" a nasednutí do „nového vlaku".  My jsme vybrali IS VERA Radnice a přechod jsme naplánovali na přelom roku 2015/2016, aby změna byla co nejlogičtější a účetně nejjednodušší. Chtěl bych ocenit všechny zaměstnance úřadu, kteří spolupracovali na implementaci i nad rámec svých povinností. Díky nim jsme všechno zvládli v plánovaných termínech.

Co Vám to přineslo?

Líbí se mi, že systém není roztříštěný. Je v něm všechno, co potřebujeme pro služby občanům i vnitřní provoz úřadu. Všechno má stejné ovládání a všechno je vzájemně propojené. Data zapisujeme jenom jednou a nepotřebujeme pomocné evidence v excelu. Naše spisová služba je místem pro uložení veškeré dokumentace a je do ní snadný přístup ze všech agend.

Můžete zmínit nějaké konkrétní detaily z dalšího rozvoje systému?

Zajímavým nástrojem se pro nás staly Finanční přehledy. Poskytují nám on-line sestavy a výstupy z účetnictví a pomáhají prakticky naplňovat požadavky zákona o finanční kontrole. Jsou k dispozici napříč úřadem dle přístupových práv. Výhodou je, že jsme umožnili on-line přístup k účetním datům ve srozumitelné formě kolegům, kteří je potřebují, bez nutnosti přidělovat jim oprávnění do agendy Účetnictví nebo Rozpočet.

V čem Vám ještě VERA Radnice pomohla?

Významnou pomocí bylo zavedení elektronického oběhu dokladů.  Objednávky, smlouvy i faktury obíhají po úřadě nyní v digitální formě. Systém poskytuje osobám ve schvalovacím procesu on-line informace o možnostech rozpočtového krytí a tím urychluje schvalování.

Co bylo Vaším posledním projektem?

V poslední době jsme se například zaměřili na zvýšení bezpečnosti občanů ve městě. Na několika frekventovaných místech, kde docházelo k překračování rychlosti a možnému ohrožení chodců, jsme pořídili radary pro okamžité i úsekové měření rychlostí. Nyní to funguje tak, že informační systém VERA Radnice po obdržení dat z radarů automaticky založí pro každé překročení rychlosti událost, dokument a spis. Následně rozesílá pomocí služby Dopis Online výzvy k úhradě. Věříme, že okamžitým zpracováním přestupků se zvýší disciplinovanost řidičů a tím i bezpečnost v našem městě.

Na co jste na úřadě pyšní?

Přemýšlíme ekologicky, a proto jsme uvažovali, jak maximalizovat objem vytříděného odpadu vyprodukovaného občany města Pohořelice a minimalizovat objem směsného komunálního odpadu vyváženého na skládku. Tuto ideu jsme diskutovali na úřadě se zástupci společnosti, která pro nás řeší odpadové hospodářství, i s pracovníky společnosti VERA. Vypracovali jsme projekt, který navíc pomáhá občanům ušetřit, a pustili se do něj.

A jak to tedy u Vás teď se svozem odpadu vypadá?

Dnes máme motivační program třídění odpadu s možností slev z poplatků. Každý, kdo se účastní programu, má sběrné nádoby označené unikátními čipy, v nichž jsou zaznamenané informace o typu nádoby a plátci. Sběrné vozy každou nádobu zkontrolují a poměrem tříděného odpadu k celkovému množství vzniká nárok na slevu z poplatku.

Společnost VERA upravila informační systém tak, aby pomocí rozhraní získával informace o množství vytříděného odpadu a pak provedl výpočty koeficientů. Díky tomu dokážeme automatizovat přiřazení slev a hlídání úhrad a v konečném důsledku chránit životní prostředí. V roce 2018 jsme tříděním ušetřili 13 572 341 MJ energie.

Uvažujete o rozšíření systému do budoucna?

Určitě nechceme zůstat přešlapovat na místě. Důkladně analyzujeme naše potřeby, ať už na úřadě nebo ve vztahu k občanům, a konzultujeme s VEROU možné postupy. Můžeme se opřít o její metodický tým, který dovede doporučit zkušenosti „Nejlepší praxe". Jsme rádi, že VERA je partnerem, který softwarově podporuje naše ideje a hledá pro nás vždy nejlepší řešení. Náš společný cíl je spokojený občan.