Nový Jičín: Báli jsme se migrací, ale teď máme ucelený systém a spolehlivého partnera

Krásné náměstí Nového Jičína je sídlem městského úřadu, který ještě před několika lety fungoval na základě pestré směsi menších i rozsáhlejších informačních systémů. Vedení se ovšem rozhodlo pro odvážný krok – kompletní výměnu a konsolidaci všech informačních systémů. Najednou. S tajemníkem Mgr. Bc. Josefem Solanským jsme si povídali o tom, co tomuto rozhodnutí předcházelo, jak celý proces probíhal a jaký dopad měla změna na každodenní fungování úřadu.

Pane tajemníku, co vás vedlo k tak zásadní změně v práci úřadu?

Do roku 2022 jsme využívali celou škálu softwarových nástrojů od několika dodavatelů. Každá agenda měla vlastní řešení, informace byly roztříštěné, zaměstnanci museli často přecházet mezi různými aplikacemi, a to bylo neefektivní. Navíc jsme platili podporu více firmám současně, což bylo náročné nejen finančně, ale i provozně.

Rozhodli jsme se proto pro radikální krok – sjednotit všechno do jednoho moderního a přehledného systému. Měli jsme jasno – chceme jednotné prostředí, centralizovaná data, jednodušší údržbu a dlouhodobě nižší náklady. Bylo nám jasné, že taková změna bude náročná, ale přínosy jednoznačně převažovaly. Vypsali jsme výběrové řízení na komplexní informační systém, které vyhrála společnost VERA.

Migrace celého systému najednou určitě nebyla jednoduchá. Jak to probíhalo?

Upřímně – největší obavy jsme měli z migrace ekonomických dat a spisové služby. Obsahují obrovské množství dokumentů. Dnešní požadavky na uchovávání dat jsou poměrně přísné a podrobné, ale v minulosti tomu tak nebylo. Věděli jsme od jiných úřadů, že při migraci mohou vyplout na povrch historická data, která se budou muset zpracovat ručně. Největší problém se však nakonec ukázal jinde.

Hlavní výzvou se stala migrace spisové služby. Jednání s původním dodavatelem se protahovala a čas neúprosně ubíhal. Na konci listopadu se navíc ukázalo, že stávající dodavatel neposkytne data v požadovaném formátu dle národního standardu.

Jak jste vyřešili tuto komplikaci?

Tým programátorů společnosti VERA se nevzdal. Namísto ústupků nebo odkladu zvolil aktivní řešení – vyvinul vlastní migrační nástroj, který si s formátem dat poradil. Díky tomu se podařilo převést včas všechna potřebná data a spisová služba byla úspěšně uvedena do provozu v původně plánovaném termínu.

Výsledek? Hladký přechod bez ztráty dat a další důkaz, že i složité situace lze zvládnout, pokud se spojí technická odbornost, kreativita a odhodlání.

Chtěl byste k tomu něco dodat?

Nakonec všechno dopadlo výborně. To, co jinde migrovali půl roku, jsme společně zvládli za měsíc. Bylo to díky pečlivé přípravě, profesionálnímu přístupu konzultantů VERY a nasazení našich zaměstnanců. 

Každý odbor se zapojil podle své role – od přípravy podkladů až po testování nového prostředí. I v náročnějších oblastech, jako byla ekonomika, se ukázalo, že máme tým lidí, kteří si s výzvami umí poradit. Úspěch celého projektu je výsledkem týmové spolupráce. Úřad Nový Jičín ukázal, že i velké změny se dají zvládnout, když lidé táhnou za jeden provaz.

Co se změnilo po zavedení systému VERA Radnice?

Největší rozdíl je v tom, že dříve jsme hledali informace v několika systémech, museli jsme přepínat a přepisovat data. Dnes jsou díky VEŘE všechny na jednom místě. Máme ucelený systém, který pokrývá nejen klasické agendy městského úřadu, ale i další oblasti. Zavedli jsme elektronické procesy (workflow), které výrazně zrychlily a zpřehlednily schvalování dokumentů. Propojenost agend nám umožňuje snadněji rozhodovat, máme okamžitý přístup k datům, která jsme dřív museli pracně dohledávat.

Rozvíjíte systém i dál?

Ano. Využíváme jeho možnosti naplno. Například jsme propojili systém i s Portálem občana, takže veřejnost má přístup k vybraným informacím online. Momentálně implementujeme software pro příspěvkové organizace, který bude spuštěn od 1. ledna 2026. To nám umožní efektivní řízení a sdílení informací mezi městem a jeho organizacemi.

Jak byste zhodnotil spolupráci se společností VERA?

VERA je pro nás dlouhodobý partner, na kterého se můžeme spolehnout. Oceňuji její vstřícnost, ochotu hledat řešení a schopnost komunikovat lidsky a s pochopením. Tato spolupráce pro nás znamená jistotu v rozhodování i oporu v dalším rozvoji.

Nový Jičín je příkladem toho, že i odvážné rozhodnutí – jako je kompletní digitalizace a sjednocení agend – lze zvládnout s přehledem, když je za ním jasná vize, důsledná příprava a dobrý tým.