Správa dokumentace

Spisová služba představuje stěžejní aplikaci při správě dokumentace, protože zastřešuje všechny činnosti s dokumenty, které na úřad přicházejí nebo jsou jím vytvářeny. Celou oblast je však třeba pojmout v širší souvislosti, a to správou v informačním systému VERA Dimenze, který garantuje legislativní správnost všech procesů.   

Hlavní důvody pro komplexní správu dokumentace v IS VERA Dimenze:

  • Sofistikovaná správa dokumentace umožňuje sdílet data v celém informačním systému VERA Dimenze, který se tak stává uceleným systémem z pohledu správního řízení.
  • Synergický efekt z integrovaných agend a externích vazeb umožňuje efektivně pracovat na všech odděleních.
  • Všechny písemnosti máte jednoduše pod kontrolou – jak z procesního, tak legislativního hlediska.

V systému můžete pracovat jak s analogovými, tak digitálními dokumenty. Dle požadavku můžete převádět elektronické dokumenty do digitální podoby, pomocí Autorizované konverze z moci úřední, konverze do výstupního formátu, tak i měnit formát – převod do výstupního formátu včetně doložky o změně datového formátu. Dokumenty  ve výstupním formátu je možné elektronicky podepsat, případně automaticky opatřit elektronickou pečetí a časovým razítkem. Při tvorbě vlastních dokumentů systém podporuje převod do výstupního formátu dokumentů, pro textové dokumenty se jedná o formát PDF/A.

Spisová služba je klíčová pro celý proces zpracování dokumentů, a to až po archivaci a skartační řízení. 

Proces správy dokumentace

Správa dokumentace zastřešuje celý životní cyklus práce s písemností.

Písemnost je vždy zaevidována na centrální, resp. odborové podatelně, která ji přidělí ke zpracování odboru. V rámci dalšího přidělení je písemnost přidělena konečnému zpracovateli, který ji dle její povahy zpracuje. Analogové dokumenty je možné naskenovat do digitální podoby, při skenování je výsledek podložen textovou vrstvou, která vznikne pomocí OCR, a po uložení do Jednotného úložiště je elektronický dokument indexován pro možnost fulltextového vyhledávání. V průběhu zpracování písemnosti je  k ní automaticky připojen digitální obraz dokumentu. Obvykle jsou písemnosti v rámci věcné souvislosti slučovány do spisů. Ve spisech vznikají vlastní písemnosti, které jsou zpravidla prostřednictvím podatelny vypraveny partnerům a klientům mimo úřad. V průběhu zpracování má uživatel možnost nad každou písemností požádat o autorizovanou konverzi z moci úřední a to jak z elektronické do listinné podoby tak i naopak.

Pokud je práce se spisem dokončena, je možné spis uzavřít. Při uzavření spisu dochází ke kontrole obsahu spisu. Kontrola zahrnuje u písemností s atributem digitální (originály dokumentů jsou uchovávány v digitální podobě) kontrolu elektronických dokumentů s výstupním formátem a případný převod do výstupního formátu, který systém automaticky provede dle nastavení prostředí informačního systému VERA Dimenze. Uzavřené spisy jsou následně předávány do spisovny úřadu, která zajistí jejich bezpečné uložení. Po uplynutí skartační lhůty provádí spisovna skartační řízení. Pokud úřad provozuje Krajskou digitální spisovnu, pak je možné provést ze spisovny export písemností a spisů. Po celou dobu je k písemnosti udržována historie, která umožňuje rekonstrukci procesu zpracování.

 

Výhody správy dokumentace pomocí nástrojů VERA Dimenze

  • Proces zpracování je přehledný, srozumitelný a ovládání je snadné.
  • Uživatelské prostředí vždy obsahuje pouze funkce, které je možné v danou chvíli vykonat (dle zvolené činnosti a typu písemnosti) a nezahlcuje tedy uživatele řadou nevyužitelných nabídek.
  • Hlídání termínů a hromadné akce podstatně usnadňují a zrychlují práci.
  • Spisová služba je provázána do všech agend informačního systému a lze tedy přistupovat k dokumentům přímo z navázané agendy.
  • Oproti jiným spisovým službám využívá prostředí lehkého klienta a není nutné se obávat četných verzí kvůli dynamicky se vyvíjejícím webovým prohlížečům.
  • Garance legislativní správnosti procesu.
  • Vazba na jednotné úložiště, které přináší možnost střednědobého uložení důvěryhodných dokumentů.

 

Legislativa a vazby systému 

Spisová služba IS VERA Dimenze je v souladu s Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby a zajišťuje především splnění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a dalších.. Je ale i jedním z pilířů celého informačního systému, který usnadňuje výkon působnosti úřadu, a to zejména díky řadě vazeb v rámci systému i mimo něj.

Spisová služba využívá řadu systémových komponent, které podporují její činnost a jsou závislé na prostředí úřadu.

