Implementaci plánuji stejně pečlivě jako dovolenou

Ing. Ilona Veverková hájí verácké barvy již pátým rokem. Působí jako obchodní a projektový manažer většinou na Moravě. Cesta k úspěšnému nasazení softwaru může být klikatá a vyžaduje pečlivé plánování, spolupráci a porozumění potřebám zákazníka. Ilona nám prozradila, že je „plánovací typ" nejenom v práci, ale i v soukromí.

Které momenty jsou při implementaci klíčové?

Na počátku všeho je rozhodnutí úřadu. Rozhodnutí ke změně a k akci. Důvodů může být celá řada jako např. snížení rizika chyb při ručním zadávání dat nebo přenosu mezi dvěma a více systémy, centralizace dat do jednoho místa usnadňující jejich analýzu a reporting, lepší sledování a kontrolu procesů, jednotné uživatelské ovládání apod.
Zákazníci nám říkají, kam chtějí jet, a my, jako průvodci na jejich digitální cestě, jim pomáháme dosáhnout stanovených cílů a získat maximální spokojenost.

Analýza potřeb a očekávání

Nejdůležitějším krokem je pečlivé prozkoumání a vyhodnocení požadavků a představ
Jak na to? Třeba jako při plánování dovolené, když ještě nevíte, kam chcete jet nebo co přesně od dovolené očekáváte. Odpočinek, akci, dobrodružství? Moře, hory, památky? Kolik mám našetřeno? Na jak dlouho pojedu?
Když se přeneseme do IT světa, tak hledáme odpovědi na otázky typu: Co od nového IS očekáváme? Jaké oblasti naší činnosti chceme v novém IS řešit? Jak je řešíme nyní? Chceme digitalizovat? Jaké jsou naše technologické, finanční a časové možnosti?

Důkladný plán a komunikace se zákazníkem

Na začátku nasazení nového IS vytvoříme se zákazníkem detailní projektový plán. To je jako pečlivé plánování cesty před odjezdem na již zmiňovanou dovolenou. Definujeme cíle, stanovíme etapy, určíme délku cesty a kdo pojede. Někdy se můžeme setkat s neočekávanými překážkami, jako jsou změny počasí nebo uzavírky cest.
Tak jako nám navigace pomůže s přepočítáním trasy, i my společně se zákazníkem na základě nových skutečností a požadavků aktualizujeme plán. Bez ohledu na změny na trase ovšem zůstává cíl stále stejný, dostat se do plánované destinace. Ve světě projektů to znamená úspěšně dokončit implementaci, dosáhnout stanovených cílů a spokojenosti zákazníka.

Školení uživatelů a testovací provoz

Pro uživatele ta nejdůležitější a zároveň ta nejtěžší etapa. Naučit se nové pojmy, zkratky, postupy. Vezměme si náš příklad s dovolenou. Přijedete do neznámého města, nevíte, kde je jaká ulice, restaurace, obchod, hotel. Jak tímto městem procházíte, mapujete si prostředí, stanovujete si orientační body.
Stejně tak při učení ovládání nového informačního systému si uživatelé postupně vytváří mentální mapu informací a souvislostí. Postupně získávají jistotu svých kroků a nové postupy pak začínají začleňovat do své každodenní práce. V této etapě se stává palivem projektu káva a nejlepším přítelem čokoláda.

Monitoring a podpora po implementaci

Po úspěšné implementaci je důležité zajistit dohled nad reálným provozem a pomáhat zákazníkovi zejména v jeho začátcích. Poimplementační podpora zahrnuje také aktualizaci systému a doplňující konzultace v průběhu času.
Stejně jako po dovolené občas prohlížím fotografie a napíšu novým přátelům, tak i v projektu dohlížím na rutinní provoz a spolu s kolegy poskytujeme podporu, aby nový systém plně sloužil uživatelům i vedení.

Má práce mě baví a mám vždy radost, když si po nějaké době projekt „sedne", uživatelé si zvyknou na nový způsob práce a dokážou ocenit i jeho přínosy. Aby k tomu došlo, je nezbytné dobré proškolení. Ideálně opakovaně. Uživatelé prostě musí dostat nové postupy do hlavy, do prstů… Když člověk ví, co a jak má dělat, práce mu jde rychleji, baví jej a je kolem něj pozitivní atmosféra.

Přeji si, aby všichni uživatelé našeho systému procházeli jeho funkcemi s lehkostí a radostí, podobně jako se s lehkostí a radostí procházejí krásnou přírodou v létě na dovolené.