VERA rozšiřuje portfolio organizačních modulů VERA Radnice o novou agendu Interní předpisy. Reaguje tím na požadavky úřadů a Zákoníku práce, který vyžaduje prokazatelné potvrzení zaměstnance o jeho seznámení se s vnitřním předpisem úřadu („vnitřní předpis se pro zaměstnance stává závazným nejdříve ode dne, kdy s ním byli seznámeni [§ 301 písm. c]"). Vytvořili jsme proto snadnou aplikaci ve webovém prostředí s integrací na spisovou službu a další obslužné moduly VERA Radnice.

Každý zaměstnanec nebo pracovník úřadu bude mít k aktuálním platným předpisům přístup prostřednictvím aplikace, kterou si může pohodlně spustit pomocí VeraStartu nebo Portálu úředníka VERA. O každém zásadním kroku je uživatel informován v e-mailové zprávě, ať půjde o vydání nového předpisu, připomenutí seznámení se s předpisy nebo začátek účinnosti.

Řešení je uzpůsobeno třem zásadním rolím

Správce celý proces vydávání řídí. Jakmile je interní předpis připraven, doplní do aplikace požadované údaje (číslo, název, anotace, případně popis změny), nahraje příslušné soubory (vč. příloh), vybere skupiny uživatelů, kteří se mají s IP seznámit, a nastaví data (vydání, účinnost), na která jsou navázány notifikace.
Následně správce zahájí proces seznamování, systém na pozadí vytvoří spis a „lízne" čj., a pak již správce jen sleduje, kdo kdy se seznámil, případně může uživatele ze seznamu odebrat nebo přidat.
Uživatel dostane výzvu k seznámení. Obdrží e-mailové  upozornění, klikne na odkaz, otevře se mu agenda, kde na něj zasvítí předpis k seznámení, ten si pročte a klikne na funkci „potvrzuji, že jsem se seznámil". Pokud by se chtěl k internímu předpisu vrátit nebo si jakýmkoliv jiným předpisem „zalistovat", bude mít k dispozici seznam interních předpisů (s popisem změn ve verzích) vč. data seznámení.
Administrátor systém jednorázově nastaví. Každý úřad je originál, proto je potřeba nastavení a konfiguraci jako u každé agendy nastavit a přizpůsobit potřebám úřadu. Jde například o číselníky (kategorie, ochranu informací) nebo e-mailové notifikace a čas jejich spuštění.
Systém počítá s příklady z praxe, kdy uživatel není elektronicky evidován v informačním systému úřadu, ale je potřeba zahájit seznámení s uživateli napříč organizačními útvary nebo u nastoupivšího pracovníka.
Při vývoji jsme kladli důraz na komfort ovládání a jednoduchý vzhled. Aplikace Interní předpisy aktuálně prochází fázemi důkladného testování, sbíráme a zpracováváme případné podněty k jejímu rozšíření. Již nyní jsme připraveni Vám nové řešení představit a prodiskutovat.