Frýdlant nad Ostravicí: Od radarů k sociálním agendám

Beskydskou obec Bílá protíná frekventovaná silnice, kde rychlá jízda neukázněných řidičů ještě donedávna ohrožovala místní obyvatele i četné turisty. Z uvedeného důvodu byl ke zvýšení bezpečnosti instalován radar a kamerový systém, jehož správou byl pověřen Frýdlant nad Ostravicí (obec s rozšířenou působností), který však pro zpracování přestupků z kamer neměl informační systém a musel proto hledat nové řešení. To se osvědčilo natolik, že se postupně stalo součástí širší digitalizace dalších agend úřadu. O cestě od radarů k sociálním agendám mluvíme s vedoucí odboru dopravy MěÚ Frýdlant nad Ostravicí Mgr. Zdeňkou Kaplánkovou, MPA.

Po prvních zkušenostech z Bílé jste instalovali i radary v Nové Vsi a Nové Dědině. O kolik procent vzrostl počet dopravních přestupků, když celkově porovnáte období bez kamer a období s kamerami?

Spíše než procentuální srovnání má větší vypovídací schopnost absolutní počet přestupků, kdy např. v roce 2021 jsme měli k projednání 525 přestupků. V loňském roce, kdy už probíhalo měření rychlosti ve třech lokalitách (Bílá, Frýdlant nad Ostravicí – část Nová Ves a část Nová Dědina) to bylo celkem 37 750 přestupků. S tímto nárůstem bylo nutné také navýšit počet pracovníků, kteří se této agendě věnují. V roce 2021 zpracovávaly přestupkovou agendu dvě pracovnice, dnes je to celkem šest pracovnic, z nichž dvě zpracovávají výzvy k uhrazení určených částek a čtyři se věnují správnímu řízení.  Přestože je měření rychlosti stále považováno za nechvalný nástroj pro zklidnění dopravy, doprava se ve výše uvedených lokalitách opravdu zklidnila.

Jak probíhal proces výběru systému pro automatizované zpracování dopravních přestupků?

V době, kdy obec Bílá začínala uvažovat o umístění měřících zařízení ve své obci, jsme započali přípravu pro zajištění softwaru pro automatizované zpracování přestupků. V roce 2022, kdy už bylo jasné, že zhruba od září započne měření rychlosti v dané obci, byla zřízena i městská policie a pořizovaný systém musel být kompatibilní i se softwarem pro městskou policii. Pro získání elementárního přehledu jsme navštívili několik okolních obcí, které již rychlost měřily a přestupky již zpracovávaly, a jak bylo zjištěno, v různých systémech. Mezi vytěženými obcemi byl např. Frýdek-Místek, Ostrava, Havířov, Orlová a Kopřivnice.  O výběru dodavatele pak rozhodly reference, cena, profesionální přístup dodavatele, a především technická specifikace softwaru.

Naší volbou se stal informační systém VERA Radnice. Postupně jsme pořídili SW pro čtyři agendy, a to pro městskou policii, přestupkové řízení, automatizované zpracování přestupků a příjmy. Propojení těchto čtyř agend pro nás znamenalo snížení administrativy a pracnosti řešení přestupků, přes obrovský početní nárůst zrychlení jejich zpracování a zvýšení efektivity celého procesu, možnost zavedení elektronické korespondence a v neposlední řadě i automatizované vymáhání pohledávek.

Co všechno je třeba udělat po nasnímání přestupku a co z toho za vás nyní dělá systém?

V současné době proces probíhá tak, že městská policie elektronicky oznámí přestupek, ten se po načtení zaeviduje ve spisové službě a k tomuto oznámení se automaticky vygeneruje výzva k uhrazení určené částky. Pracovnice, která zpracovává přestupek, po kontrole tuto výzvu elektronicky podepíše a odešle hybridní poštou adresátovi. Jakmile je zásilka doručena adresátovi, načte se elektronická doručenka. Další kroky, související s automatizovaným zpracováním, jsou kontrola platby a následné automatizované ukončení ve formě odložení přestupku nebo předání do správního řízení. Samozřejmě, že vše lze zpracovávat v hromadných dávkách. Popsaný proces jsme před zavedením IS VERA dílem nebyli schopni provádět vůbec, dílem se prováděl „manuálně", s omezenými možnostmi propojení jednotlivých agend.

Proces zpracování přestupků plynule přechází ze správní do ekonomické oblasti. Součástí řešení jsou proto také agendy Příjmy, Pokladna, Platební karty, Banka nebo Vymáhání pohledávek. Nový systém se tedy netýkal pouze odboru dopravy. Jak vzpomínáte na implementaci?

Jak už jsem uvedla výše, pořízení IS VERA se týkalo i finančních agend, konkrétně modulu „Příjmy", a to z důvodu zpracování velkého množství přestupků, kdy cílem bylo usnadnění práce s bankovními výpisy a párováním plateb. Rovněž modul „Vymáhání" byl pro nás velkým přínosem, jelikož v minulosti byly veškeré pohledávky evidovány a zpracovávány ručně. Pořízením modulu se práce s pohledávkami podstatně zjednodušila a zautomatizovala, a hlavně propojila s agendou přestupků.

