Jak v Chotěboři sjednotili informační systémy

Stále nové požadavky, trendy i legislativní změny kladou na úřady nebývalé nároky. Jak se s nimi popasovali v Chotěboři? O zkušenostech s výběrem a nasazením nového informačního systému si s námi povídal tajemník Ing. Milan Linhart.

Důvody ke změně

Každý se obává změny informačního systému. Chotěboř, stejně jako mnoho dalších měst, už ale přestal bavit stav, kdy jsou jednotlivé programy roztříštěné, vzájemně spolu nekomunikují, úředníci musí neustále zadávat stejné údaje a plýtvá se časem – jak referentů, tak lidí, kteří úřad navštěvují. K tomu bylo snadné připočítat si náklady (nejen finanční), které stojí jednotlivá rozhraní nebo implementace novinek typu GDPR. Všichni také chtěli úřad rozvíjet – například usnadnit elektronickou komunikaci s občany, zvýšit bezpečnost pomocí měření rychlosti na rizikových úsecích nebo zmodernizovat proces provázející jednání Rady či Zastupitelstva města.

Příprava požadavků

Pověření pracovníci úřadu společně s tajemníkem připravili interní seznam požadavků, které nový informační systém musí splňovat. Mezi hlavní kritéria patřilo například využití pouze jedné databáze, zadávání údajů pouze jedenkrát, aby probíhaly automatické kontroly na základní registry a aby bylo vše provázané přes spisovou službu a ekonomické moduly. Došli také k závěru, že výhodnější bude pořídit řešení od jednoho dodavatele, kde budou komunikovat s jednou kontaktní osobou a zároveň bude možné snadno přidávat nové moduly. Ve výběrovém řízení zvítězila společnost VERA s informačním systémem VERA Radnice.

Implementace

„Implementace proběhla vcelku rychle. Naši pracovníci absolvovali dostatek podrobných školení a v krátké době přešli na nové programy. Nejrychleji se to zdařilo u agend, kde bylo technicky i obsahově možné automatizovaně překlopit data ze starého systému. Kromě VERA Radnice používáme z jiných významnějších systémů pouze ty, které nám zajišťují vedení mezd, evidenci docházky, veřejných zakázek a GIS. Se společností VERA aktivně spolupracujeme na vylepšování jednotlivých modulů a šablon. Upozorňujeme ji, když objevíme nějakou chybu, a podílíme třeba také na vývoji software pro GDPR," uvádí Ing. Milan Linhart.

Nej moduly

Jaké tři moduly jsou pro Chotěboř nejzajímavější nebo nejpřínosnější? Ing. Milan Linhart odpovídá: „Nelze jednoduše vybrat tři moduly, protože hlavní výhoda spočívá v propojenosti celého systému. Za nejužitečnější určitě považuji eProcesy, Portál občana a spisovou službu."

eProcesy

S administrativou, úsporou času i lesů pomohlo nasazení eProcesů – elektronických schvalovacích procesů. Doklady jsou snadno dohledatelné, včetně jejich životního cyklu, a lidé mají k dispozici informaci o stavu a blokacích v rozpočtu, což schvalování ulehčuje. Vše probíhá v souladu se zákonem o finanční kontrole. Úřad má jistotu, že nebyl vynechán žádný stanovený krok schvalovacího procesu, je zajištěna transparentnost a kontrola na disponibilní finanční prostředky.

Portál občana

Portál občana umožňuje lidem, aby v režimu 24/7/365 přistupovali „do úřadu". Mohou se podívat na své konto a pomocí platební brány rovnou zaplatit poplatky, které mají vůči městu. Jsou na něm dostupné formuláře pro řešení životních situací. Ty v online podobě umožnují tzv. úplné elektronické podání (zjednodušeně podání, kdy komunikace probíhá výhradně elektronicky), zároveň je možné si stáhnout klasické formuláře ve formátu například docx nebo pdf. Vyplněné formuláře pak končí ve spisové službě nebo až přímo v příslušné agendě. Portál občana však obsahuje řadu dalších funkcí, které pomáhají občanům a firmám. Chotěboř se společností VERA intenzivně spolupracuje na jeho rozvoji, protože sama velmi dobře ví, co lidé nejvíce ocení.

Spisová služba

Klíčová aplikace pro komplexní řešení správy dokumentace je Spisová služba, která zabezpečuje celý proces zpracování dokumentů přicházejících a vznikajících na úřadě. Je provázána do všech agend informačního systému a umožňuje uživatelům přistupovat k dokumentům přímo z agendy. Spisová služba je v souladu s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, GDPR a zajišťuje splnění řady souvisejících zákonů, čímž se stává uceleným systémem z pohledu správního řízení.

Rada na závěr

„Závěrem bych poradil kolegům, kteří uvažují o změně informačního systému, ať si postup dobře připraví a promyslí si požadavky, které mají. Měli by se také porozhlédnout po trhu a zjistit, co jednotliví dodavatelé nabízí a jak ke svým zákazníkům přistupují v průběhu běžného provozu. S odstupem a po zkušenostech se zaváděním nového informačního systému mohu říct, že změna v našem případě rozhodně měla smysl," uzavírá Ing. Milan Linhart.