Kralovice: data na jednom místě, stejné ovládání, žádné duplicity

Kralovice, podobně jako mnoho dalších měst, postupně získaly v rámci postupujícího procesu elektronizace veřejné správy pro jednotlivé oblasti své činnosti několik různých informačních systémů. Poctivě tedy dostály trendu „zpracovávat data elektronicky". V roce 2014 se úřad rozhodl postoupit o úroveň výš a integrovat systém tak, aby mohl využít výhod plynoucích z vzájemných vazeb mezi jednotlivými částmi systému. O celém procesu jsme mluvili s tajemníkem města Kralovice Mgr. Pavlem Vránou.

Kolik systémů jste měli na úřadě před rokem 2014?

Od roku 2008 jsme využívali spisovou službu VERA. Měli jsme další software na ekonomiku a majetek, na agendy přestupků, evidenci obyvatel, evidenci hrobových míst. Celkově jsme měli na úřadě 8 systémů s různým ovládáním a různými výstupy. Spolupráce mezi jednotlivými systémy nebyla vždy optimální.

Proč jste vše zastřešili pod IS VERA Radnice?

Chtěli jsme mít všechna data na jednom místě, ovládat všechny agendy stejně a nepřepisovat, co už jednou bylo zapsáno. K výběru systému jsme přistupovali zodpovědně. Pečlivě jsme zvážili ekonomické a funkční parametry jednotlivých nabídek. Nejvíc našim potřebám odpovídala VERA, a navíc všichni uživatelé používali její spisovku, takže znali ovládání systému a nešli do něčeho zcela nového.

Jak probíhala změna systému na úřadě?

Zvolili jsme metodu postupných kroků, aby úřad jako celek byl co nejméně ovlivněn probíhajícími změnami a mohli jsme se soustředit vždy na jednu konkrétní oblast. Začali jsme v roce 2015, kdy jsme ke spisové službě přidali banku, pokladnu, majetek, přestupky a řešení místních poplatků. Následně jsme převedli mj. fakturaci, účetnictví, rozpočet a pořídili jsme i agendu Finanční přehledy, aby vedení města mělo k dispozici vždy rychlé a aktuální informace o financování.

V roce 2018 jsme provedli další krok v elektronizaci procesů s cílem zefektivnit práci na úřadě a implementovali jsme Sociální agendy, Vidimaci a legalizaci, Ohlašovnu, Volební agendy, Smlouvy, eProcesy a Cestovní příkazy VERA Radnice. A také jsme byli povinni do systému zapracovat požadavky směrnice GDPR.

Jak změnu přijali zaměstnanci úřadu?

Přiznejme si, že všichni jsme trochu konzervativní, pokud jde o používané pracovní postupy. Ale díky tomu, že jsme nešli do něčeho úplně cizího, naopak, všichni VERU znali, nebyl přechod nijak dramatický a v konečném důsledku kolegové ocenili, že jim odpadne práce s dalším softwarem a budou mít všechno přes jedno přihlášení.

Co považujete za největší výhody VERA Radnice?

Shrnul bych to stručně: komplexnost a integrace. Máme všechno, co potřebujeme pro provoz úřadu. Všechno funguje stejně a je vzájemně propojeno. Kolegové pracují s jedním systémem, tudíž jej znají mnohem lépe. eProcesy automatizují schvalování, všechno je dohledatelné a transparentní.

Jaké jsou Vaše plány do budoucna?

Úřad nám teď funguje jako hodinky a my ještě uvažujeme o tom, jak pomoct občanům. Chtěli bychom jim zpřístupnit některé služby 24 hodin denně po sedm dní v týdnu. Přemýšlíme tedy o portálovém řešení, kde bychom mohli nabídnout jak statické informace pro občany města, tak i různé formuláře k vyplnění z pohodlí domova. Věříme, že to nebude problém, protože všechna data máme v jednom systému a pod jednou správou.