5 kroků pro elektronický úřad

Asi si říkáte, že elektronický úřad již máte. Máte software na účetnictví, zavedli jste spisovou službu a většina odborných agend úřadu také využívá nějakou aplikaci. Co tedy ještě chybí? Když připravujete slavnostní večeři, nestačí, že nakoupíte suroviny, které jsou samy o sobě skvělé. Snažíte se vybírat takové, které spolu ladí a podporují svoje chutě navzájem. Tak povýšíte jídlo na gurmánsky zážitek. Ingrediencí, která dokáže povýšit na špičku informační systém, je integrace a z ní plynoucí synergické efekty. Jak jich dosáhnout?

Činnost úřadu je různorodá a vstupy do něj putují různými cestami. Občan vyplní na místě vytištěný formulář a slečna za přepážkou na jeho základě provede v systému přihlášení psa. Poštovní doručovatelka přinese faktury, na účtárně k nim připojí košilku a pošlou je do podpisového kolečka, aby po schválení bylo možné podat příkaz k úhradě. Nový obyvatel města zašle přes portál občana přihlášení k platbě za komunální odpad. Z kamerového systému jsou do spisové služby úřadu nahrány záznamy o porušení dopravních předpisů (rychlost, jízda na červenou...). Všechny výše zmíněné situace se týkají města a jeho občanů a všechny jsou iniciovány napsanou, vytištěnou nebo elektronicky zaslanou informací. Jak se to dá dělat jinak?

1.    Dokumenty procházejí jednou vstupní bránou a ukládají se na jedno centrální úložiště

Když přijdou informace jednou vstupní branou, stane se Vaše podatelna centrálním místem, kde je každý dokument, každé podání, každá došlá informace zaznamenána, uložena do spisové služby a přidělena ke zpracování. To znamená, že podatelna eviduje všechny zprávy z datové schránky, všechny zásilky doručené poštou, či některou z doručovacích služeb a všechna podání z portálu. Papírové dokumenty jsou ideálně na skenovací lince převedeny do elektronické podoby.

2.    Informace putují elektronicky a v každém okamžiku lze sledovat jejich stav

Když mají všechny informace jednu vstupní bránu (podatelna) a jsou dohledatelné na jednom místě (úložiště spisové služby) mohou se pustit na svoji pouť úřadem. Aby se cestou neztratily, nebo někde nezdržely moc dlouho, aby nezůstaly omylem v šuplíku kolegyně, která zůstala náhle na nemocenské, neposílejte je na cestu v papírové formě. Postup schvalování máte určitě popsán ve vnitřních předpisech. Pokud „schvalovací kolečko" převedete do elektronické podoby, tak dokument (který již podatelna uložila do spisové služby) má přesně danou cestu i časové limity, jak dlouho se může na jednotlivých místech zdržet a v každém okamžiku lze sledovat, v jakém stavu schvalování je a u koho se nachází. Pokud je potřeba ke schválení víc informací, oprávněný uživatel se k nim dostane prostým rozkliknutím. Automatické kontroly v průběhu celého procesu eliminují případné selhání lidského faktoru.

3.    Úřad data zapisuje maximálně jednou

Když referent místních poplatků vystavuje předpis, zadává jméno plátce a částku. Proč by měla paní na pokladně nesmyslně ťukat ty samé údaje do příjmového dokladu? Proč by je měl někdo přepisovat, když bude psát upomínku na zaplacení? A to je jenom jeden malý modelový příklad. Když data v systému již jsou, stačí je automaticky použít. Integrovaný systém Vám takovou možnost nabízí v souladu s koncepcí přístupových práv a dodržením všech bezpečnostních pravidel. Tato idea platí přes informační systém v celé jeho různorodosti a dotýká se všech oblastí.

4.    Úřad data vytěžuje, pokud to jde, vůbec je nezapisuje, pouze přebírá a kontroluje

Pokud občan vyplňuje papírový formulář, musí jej referent přepsat. Portál občana propojený s informačním systémem nabízí možnost vyplnit elektronický formulář, ze kterého může úřad přímo převzít strukturovaná data bez přepisování. Toto řešení se dnes využívá běžně např. při řešení životních situací.
Dalším způsobem jak „nezapisovat" je vytěžování dat z XML souborů. Pokud přijmete elektronickou fakturu, do účetnictví se na správné místo zapíše dodavatel, částka, lhůty splatnosti atd. Tyto a další údaje pak mohou vstoupit např. do elektronického schvalování, jak jsme o tom již výše psali. Nikdo nic nezapisuje ani nepřepisuje, a v konečném důsledku dojde k zaplacení faktury.
Ještě víc práce za Vás systém udělá, pokud budete používat např. automatizované zpracování dopravních přestupků. Některé úřady se zpracování přestupků z kamer bojí, protože by nezvládali kapacitně tvorbu a odesílání výzvy k zaplacení určené částky, kontrolu a navazující řízení, včetně možného vymáhání. Kapacitní problémy může vyřešit automatizované zpracování dopravních přestupků. Všechny údaje o tom, kdo, kdy a co spáchal, včetně fotodokumentace, systém převezme z XML souboru a uloží na správná místa v agendách. Následně je zpracuje a připraví k odeslání.

5.    Všem jsou kdykoliv k dispozici informace dle jejich oprávněných potřeb

Stručným shrnutím a smyslem všech předešlých kroků je usnadnit práci, omezit chyby a poskytnout všem oprávněným žadatelům aktuální informace v okamžiku, kdy je potřebují a v rozsahu, v jakém je potřebují.

Jak jste na tom Vy? Rádi Vám pomůžeme pozvednout Váš úřad na novou úroveň. Napište nám na info@vera.cz.