Karviná: Kdykoliv zkontrolujeme hospodaření námi zřízených organizací

Vedení města Karviné rozhodlo, že potřebuje mít aktuální a rychle dostupný přehled o hospodaření svých organizací. Nechtěli se ale spoléhat jen na čtvrtletně předávané výkazy. Od června 2018 už všech 12 škol využívá informační systém VERA Radnice a na magistrátu mohou kdykoliv zkontrolovat, jak nakládají s veřejnými prostředky.

Nový trend

Postupující proces elektronizace ve veřejné správě pomáhá mimo jiné hlídat rozpočty ve městech a lze tak snadno zjistit, kdo a za co utratil příslušnou částku. Řádní hospodáři řeší nejen efektivitu vydávaných rozpočtových prostředků na městských úřadech a magistrátech, ale také to, jak ohlídat finance ve zřizovaných organizacích. V Karviné se proto rozhodli nasadit na všechna školní zařízení systém VERA Radnice a získat tak informace o:

• stavu rozpočtu a účetnictví,
• smlouvách a objednávkách,
• přijatých a vydaných fakturách,
• stavu majetku,
• zásobách,
• finančním majetku.

Názor IT oddělení

V Karviné zvolili řešení, kdy je informační systém VERA Radnice příspěvkovým organizacím poskytován centrálně z datového centra magistrátu. Za tímto účelem byl využit dřívější projekt zřízení Technologického centra Karviná, prostřednictvím kterého je poskytován mj. také elektronický systém spisové služby.  

Vedoucí oddělení informačních služeb Mgr. Jiří Jarema k tomu řekl: „Instalace systému VERA Radnice a jeho virtualizace do datového centra magistrátu umožnila značně zjednodušit nejen samotnou implementaci systému, ale také jeho další správu a údržbu. Významným aspektem je také zajištění vyšší bezpečnosti dat než v případě samostatných instalací v jednotlivých školách. V tuto chvíli systém využívají všechny naše školy a již zvažujeme jeho rozšíření na další příspěvkové organizace."

Celou implementaci systému v Karviné zastřešoval správce aplikací Ing. David Uherek, který dodává: „Implementace proběhla podle schváleného časového harmonogramu, přičemž nejvíce času zabral import majetkových karet. Trochu jsme se obávali, jak budou zaměstnanci škol na změnu reagovat a jak se s novým programem naučí pracovat. I přes drobná „zaškobrtnutí", která podobné projekty provázejí, to nakonec zvládli bravurně. Na tomto místě je nutné poznamenat, že bez jejich součinnosti by projekt nebylo možné úspěšně realizovat. Všichni uživatelé nového systému prošli  školením a samozřejmě se na nás občas obracejí s žádostí o radu. Pokud je to nad naše možnosti, můžeme využít helpdesk nebo hotline společnosti VERA. Zatím jsme společně dokázali vyřešit všechna úskalí a se systémem jsme spokojeni. "

Podklady pro vedení

Vedení teď může pomocí analýz porovnávat hospodaření jednotlivých organizací, jak v čase, tak mezi sebou. Může obratem zasáhnout a učinit rozhodnutí na základě aktuálních údajů, což se může hodit například před koncem roku.

Mezi další bonusy patří:

• Předávání informací – když všichni pracují v jednom systému, mohou si pomáhat, případně se zastoupit;
• Automatizace – automatické zakládání vybraných záznamů na základě uživatelsky definovaných předpokladů (např. předkontační záznamy, záznamy k DPH, záznamy k PAP aj.);
• Shodné pracovní postupy – díky společné metodice a číselníkům;
• Eliminace chyb – ke kterým jinak dochází při předávání výkazů;
• Snížení nákladů – na školení i správu systému díky jednotnému prostředí.

Příklad z Karviné

Ať už město používá informační systém VERA Radnice, nebo ne, nasazení jednotného systému na příspěvkové organizace jako v Karviné je krok správným směrem. Nastaví se jasné procesy a informace budou v dohledatelné elektronické podobě. Jednotné a rychle zpracované výstupy pak můžete poskytnout všem – vedení, auditorům, zastupitelům nebo občanům.