Opava: nájemné a pronájmy majetku v praxi

Jedno středeční odpoledne jsme Ing. Andreu Soukalovou, správkyni ICT v Opavě, požádali, aby se s námi podělila o svoje zkušenosti se správou nájemného a pronájmů v informačním systému úřadu. První písemná zmínka o Opavě pochází již z 12. století. V současnosti se město rozkládá na území o rozloze 90 kilometrů čtverečních a žije v něm téměř 60 tisíc obyvatel. Šestnáct částí obce, tedy 491 ulic a 8 052 adres mají na starosti pracovníci magistrátu, v jehož čele stojí primátor. Na následujících řádcích si můžete přečíst, jak software a komunikace ovlivňuje život zaměstnanců úřadu.

Jak dlouho už spravujete nájemné z bytů a pronájmy nemovitého majetku v informačním systému?
Pronajaté pozemky už dvacet let evidujeme v informačním systému VERA Radnice. Před dvěma lety jsme v tomtéž systému začali evidovat nebytové prostory a spravovat nájemné z bytů. Vyúčtování služeb z nájemného z bytů jsme letos zpracovávali podruhé a mohu říci, že probíhalo mnohem klidněji než to první.

Splnila agenda Nájemné z bytů Vaše očekávání?
Ačkoliv stále ještě objevujeme nové funkce, vím určitě, že naše očekávání splnila. Plně ve všech funkcích nahradila náš původní program na Evidenci nájemného z bytů, který byl nainstalovaný na jednom lokálním PC, a navíc nám přinesla řadu dalších výhod. Síťová aplikace splňuje naše požadavky na kontrolu a zálohování dat, je propojena na agendu Pohledávky (Příjmy) a dále se doklady automatizovaně exportem dostávají do účetnictví.

Co na výměnu agendy říkají referentky?
Referentky si na nové prostředí rychle zvykly, a proto jim stačilo jen základní proškolení. U nově zaváděných agend dáváme přednost školení a konzultacím u nás na pracovišti, na našich datech a s řešením konkrétních příkladů a postupů. Pro rozdílová školení u nových verzí preferujeme skupinové školení mimo úřad. Zaměstnanci se zde potkají s ostatními z jiných úřadů a mohou si vyměnit cenné zkušenosti. Z takového školení vždy přijedeme bohatší o nové nápady.

Jak vnímáte novinky, které se v loňském roce v agendách Nájemné z bytů a Pronájem nemovitého majetku objevily?
Novinky nás velice potěšily a bylo jich opravdu hodně. Jen namátkou mohu z každé agendy něco vybrat. V Nájemném z bytů chválíme nový způsob nabídkového menu, možnost rušení výpočtu pro byt a období s vazbou na předpisy a více informací na základní kartě. Velmi se nám líbí zcela nový vzhled a obsluha agendy Pronájem nemovitého majetku, stejně jako možnost zápisu částky 0 Kč pro služby, které nemají zálohu, ale požadují vyúčtování, a dále nad seznamem smluv rychlá volba pro zobrazení konkrétního záznamu. Ve Vyúčtování je nově možné v konfiguraci ZUJ zadat způsob výpočtu rozúčtování nákladů na jednotlivou službu. Chválíme také možnost znovu vystavit předpis z vyúčtování, společné vyúčtování pro byty a nebyty v jedné ZÚJ nebo například užití kontaktní adresy pro složenky typu B.

Při množství novinek se nabízí otázka, jestli občas nepotřebujete poradit od konzultantů VERA?
Sbírám připomínky a dotazy od referentů, posoudím jejich oprávněnost a v případě, že si neumíme poradit sami, obracím se na HelpDesk. S jeho fungováním i formou jsem velmi spokojena, odezva je rychlá a rady jsou konkrétní. U složitějších případů však ráda využiji telefonickou konzultaci.

Na závěr nám prozraďte, jaké funkce nejvíce oceňujete?
Díky většímu propojení agendy Pohledávky (Příjmy) s Nájemným z bytů a Vyúčtováním služeb se sdílí informace o variabilním symbolu jak v Nájemném, tak i ve vyúčtování služeb u předpisů v Pohledávkách (Příjmech). Uživatelsky se velmi zlepšilo pořízení podkladů pro vyúčtování. Celkově pomohl nový vzhled agendy Pronájmy nemovitého majetku, protože všechny údaje ke smlouvě jsou přehledně na jedné obrazovce a uživatelsky vše funguje velmi příjemně.