Kolín přistupuje k jednáním zodpovědně

Jednání rady či zastupitelstva města bývají někdy emotivní záležitostí. Jejich hladkému a konstruktivnímu průběhu pomůže kvalitní organizační a technická podpora. Ta vyřeší podružné záležitosti (formátování dokumentů, hledání a zobrazování podkladů, přepočítávání hlasů) a zajistí, že účastníci mají k dispozici snadno dostupné aktuální informace a mohou se naplno věnovat obsahu probíraných bodů. V Kolíně takovou podporu získali díky agendám eJednání a eHlasování VERA Radnice. O nich i o přístupu k informačním technologiím obecně mluvíme s tajemnicí MěÚ Kolín PhDr. Dagmar Soukupovou.

Co je pro Vás důležité při jednání vedení města?

Chceme odvádět svoji práci kvalitně, proto kladu důraz na to, aby všichni měli k dispozici všechny podklady v nejnovější verzi a mohli kompetentně rozhodovat. Již přes 8 let nám v tom pomáhá aplikace eJednání. Dnes si již nedovedu představit, že bychom si posílali podklady a jejich různé úpravy a doplnění e-mailem, jako tomu bylo dříve. Využíváme verzování dokumentů a nastavili jsme si vlastní workflow, takže proces probíhá přesně podle našich představ.

Co pro práci kromě dobré technologické podpory potřebujete?

Neméně důležitý je i lidský faktor. Na úřadě se necháváme průběžně proškolovat formou webinářů nebo odborných dnů. Před dvěma lety jsme prošli akreditovaným vzdělávacím programem Procesní řízení, jehož část byla věnována oblasti přípravy materiálů pro jednání rady a zastupitelstva. Díky tomu jsme získali další znalosti a dovednosti a seznámili jsme se s novinkami, které šetří práci.

Věřím, že dobré proškolení zajistí vyšší spokojenost kolegů v práci a tím také efektivnější služby pro občany.

Jak probíhá Vaše spolupráce s VEROU?

Průběžně komunikujeme jak v oblasti podpory stávajících řešení, tak i v otázkách rozvoje našeho systému. Oceňujeme, že můžeme spolu diskutovat naše nápady na vylepšení, které jsou inspirací pro další rozvoj VERA Radnice. VERA je schopná navrhnout nová řešení a má technologie pro jejich realizaci. Jedná se o oboustrannou a dlouhodobou spolupráci, která dobře funguje.

Můžete zmínit konkrétní příklad, který vyšel z Vašich přání?

Rady města v Kolíně probíhají každý týden. Máme lety zavedený systém přípravy a výstupů z jednání. Vždy jsou probírány a odhlasovány desítky materiálů, jsou přijímána důležitá usnesení. Při každém hlasování musíte sledovat a ručně zaznamenat, kdo a jak hlasoval. Je to velice náročné, protože jednání probíhá a na „podporu zázemí" se nečeká. Když jsme poukázali na náročnost počítání a přepočítávání hlasů konzultantovi VERY, ukázal nám, že aplikace obsahuje funkci, která tyto problémy vyřeší. Dnes tedy využíváme tablety či notebooky a eHlasování počítá za nás.

Zmiňovala jste aktuálnost informací a workflow. Co se ještě změnilo?

Kolín je velkým městem, které efektivně využívá možností dotačních projektů. Aby bylo vše v pořádku, nejen věcně, ale i formálně, ustanovili jsme na městě roli kontrolora, ale nevěděli jsme, jak a kam tuto roli usadit v zaběhnutém systému workflow. Řešení bylo jednodušší, než jsme si mysleli. Opět nám pomohlo eJednání v aplikaci eÚkoly. Někdy se prostě stačí zeptat.

Co plánujete do budoucna?

Naše plány vycházejí ze dvou zdrojů: z legislativních novinek a z požadavků na zvýšení efektivnosti. Nyní máme v plánu integraci eJednání se spisovou službou. Týdně u nás vznikají stovky „košilek" příloh, usnesení, rovněž programy i zápisy ze schůzí rad. Chtěli bychom využít přínosů, které nám elektronizace veřejné správy nabízí. Když propojíme eJednání se spisovou službou, budeme moci pracovat s těmito dokumenty v digitální formě a snadno vyhledávat i mezi starými materiály a jejich přílohami. Ušetříme čas, který můžeme věnovat  něčemu užitečnému.