Pohledávky a závazky

Informační systém VERA Dimenze zajišťuje centrální správu pohledávek a závazků. Pohledávky jsou ze všech agend shromažďovány v jediné – Pohledávky (Příjmy) – která slouží jako centrum pohledávek. Veškeré závazky jsou spravovány v agendě Závazky (Výdaje), která zajišťuje celý výdajový proces v IS VERA Dimenze.

Výsledkem je přehledná správa celé oblasti zejména pro pracovníky finančních odborů a správce pohledávek. Manažerům jsou k dispozici výstupy v rámci manažerského informačního systému, který umožňuje pohled až do detailu položek.

Samozřejmostí je provázanost na platební moduly, účetnictví, rozpočet, spisovou službu, Registry obyvatel a hospodářských subjektů aj., která umožňuje skutečně efektivní práci.

 

Hlavní výhody řešení oblasti v IS VERA Dimenze

  • Kompletní a centralizovaná správa pohledávek v jediné agendě.
  • Jednoduchá správa závazků.
  • Automatické kontroly na nespolehlivého plátce a insolvenční rejstřík.
  • Integrace se všemi dalšími moduly (účetnictví, rozpočet, spisová služba, registry).

 

Pohledávky

Pohledávka zpravidla vzniká ve specializované agendě, která je přizpůsobena k evidenci pohledávek určitého typu (faktury vydané, pronájmy, pokuty, …). Automaticky se zapisuje do agendy Pohledávky (Příjmy), která slouží jako centrální místo pro správu pohledávek. Po uhrazení (hotovostně, bezhotovostně) je platba automaticky spárována s konkrétní pohledávkou. Díky tomu má pracovník přehled o aktuálním stavu zaplacených i nezaplacených pohledávek napříč celým informačním systémem.

Pokud pohledávka není uhrazena do data splatnosti, nastává proces vymáhání. Řízení s dlužníkem probíhá v rámci jediné agendy, která je flexibilně přizpůsobitelná pro široké spektrum správních řízení (správní řád, daňový řád,…). Těsným propojením na spisovou službu je zajištěna minimalizace pracnosti při vystavování a odesílání dokumentů souvisejících s vymáháním pohledávky.

Aby bylo zajištěno, že své pohledávky po splatnosti přihlásíte včas do insolvenčního řízení, jsou během celého procesu všichni plátci automaticky kontrolováni v insolvenčním rejstříku.

Systém je možné nastavit tak, že v okamžiku spárování přijaté platby s pohledávkou je přijatá částka automaticky připravena k účtování.

 

Závazky

Evidence závazků začíná při uzavření smlouvy nebo vystavení objednávky. U veškerých výdajových dokladů provádí pracovníci elektronické ověření rozpočtového krytí (vyhláška č. 416/2004 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě). Tímto nezbytným krokem se také automaticky provede kontrola na disponibilitu finančních prostředků v rozpočtu.

Po realizaci závazku je doručena na odbor faktura, kterou pracovník v informačním systému prováže se smlouvou nebo objednávkou. Provázáním jsou přetaženy všechny relevantní záznamy z dokladu, včetně finančního krytí. Faktura je doplněna o další nezbytné údaje a po elektronickém schválení proplacena. Po úhradě je platba automaticky propsána k faktuře.

Během celého závazkového procesu jsou prováděny automatické kontroly na nespolehlivého plátce (zákon o DPH).

 

 

Správa závazků je směřována do agendy Závazky (Výdaje), kde se setkávají informace ze všech modulů, které se podílejí na efektivní správě závazků.

Systém je možné nastavit tak, že přijatá faktura i její úhrada jsou automaticky připraveny k účtování.

 

Finanční prostředky

Ekonomické agendy VERA Dimenze představují velmi účinný nástroj pro sledování pohybů a stavu finančních prostředků. Jakýkoliv záznam o příjmu či výdeji peněz je provázán s odpovídající pohledávkou či závazkem a samozřejmě rovněž zachycen i u příslušných smluv či objednávek. Z hlediska odpovědnosti účetní jednotky za nakládání s veřejnými prostředky je z dat zcela zřejmé komu, kolik a na jaký účel se finanční prostředky vynaložily či z čeho vzešly.

Informační systém podporuje všechny běžné formy přijetí/ vydání platby.

  • Pro příjem se jedná o: hotovostní, bezhotovostní příjem, složenky typu „A", SIPO, platební karty.
  • Pro výdej se využívají: hotovostní, bezhotovostní platby a složenky typu „B".

Samozřejmostí jsou i úhrady prostřednictvím platebních karet.  Lze také automaticky načítat elektronické bankovní výpisy a následně položky bankovního výpisu párovat na primární doklady.

 

Co všechno správa pohledávek zahrnuje?

Pohledávky (Příjmy)

Jedná se o základní agendu pro evidenci a správu pohledávek v informačním systému VERA Dimenze.

Pracuje se v ní s předpisy pohledávek z evidenčních příjmových agend nebo s přímo zde vytvořenými pohledávkami. Je jasně a srozumitelně členěna pro práci s osobami (plátci), pohledávkami (předpisy) a platbami.

