Novinky v souvislosti s GDPR

Na letošní máj se mohou těšit nejen zamilovaní, ale i vášniví fanoušci tématu ochrany osobních údajů. Obecné nařízení o ochraně osobních údajů vstoupí v účinnost 25. května 2018. Nebudeme zde rozebírat, co nařízení znamená, jaké jsou povinnosti DPO, jaké hrozí sankce apod. Zaměříme se na praktické informace týkající se informačních systémů VERA.

Informační systémy VERA už v tuto chvíli splňují notnou dávku podmínek, se kterými nařízení přichází. Přesto je ale třeba do systému dovyvinout řadu funkcí a v některých případech i upravit logiku dosavadního fungování řešení. To s sebou přinese požadavky na uživatele, kteří budou muset projít školeními a budou si muset zvyknout i na neoblíbené zadávání důvodů pro přístup k osobním údajům. To však jen v některých případech a ne při běžné práci s agendou na základě zákonného důvodu.

V systému budou nově u každého záznamu evidovány rozšiřující identifikační údaje popisující zpracování osobních údajů. Tyto údaje budou následně využity pro tvorbu výstupů pro občana nebo případné kontroly ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Dále dojde například k ještě podrobnějšímu logování práce s osobními údaji, bude doplněna historie k oprávněním, upraví se práce s některými číselníky a záznamy, u kterých vypršela doba použitelnosti, budou anonymizovány např. po vypršení skartační lhůty.

Ačkoliv se může zdát, že se jedná jen o pár úprav, je třeba je provést v celém systému. Úpravy jsme už konzultovali s některými z vás v rámci řešitelské schůzky, během které jsme získali jistotu, že na řešení nahlížíme stejným způsobem. Na konci loňského roku také proběhla úvodní hromadná školení na téma GDPR a několik konzultací připravených na míru konkrétním úřadům.

Informační systém je jen jednou z částí objemné práce s daty dle GDPR, a je tak nutné, abyste si vytvořili směrnice či interní nařízení, kterými se pracovníci úřadu budou řídit. Zaměstnanci budou vědět, proč mají pracovat tímto způsobem a k čemu to slouží. Pochopí pak i zdánlivě zbytečné kroky, které budou oproti současnosti muset učinit navíc.