Jihlava: Komplexní systém je víc než souhrn agend

Magistrát města Jihlavy v roce 2015 podnikl zásadní změnu v oblasti informačních technologií. Několik dílčích informačních systémů, které pracovníci úřadu využívali, se rozhodl nahradit jedním komplexním řešením. Tím se stal informační systém VERA Radnice. 

Nabízí se otázka, co vedení města vedlo k rozhodnutí udělat tak velkou změnu. Vladimír Křivánek, vedoucí odboru informatiky magistrátu, podává vysvětlení:

„Ještě v roce 2015 jsme používali šest informačních systémů. Nejpalčivějším problémem, který jsme museli řešit, byla neprovázanost jednotlivých agend. Údaje se z jedné agendy musely přepisovat do druhé a po občanovi referenti požadovali podklady, které už předložil na jiném odboru. Každý program měl vlastní správu identit a adres (obyvatel a osob), na ISZR byly napojeny jen některé agendy. Někteří dodavatelé si totiž s napojením nedokázali poradit anebo měli neakceptovatelné finanční požadavky.

Se spisovou službou byla propojena také jen vybraná část systému přes vnější rozhraní. Často jsme museli řešit problémy a balancovat tak mezi několika firmami. Pro informatiky bylo náročné se o všechny systémy starat a aktualizovat je, stejně jako pro uživatele bylo komplikované, že se museli učit pracovat s několika programy. Pro vedení úřadu bylo stěžejní, že celkový přehled o hospodaření města se musel ručně zpracovávat, což zabíralo hodně času, a přitom se nedalo podívat na aktuální čísla."

Představitelé města tak pověřili odborné pracovníky na odboru informatiky, aby vymysleli koncepci rozvoje informačních technologií města. Ta samozřejmě zahrnovala i maximální sjednocení stávajících systémů. Informační systém VERA Radnice tak zastřešil ekonomické, majetkové, příjmové a správní agendy a napříč úřadem se začal využívat jednotný modul Smlouvy.

Období implementace trvalo pět měsíců s následnou několikaměsíční podporou. Projekt, který svým rozsahem a nastavenými smluvními termíny zasahoval ve fázi přípravy a zpracování analýzy do období prázdnin a nasazením do produkčního prostředí ke konci roku, byl značně náročný nejen na koordinaci, ale také hlavně pro vytíženost klíčových uživatelů jednotlivých agend a informatiků úřadu. Školení, nastavení systému a testovací provoz až do akceptace proběhly v termínu, přestože byla prováděna nelehká migrace dat ze stávajících systémů a bylo provedeno značné množství školících cyklů. Uživatelé si po proškolení na celý systém postupně navykli. Během implementace se také uskutečnila řada odborných diskuzí, které u některých agend daly podnět k jejich rozvoji. Díky realizaci těchto nápadů se také zvýšil uživatelský komfort.

„Přestože implementace tohoto rozsahu zabere množství času, který je nad rámec běžných pracovních povinností zaměstnanců, jsme rádi, že jsme se pro tuto výraznou změnu rozhodli. Nyní referenti nemusí zadávat duplicitní údaje, mají jedno prostředí a my vedeme uživatele jen na jednom místě a snadněji se nám systém udržuje. Máme jen jednu databázi, jednotnou technologii a pouze jednu aktualizaci pro celý systém. IS VERA Radnice je napojen na ISZR a další registry (ARES, ISKN, ISEP, kompozitní služby…), a protože jsou data pohromadě, bude snazší vytvářet manažerské přehledy. Ve finále máme i nižší provozní náklady, protože neplatíme mnoha firmám za různá rozhraní," uvádí Vladimír Křivánek.

„V následujícím roce (2016) jsme se rozhodli k ještě hlubší integraci, která spočívala ve výměně spisové služby a jejímu vzájemnému napojení na všechny agendové systémy. Pro úřad se jedná o páteřní systém, a tak to změna nebyla rozhodně jednoduchá. Ale víme, že výhody nyní převažují nad počátečními obtížemi," doplňuje Vladimír Křivánek.

Jaké jsou plány do budoucna? IS VERA Radnice je systém, který odpovídá požadavkům eGovermnentu a je připraven na jeho budoucí vývoj. „Díky tomu můžeme i my plánovat naši další budoucnost. Vím, že máme za zády dodavatele, který se věnuje výhradně veřejné správě, sleduje legislativu a je na něj spolehnutí. Uvažujeme i o dalším rozšíření IS, například o skenování faktur nebo Portál občana, abychom usnadnili našim občanům komunikaci s úřadem," uzavírá náš rozhovor Vladimír Křivánek.