Interní procesy úřadu

Úspěšná firma má zpravidla velmi dobře zvládnuté interní řízení. Zaměstnanci se nezabývají papírováním, nezbytné údaje zadávají do informačního systému. Řadu úkonů vyřeší elektronickou cestou a mohou se tak věnovat své skutečné práci. Pracovníci administrativních oddělení navíc s elektronicky zadanými údaji rovnou operují, což jim šetří mnoho času.

Aby Váš úřad fungoval stejně efektivně a zaměstnanci mohli odvádět kvalitní práci, je vhodné řídit interní procesy v informačním systému. Dochází tak k jejich optimalizaci na úrovni personální, ekonomické i provozní. Úspěch roste úměrně s počtem zapojených oddělení a mírou elektronizace. 

 

Jaké jsou další důvody pro řízení interních procesů v informačním systému?

  • Máte kompletní přehled o situaci na úřadě a můžete ji korigovat.
  • Pracovní postupy jsou standardizované, snadno kontrolovatelné a transparentní.
  • Správná posloupnost jednotlivých kroků a propojení s ostatními částmi informačního systému velmi usnadňuje a zpřehledňuje práci.
  • Souběžně s efektivnějšími vnitřními procesy se snižuje administrativní zátěž.

 

Podporu interních procesů můžeme rozdělit do čtyř kategorií:

Podpora schvalovacích procesů

V celém informačním systému lze rychle a efektivně elektronicky schvalovat interní i externí dokumenty, případně je opatřit elektronickým podpisem, resp. časovým razítkem. Nástroj je postaven tak, aby kopíroval proces schvalování a podepisování u fyzicky tištěných dokumentů a odpovídal legislativním požadavkům.  

Výhodou využití elektronického schvalování je skutečnost, že Vám pomáhá zabezpečit dohled nad celým procesem včetně kontroly plnění termínů. Vedoucí pracovníci tak mají jistotu, že u žádného schvalovacího procesu nebyl vynechán žádný stanovený krok a je zajištěna lepší průhlednost a kontrola nad oběhem dokumentů.

V ekonomických agendách je pro schvalování využívána agenda Elektronické schvalovací procesy.

 

Podpora řízení projektů

Do této oblasti patří především agenda Rozvojové plány a projekty, která umožňuje komplexní správu a sledování investičních i neinvestičních projektů a akcí.

Je v ní veden přehled o všech projektech a akcích, důležitých rozhodnutích týkajících se těchto akcí, souvisejících dokumentech, časovém harmonogramu akce a jeho plnění, hodnotových a finančních ukazatelích v různých životních fázích akce.  

Agenda je propojena s ekonomikou, takže můžete sledovat plánované a skutečné výdaje a čerpání zdrojů, dále pak kontrolovat zaúčtované pohyby v účetnictví. Nové objednávky můžete zadávat přímo a již existující připojovat. Vše je provázáno i s jednotnou správou bankovních účtůRegistrem hospodářských subjektů a spisovou službou.

Není třeba kopírovat a zakládat doklady související s projektem ani sledovat ekonomické parametry projektu v excelu. Všechny informace a doklady jsou sdíleny s ekonomickými agendami a je tak zajištěna nejen jejich úplnost, ale hlavně rychlý přístup k informacím a tedy úspora práce a času.

Z jednotné organizační struktury úřadu jsou využívány údaje pro nastavení oprávnění, zastupitelnosti a zasílání notifikací, upozorňující např. na blížící se konec termínu.

V kontextu interních procesů je výhodná i vazba na Rezervaci zdrojů a Cestovní příkazy. V rezervacích lze plánovat události pracovníkům úřadu a zdroje úřadu (automobily, zasedací místnosti, projektory, atp.), vše se zobrazí v i kalendáři Microsoft Outlook. Každá událost může podléhat procesu schvalování a jsou z ní vytvářeny e-mailové notifikace. Pokud událost vyžaduje cestu, zapisuje se automaticky do Cestovních příkazů účastníků události a po vyúčtování cesty se výdaje a vyčerpané kapacity zobrazí u dané akce.

Řízení projektů slouží k zjednodušení a zpřehlednění komunikace a snazší kontrole mezi rozvojovými, investičními a ekonomickými odděleními. Po závěrečném vyhodnocení realizační fáze můžete použít podklady pro zadávání povinných informací do informačního systému Ministerstva financí ISPROFIN.

 

Podpora jednání

Informační systém VERA Dimenze plně podporuje veškeré aktivity související s jednáním vč. záznamu hlasování, evidencí a sledováním plnění úkolů. Funkcionalita je vhodná zejména pro krajské úřady.

Jakékoliv jednání (například volených orgánů nebo komisí) lze snadno připravit a celý jeho průběh zaznamenat přímo ve webové aplikaci eJednání. Součástí řešení jsou workflow procesy pro tvorbu, správu, schvalování, kontrolu, vyhledávání, prezentaci a export dat. Možné je i propojení na hlasovací zařízení jiného dodavatele nebo hlasování přímo v aplikaci. Všechny operace je možné provádět i na tabletech a chytrých telefonech. Můžete tedy sledovat body jednání na tabletu a v daný moment pomocí něj i hlasovat.

Systém podporuje automatický zápis úkolů z různých usnesení do agendy eÚkoly, která tvoří svou funkcionalitou podporu pro tvorbu, evidenci, delegování a sdílení úkolů v rámci organizace. Lze do ní zadávat jakékoliv úkoly, tedy i nezávisle na jednání. Řešitelé mají vždy přehled o blížících se termínech jednotlivých úkolů, které se jich týkají, mohou také vyhledávat v úkolech již splněných v minulosti. Popis úkolu může být stručný nebo naopak obsáhlejší díky možnosti připojit přílohy. Nadřízení mohou pomocí sofistikovaných nástrojů kontrolovat plnění úkolů svých podřízených. Žádný úkol Vám neunikne.

 

 

Řízení interních procesů je klíčové pro správný chod organizace. V rámci informačního systému je rozděleno do čtyř sekcí, které pokrývají celou oblast. Slouží pracovníkům i manažerům, kteří v rámci manažerských výstupů získají dokonalý přehled o dané situaci.

Sekce Podpora schvalovacích procesů a Střet zájmů jsou vedeny v IS stejně jako na úřadě. Podporu jednání je možné využít pro zasedání pracovní skupiny, komisí apod. Podporu řízení projektů lze využít taktéž pro komplexní správu a sledování připravovaných a realizovaných investičních i neinvestičních projektů a akcí.