Chotěboř: Sociální agendy vedeme elektronicky

Vedení města Chotěboř se v roce 2016 rozhodlo sjednotit informační systém, který pracovníci úřadu denně využívají. Chtěli tím dosáhnout zvýšení efektivity i úspory nákladů. Vždyť o spravované území s více než 22 tisíci obyvateli se stará jen 80 úředníků. Musí tak zvládnout administrativu v daleko menším počtu, než je obvyklé. S tímto jim pomáhá informační systém VERA Radnice. K rozhovoru jsme pozvali informatika Ing. Jana Vlacha, který nám řekl, jak systém používají na odboru sociálních věcí.

Používali jste v minulosti nějaký software pro činnost OSPOD?

Před informačním systémem VERA Radnice (dále jen IS VERA Radnice) jsme dlouhodobě žádný informační systém nevyužívali. Proto jsme požadovali řešení, které bude pokrývat co možná nejvíce agend, které vykonáváme. Zároveň jsme chtěli, aby agendy byly co nejvíce provázané. IS VERA Radnice naše požadavky splňoval. Rada města řešení schválila, takže jej bylo možné naimplementovat.

Obával jste se přechodu na nový systém a jak proběhla implementace?

Přechod na jiný informační systém je velkým krokem, který má svá úskalí. Já jsem se ale obecně na změnu těšil, a to především z toho důvodu, že jeden systém bude pokrývat velkou část agend městského úřadu a nebudeme muset používat několik informačních systémů.

Sociální agendy jsme netrpělivě očekávali z důvodu usnadnění práce, vyhledávání dat a tvorby statistik. Implementace proběhla bez větších potíží, pracovníci byli proškoleni zaměstnanci VERY a přechod na ostrý provoz proběhl vcelku bez problému. Jediným větším nedostatkem byla naše databáze, kde docházelo často k zamykání tabulek a v souvislosti s tím k chybám v aplikaci. Problém byl vyřešen přechodem na databázi ORACLE.

Praxe OSPOD v rámci České republiky se přece jen často v detailech liší. Nebyl problém zajistit soulad s metodickými požadavky Vašeho krajského úřadu?

Na žádný problém jsme zatím nenarazili, systém je konfigurovatelný a vzory lze snadno uživatelsky upravit. Nebáli jsme se do úprav pustit sami. Navázali jsme tedy na dosud využívané vzory a zapracovali si je do IS VERA Radnice. Následně jsme vzory poskytli k využití pro další sociální odbory.

Jaké hlavní přínosy spatřujete v tom, že OSPOD používá pro svou činnost IS VERA Radnice a nedrží se pouze spisové dokumentace v listinné podobě?

Přínosem je zajisté možnost zpracování statistických údajů a ověřování elektronické evidence obyvatel. Další nespornou výhodou je rychlé vyhledání daného dokumentu, nahlédnutí do elektronického spisu.

IS VERA Radnice, resp. jeho Sociální agendy používáte už zhruba rok. Mohl byste zhodnotit, jak jste s ním spokojený Vy a pracovníci?

Na začátku mi trvalo nějakou dobu, než jsem si na nový informační systém zvykl. Z hlediska uživatelské přívětivosti na tom nebyl příliš dobře. Tento problém ale z velké části vyřešila 17. verze informačního systému, která byla zaměřená na optimalizaci nejen technologickou, ale i uživatelskou – systém má moderní design a zároveň je mnohem více intuitivní. Obecně hodnotím velmi kladně 17. verzi informačního systému.

Na odboru sociálních věcí jsou uživatelé také spokojeni. S příchodem informačního systému se jim práce ulehčila. Pozitivně hodnotí také metodickou podporu a reakce na naše podněty. V současné chvíli si dovolím říct, že našim problémům se věnuje velmi dobrý tým konzultantů.