Můžete spravovat jednotlivé pohledávky nebo využít hromadné akce, včetně tvorby tiskopisů a přehledových sestav. V návaznosti na legislativní požadavky Vám umožňuje tvorbu opravných položek, podmíněných pohledávek, vyřazených pohledávek a jejich aktualizace. Připravuje účelně a rychle podklady pro účetnictví.

S vazbou na Registr obyvatel, Registr osob, Registr hospodářských subjektů a agendami sloužícími k úhradám vytváří komplexní nástroj evidence a správy pohledávek.

Fakturace

Agenda slouží k vystavování běžných dokladů (faktur, zálohových faktur) i daňových dokladů v souladu se zákonem č. 235/2004 Sb., o DPH a zákonem č. 593/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Poskytuje prostředek pro rychlou a efektivní správu fakturovaných pohledávek obce včetně možnosti zajištění oběhu dokladů na úřadě. Samozřejmostí je možnost tvorby faktur ve formátu ISDOC.

Vymáhání pohledávek

Všechny typy pohledávek mohou být vymáhány z této agendy, protože je přizpůsobitelná různým správním řízením (správní řád, daňový řád,…). Agenda je vynikajícím pomocníkem, který vede referenta procesem vymáhání, a to včetně hlídání termínů a dalších funkcionalit, které jsou uživateli ověřeny léty užívaní v praxi.

Připravené šablony pro vytváření dokumentů odpovídají zákonným předpisům, ale současně je možné je upravit podle zvyklostí a metodiky úřadu.

Insolvenční rejstřík

Rozhraní na Insolvenční rejstřík umožňuje monitoring úpadců. Provádí průběžnou hromadnou kontrolu, aby upozornila na plátce evidované v informačním systému VERA Dimenze, kteří vstoupili do insolvence. Úpadci, kteří jsou vedeni v Insolvenčním rejstříku, jsou následně zřetelně označeni na kartě plátce příjmových agend. Na konkrétní záznamy se lze podrobněji podívat (vč. připojených dokumentů) a okamžitě se připojit na ISIR s vyhledáním daného řízení.

 

Co všechno správa závazků zahrnuje?

Závazky (Výdaje)

Agenda Závazky (Výdaje) zajišťuje kompletní evidenci přijatých faktur a poukazů a splnění procesů, které je třeba nad těmito doklady provést. Zapsaný doklad můžete na jednom místě předkontovat, ověřit a následně uhradit. Všechny tyto informace se následně zobrazují v kartě dokladu a jsou k dispozici dalším oprávněným osobám. Pracovní postupy v agendě jsou variabilní, lze je nastavit podle konkrétní metodiky anebo zvyklostí uživatele.

Agenda Vám pomůže splnit povinnosti dle zákonných předpisů – zvláště jsou uplatněny podmínky zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v znění pozdějších předpisů.

Smlouvy

Díky agendě máte k dispozici všechny potřebné informace, tj. co je pokryto smlouvou, co se ke smlouvě váže, termíny vyplývající ze smlouvy, jak je smlouva kryta, jak byla realizována, jaké dokumenty ke smlouvě náleží. Nad každou smlouvou lze sledovat veškeré právní i ekonomické údaje s přímou vazbou na oblast účetnictví, ekonomiky a investičních projektů a majetku.

Objednávky

Centrální evidence objednávek úřadu je nezbytnou, ale hlavně povinnou funkcionalitou. Agenda obsahuje potřebné údaje pro vystavení a odeslání objednávky dodavateli. Disponuje komplexní vazbou na spisovou službu (ukládáním do spisů, přiřazování čísla jednacího z podacího deníku), umožňuje vytváření dokumentů na základě předem definovaných vzorů (Objednací list), připojování příloh a skenování.

Nespolehlivý plátce

Rozhraní je implementováno do všech výdajových agend a při evidenci nového závazku (smlouva, objednávka, faktura) je plátce DPH kontrolován v registru plátců, aby se zamezilo riziku ručení za cizí DPH a současně bylo ověřeno, že se úhrada provádí na správný bankovní účet.

 

Centrální správa pohledávek a závazků umožňuje bezchybnou a efektivní práci v této důležité oblasti. Pokud se Vám sbíhají informace ze všech agend do jednoho bodu, máte vše pod kontrolou.

Princip správy je totožný jako na úřadě, ovšem komunikace probíhá pouze s vybranými agendami. Např. obě centrální agendy jsou navázány na Finanční plán. Naopak není potřebná vazba na specifické agendy, např. Evidenci psů či Hrací automaty.

 

Pohledávky (Příjmy)

Agenda komunikuje se třemi souvisejícími agendami – s Fakturací, Vymáháním pohledávek a Insolvenčním rejstříkem.

Závazky (Výdaje)

Agenda využívá vazby na Smlouvy, Objednávky i Nespolehlivého plátce.

 

Výsledkem spolupráce agend je absolutní přehled o situaci jak pro pracovníky finančního odboru, tak pro vedení odboru a vyšší management, které oceňuje zejména přenos informací do Manažerského informačního systému.