MIS: Víte přesně, s čím vším vám pomůže?

V dnešní době se městské a obecní úřady potýkají s obrovským množstvím dat, která jsou uložena v jejich informačních systémech. Pro zajištění efektivního rozhodování a rychlého přístupu k relevantním informacím je klíčové mít k dispozici nástroje, které umožňují nejen zpracování těchto dat, ale i jejich prezentaci ve formě snadno srozumitelných a vizuálně přitažlivých výstupů. Právě takové možnosti nabízí modul MIS (Manažerský informační systém), který přináší uživatelům přehledné statistiky a analytické přehledy pro strategické rozhodování, umožňuje měření výkonnosti a poskytuje široké možnosti pro prezentaci informací veřejnosti.

Spisová služba

Začněme něčím netradičním – analýzami, které umožňují zjistit podstatné informace nad daty ze spisové služby. Jsou rozděleny na tři části:

• Podatelna – zobrazuje přehledy doručených, vypravených dokumentů rozdělených dle útvarů, způsobu vypravení, počtů stornovaných a neodeslaných vypravení
• Odbor – zobrazuje ucelený pohled na data celého úřadu nebo za jednotlivé odbory, především stavy spisů, informace o stavu zpracování dokumentů, formy uložení, stavu dodejek a předání objektů na spisovnu
• Spisovna – poskytuje ucelený přehled o objektech na spisovně, vyčerpaných časových razítkách, počtů krabic, entit dle věcných skupin a komponent dle datových typů

Možnosti ekonomiky MISu

MIS nabízí širokou škálu funkcí pro práci s rozpočty a finančními ukazateli, což je zásadní pro zajištění finanční stability měst a obcí. Zahrnuje také data o pohledávkách, závazcích a poskytnutých dotacích. Mezi možnosti patří:

• Sledování klíčových ukazatelů a detailů: MIS umožňuje analyzovat sumarizovaná data a přistupovat k detailním informacím o čerpání rozpočtu.
• Porovnání aktuálního čerpání s rozpočtem: Tato funkce poskytuje přesný přehled o finančním hospodaření a umožňuje včasné zásahy v případě odchylek.
• Sledování změn v rozpočtu: Díky možnosti sledovat změny rozpočtových ukazatelů je snadné analyzovat, kde se finance nejvíce mění a jaký to má dopad na rozvoj města či obce.
• Publikace návrhů na intranetu: Vytvořené rozpočtové návrhy mohou být snadno sdíleny a publikovány pro interní potřeby na intranetu, což zajišťuje, že se k nim dostanou relevantní pracovníci.

Výhody a využití MISu

MIS je vynikající volbou pro úřady, které hledají efektivní způsob, jak přistupovat ke klíčovým informacím potřebným pro rozvoj a optimalizaci svých služeb. Nabízí mimo jiné následující funkce:

• Podpora strategického rozhodování: Informační výstupy z MISu poskytují vedoucím pracovníkům potřebné podklady pro rozhodnutí, která mají dlouhodobý dopad na rozvoj města nebo obce.
• Tvorba statistických a analytických přehledů: Díky detailním statistikám a analýzám mohou organizace lépe sledovat trendy a identifikovat klíčové oblasti pro zlepšení.
• Přehled o vytíženosti pracovníků: Díky MISu lze sledovat, jak jsou zaměstnanci vytíženi, a podle toho optimalizovat pracovní procesy.
• Srovnávací a vývojové analýzy: Pro rozhodovací procesy jsou cenné analýzy trendů a změn, které MIS poskytuje, což umožňuje porovnání historických a současných dat.

Využití údajů z MISu v praxi může významně zefektivnit fungování na Vašem úřadě a umožnit včasné a efektivní rozhodování na základě přesných a komplexních informací. Tento nástroj tak není jen technickým pomocníkem, ale důležitou součástí řízení v moderní samosprávě.