Samozřejmě jako vše nové, implementace nového software a jeho propojení s pevně danými softwarovými nástroji vyžadovala velkou míru trpělivosti. Část věcí se tzv. dodělávala za pochodu, v ostrém provozu, a také jsme zjišťovali, že pro dobře fungující proces zpracování přestupků bude nutné rozšíření o další moduly – ne vše bylo možno předem předvídat a na vše se předem připravit. Nicméně všechny kolizní body se díky nadstandardnímu nasazení a přístupu technické podpory společnosti VERA bez omezení chodu úřadu podařilo odstranit a po proškolení zaměstnanců je systém plně využívaný, funkční a zejména stabilní i při propojení s produkty dalších dodavatelů.

Jaké byly začátky práce v novém systému?

Začátky byly náročné, protože pro nás byl nový nejen systém, ale i samotné měření rychlosti a s tím související zpracování přestupků. Učili jsme se všichni, jak děvčata zpracovávající přestupky, tak i kolegyně na finančním odboru, zejména však kolegové z IT, kteří vše zastřešují. Dílčí nedostatky, které jsme zaznamenali v samotném systému, jsme operativně řešili s kolegy z VERY. Něco se podařilo spravit okamžitě, jindy to dalo kolegům z VERY dost práce. Chtěla jsem mít perfektní systém, který bude pracovat tak trochu i podle mých představ, a tak jsem programátory možná i trochu potrápila. Nicméně všichni, kteří systém využívají, se výborně zapracovali a ze strany VERY mám velkou podporu.

Jak jste uvedla, postupně jste systém rozšířili také o spisovou službu, účetnictví a rozpočet. Co Vás k tomuto kroku vedlo?

Rozšíření o další agendy bylo logické a nutné. Když vám fungují příjmy, ale nejsou propojené s výdaji, pak vás to samo nasměruje. Výdaje, Účetnictví, Smlouvy včetně schvalovacích procesů, Rozpočet, Portál občana i Platební portál byly agendy, které na sebe navazovaly a o kterých jsme věděli, že budou velkým přínosem. A také, že jsou. Dnes už si práci ve „starém" systému neumíme představit. Myslím si, že největší krok jsme udělali v souvislosti s přechodem na novou spisovou službu. Všechny menší pořizované agendy se týkaly poměrně úzkého okruhu uživatelů, ovšem pořízení spisové služby se týká doslova všech zaměstnanců. A to je krok, který už musíte opravdu hodně zvážit. Nicméně provázanost všech agend IS VERA byl hlavní důvod pro pořízení modulu spisové služby, umožnil sjednocení podoby dokumentů, snadnou a přehlednou správu elektronické úřední desky, přehledné uložení dokumentů atd. To vše byla podrobná specifikace možností tohoto modulu, která nás přesvědčila.  A nutno říci, že to byla dobrá volba.

Při elektronizaci úřadu bývá většinou trochu stranou oblast sociálních činností. Jaké to bylo u Vás?

V rámci komplexní digitalizace městského úřadu a propojenosti všech agend jsme se po zavedení nové spisové služby rozhodli rozšířit IS VERA ještě o sociální agendy, protože sociální práci považujeme za velmi důležitou a pracovně náročnou. Sociální pracovníci, kteří jsou často přetíženi administrativou, mohou využít moderní nástroje k tomu, aby se více věnovali klientům a méně času strávili papírováním. Jakékoliv usnadnění práce např. v podobě přehledného vedení evidence či plánování činností sociálních pracovníků, považujeme za přínos a optimalizaci pracovního prostředí.

Když se ohlédnete za celou cestou – od radarů až k sociálním agendám – co považujete za největší přínos spolupráce s VEROU?

Když se ohlédnu zpět, tak to budou čtyři roky, kdy jsme pořídili první agendy IS VERA Radnice.  Po dobu tří následujících let jsme systém rozšiřovali tak, abychom si mohli říct, že máme jeden plně funkční komplexní systém, který nám propojil různé odbory úřadu do jednoho celku. Zefektivnili jsme úřední procesy a připojili se tak k digitalizaci veřejné správy. Občanům nabízíme moderní prostředí elektronické úřední desky, „rozklikávací" rozpočet, portál občana, platební portál, který je skvělou službou při úhradě poplatků a pokut, a v neposlední řadě komunikaci prostřednictvím ePodatelny a v podstatě i komunikaci se státem. IS VERA se stal spolehlivým nástrojem pro výkon naší každodenní práce a výrazně zautomatizoval a rozšířil naše možnosti.

A nesmím zapomenout zdůraznit, že bez vynikající spolupráce s Key Account Managerkou Ing. Ilonou Veverkovou a ostatními metodiky a konzultanty, kteří se nám plně věnovali a věnují dosud, bychom takový kus cesty k digitalizaci pracovního prostředí sami nedošli.

Děkujeme za rozhovor. Přejeme, aby se Vám i Vašim kolegům ve Frýdlantu nad Ostravicí dobře pracovalo a občanům dobře žilo.