Elektronické schvalování, podepisování a automatická archivace ekonomických dokumentů

21. století je obdobím digitalizace. Postupně se ve všech oblastech nahrazuje papírová podoba elektronickou formou. I  připravovaný nový zákon o  účetnictví, který byl zatím odložen, počítá s tím, že od 01.01.2027 bude účetnictví veřejných subjektů vedeno pouze v technické neboli elektronické formě. 

Co všechno z ekonomiky lze ve VEŘE elektronicky?

Společnost VERA již s procesem elektronizace v ekonomických agendách začala před mnoha lety agendou eProcesy pro Finanční kontrolu. Tento modul nedávno doplnila o Schvalování smluv. Nyní svou nabídku rozšířila o Elektronické podepisování účetních dokladů a dokumentů v agendě Účetnictví a automatické vytváření spisů do SSL v agendě Výdaje. 

Automaticky z Účetnictví do SSL

V Účetnictví je nyní možné generovat soupisy účetních dokladů, účetní výkazy a knihy, daňová tvrzení, dokladovou inventuru i jiné dokumenty (přehledy, sestavy) k elektronickému podpisu prostřednictvím eProcesů, a založit tyto podepsané dokumenty do automaticky vytvořených spisů ve Spisové službě. Můžete si i nastavit, jak často se vám budou spisy zakládat, i podle jaké logiky, zda podle věcné skupiny nebo druhu dokumentu. Rovněž máte možnost k jednotlivým číselným řadám připojit různé vzory soupisů účetních dokladů pro archivaci. Do vytvořených spisů můžete nahlédnout přímo z agendy Účetnictví, aniž byste museli vstupovat do Spisové služby. 

Výdaje

Ve Výdajích je nově možné nakonfigurovat, zda se mají spisy tvořit automaticky a zda se mají do nich ukládat ePrůvodky. Při automatické tvorbě se zakládá ke každé faktuře samostatný spis pod názvem – evidenční číslo / číselná řada / rok, který obsahuje fakturu, přílohy k faktuře a ePrůvodky po dokončeném procesu finanční kontroly. I v tomto případě je možné nahlížet do jednotlivých spisů přímo z agendy Výdaje.

Obě novinky jsou zahrnuty do verze 20.06. Automatické vytváření spisů faktur a ePrůvodky do SSL jsou součástí licence PV-E (Výdaje eProcesy). Pro elektronické podepisování účetních dokladů a dokumentů je nutná nová licence – QR-S (Účetnictví – schvalování).
Věříme, že obě naše novinky využijete a oblíbíte si je. Malá ukázka byla předvedena na  květnových EKO dnech ve Vlašimi. Podrobněji tyto novinky představíme na Konzultačních dnech Účetnictví na našich pobočkách, které se budou konat v prosinci v termínech zveřejněných v minulém eZpravodaji. 

Co přijde dále?

Tímto krokem v procesu elektronizace však nekončíme. Postupně budeme elektronické podepisování dokladů a automatickou tvorbu spisů zapracovávat do dalších ekonomických agend – Příjmy, Fakturace, Pokladna, Banka, Majetek, Sklady a Tvorba rozpočtu.