Odolena Voda: náš systém jsme svěřili odborníkům na technologie veřejné správy

Začátky spolupráce města Odolena Voda a společnosti VERA se datují do roku 2008. Informační systém VERA Radnice pokrývá všechny oblasti činnosti úřadu a je průběžně aktualizován v souvislosti s novými požadavky legislativy i města. Zeptali jsme se tajemnice města Ing. Martiny Semelkové, MBA:

Kdo u Vás využívá VERA Radnici?

Se systémem pracují vlastně všichni referenti všech odborů, management města a radní. Tento rok plánujeme jeho použití i pro zastupitele města v modulu eHlasování. Máme též modul Městská policie, abychom si zjednodušili co nejvíce administrativních úkonů a naši strážnici se mohli věnovat udržování pořádku a bezpečnosti ve městě.

Jak se vyvíjel Váš informační systém?

Systém již dlouho podporuje naše základní činnosti. Jsme rádi, že všechno funguje a máme strukturovaná data.

Jednotlivé moduly spolu dobře komunikují a jsou propojené, takže nemusíme přepisovat data např. do ekonomických modulů, ale přenesou se sama. Pokud chcete např. různé výstupy a grafy, které zachycují souhrnná čísla o ekonomice úřadu, jednotlivých odborech, odděleních či informace o investicích, ideálním řešením je Manažerský informační systém, který tato data poskytuje okamžitě.

Zmínila jste radní a zastupitelstvo – jak pomáhá VERA Radnice jim?

Součástí systému jsou agendy eJednání a eÚkoly, které využíváme pro přípravu podkladů a k vedení jednání.

Byla jsem příjemně překvapena, když jsem zjistila, že tyto moduly lze přizpůsobit na naši organizační strukturu.  Velice oceňuji, že nejenom v začátcích provozu, ale i nyní, po téměř 2 letech provozu, se můžeme na konzultanty z VERY kdykoliv obrátit pomocí telefonu a jsou připraveni pomoci vlastně i mimo pracovní dobu.

Uvedete ještě nějakou zajímavou aplikaci?

Potřeba mít průběžný přehled o stavu volných, blokovaných, či čerpaných prostředků nás motivovala k rozšíření ekonomiky o elektronizaci procesů.

Modul eProcesy umožňuje schvalování smluv, objednávek, limitovaných příslibů a faktur elektronicky. Oprávněný referent má v každém kroku prokliky na informace o krytí. V konečném důsledku jsou k dispozici všechny potřebné informace v náhledu i pro vedení města.

Toto řešení má pro nás výrazný přínos v tom, že nyní se nám mnohem lépe udržuje přehledně vývoj čerpání rozpočtu v průběhu roku. Při každém schvalování vytváříme spolehlivou auditní stopu, protože každé schválení probíhá přes elektronický proces, a navíc již nemusíme tisknout faktury, které dříve obíhaly napříč celým úřadem.

V konečné fázi to všem přineslo úsporu času a zefektivnilo procesy v úřadu.

 Jak probíhala implementace eProcesů?

Když to srovnám s implementací jiných agend, základní rozdíl byl, že tentokrát se týkala téměř celého úřadu. Proto byla nutná velice dobrá příprava na přechod, aby samotný proces realizace byl již hladký.

Konzultantka VERY s námi podrobně zanalyzovala stávající procesy, schvalování i řešení finanční kontroly na úřadě. Zmapovala situaci na jednotlivých pracovištích a připravila podrobné metodické postupy.  Následně jsme nastavili společně jednotlivé schvalovací role napříč celým úřadem tak, aby byla v souladu se zákonem o finanční kontrole a zároveň byla zachována naše vnitřní struktura úřadu.

Díky této důkladné přípravě proběhla implementace bez problémů a doopravdy se zjednodušila práce všech referentů.

Takže důležitý není jenom systém, ale i služby?

Určitě. Jedna věc je program, který používáme, druhá způsob použití. Chceme fungovat profesionálně, proto klademe důraz na správné využívání nástrojů, které máme.

Snažím se, aby kolegové měli např. pravidelná školení spisové služby, kde se vždy seznámí s metodickými i legislativními novinkami. Podporuji předávání zkušeností mezi kolegy, ale zároveň využívám toho, aby nově příchozí zaměstnanci byli vždy odborně proškolení přímo konzultanty z VERY.

Mimo pravidelná školení využíváme též poměrně často různé krátké konzultace po telefonu, Skype nebo přes Teamviewer, kde si dohodneme ukázku novinek v praxi nebo řešení konkrétní situace. Musím zmínit i hromadná školení VERY, kde se setkáme s jinými úřady a čerpáme zkušenosti i z jiných měst.

Chtěla byste ještě něco dodat?

My jsme specialisté na službu občanům. Náš systém jsme svěřili do rukou odborníkům na technologie veřejné správy.  A tím VERA bezesporu je - provádí instalace, aktualizace, dělá kontroly a profylaxi.  Zároveň pravidelně zajišťuje proškolování našich zaměstnanců. Domnívám se, že jsme si vybudovali opravdu plnohodnotný vztah zákazník – dodavatel.

Díky pravidelné péči VERY se můžeme spolehnout, že náš informační systém vždy funguje a pomáhá nám, úřadu, při práci pro naše občany.