 

Základní registry

Každá písemnost má alespoň jednoho odesílatele, resp. adresáta. Tento subjekt je doporučené vybírat z registrů informačního systému VERA Dimenze. Registry jsou členěny na Registr obyvatel (místní a externí) a Registr hospodářských subjektů. Samozřejmostí je jejich validace vůči Informačnímu systému základních registrů a možnost využít notifikace změny údajů o subjektu.

 

CzechPOINT

Vazba umožňuje vést celou agendu výpisů z CzechPOINT v rámci spisové služby v elektronické podobě. Při zapnuté vazbě se žádosti vyplněné v prostředí CzechPOINT přiřadí číslo jednací ze spisové služby. Výpis je poté ve spisové službě založen jako odpověď na žádost s osobním doručením žadateli. Dvojice dokumentů je uložena v rámci předdefinovaného spisu. Výpis obsahuje jako přílohu vyplněný formulář s výpisem v elektronické podobě.

 

Informační systém datových schránek

Spisová služba je integrována s ISDS pomocí konektoru, který umožňuje volat nabízené metody. Spisová služba řídí přístup k jednotlivým funkcím ISDS pomocí přístupových práv a rolí, ve kterých uživatelé vystupují. Každý uživatel má možnost (povinnost) ověřit, zda subjekt vlastní datovou schránku a zda je aktivní. Podatelna může stahovat a odesílat datové zprávy a doručenky datových zpráv. Pro práci s datovými zprávami je určeno samostatné právo, aby tuto činnost mohl vykonávat pouze oprávněný nebo pověřený pracovník úřadu.

 

Národní digitální archiv

Spisová služba umožňuje v průběhu a na konci skartačního řízení vygenerovat SIP balíčky v požadovaném tvaru pro možnost skartačního řízení a pro uložení do Národního digitálního archivu. Oba typy balíčků mají obdobnou strukturu, rozdíl je především v přítomnosti elektronických dokumentů. SIP balíček obsahující elektronické dokumenty je určen k uložení těchto dokumentů do Národního digitálního archivu.

 

Krajská digitální spisovna 

Pokud krajský úřad provozuje a ukládá uzavřené spisy a písemnosti do krajské digitální spisovny, je možné z prostředí spisovny spisové služby VERA zavolat externí spisovnu (Krajskou digitální spisovnu) a do ní zaslat obsah spisovny. Další proces vedoucí k vyřazení písemností a spisů a jejich obsahu je prováděn v Krajské digitální spisovně.

 

Jednotné úložiště

Jednotné úložiště je střednědobé úložiště důvěryhodných digitálních dokumentů. Při uložení je prováděna kontrola přítomnosti a platnosti certifikátů a v případě potřeby může být doplněna systémová značka a časové razítko. Lze zapnout funkci pro kontrolu platnosti časového razítka a jeho přerazítkování před vypršením platnosti. Dále Jednotné úložiště provádí indexaci uložených dokumentů pro možnost fulltextového vyhledávání.

Jednotné úložiště lze provozovat i jako interní úložiště úřadu s řízením přístupových práv ke složkám a dokumentům, vč. jejich verzí, logováním přístupu atd..

 

Obecné rozhraní

Obecné rozhraní, resp. jedna jeho část, umožňuje vazbu Spisové služby VERA s externím agendovým informačním systémem jiného dodavatele. Rozhraní obsahuje metody, které postihují celý životní cyklus dokumentu ve spisové službě. Proto je možné docílit stavu, kdy uživatel pracuje vždy v jednom informačním systému, ale data jsou zrcadlena do druhého. Agendový informační systém napojený tímto rozhraním se stává součástí uceleného informačního systému úřadu. Druhá část Obecného rozhraní dovoluje integrovat agendy IS VERA na spisové služby jiných dodavatelů. Obecné rozhraní splňuje požadavky NSESSS.

 

Autorizovaná konverze z moci úřední

V rámci spisové služby má každý uživatel možnost požádat o autorizovanou konverzi z moci úřední určeného pracovníka úřadu. Výhodou této vazby je, že vstup (konverze z elektronické do listinné podoby) nebo výstup (konverze z listinné do elektronické podoby) jsou brány ze spisové služby, a tak není nutné řešit proces dodání, resp. doručení vstupů a výstupů z konverze administrativně náročnějším postupem.

 

ePodatelna

ePodatelna je jednou ze vstupních bran do úřadu, která umožňuje příjem a zpracování elektronicky podepsaných e-mailů zaslaných na adresu definovanou úřadem. Doručené e-maily musí splňovat požadavky kladené úřadem jak na formát, tak na velikost příloh.

 

Skenovací linka

Zaevidovaným písemnostem může být vytištěn štítek s čárovým kódem, který umožní hromadné skenování. Vlastní písemnosti, pokud mají být skenovány např. po vyvěšení na úřední desku, mohou být opatřeny čárovým kódem při tvorbě dokumentu. Hromadné skenování probíhá ve skenovací aplikaci, kde je čárový kód využit jako separátor a identifikátor dokumentu. Po naskenování jsou soubory automaticky uloženy do úložiště a propojeny na zaevidované záznamy.

 

Frankovací stroj

V roli Podatelna je možné provést export vypravovaných vypravení do XML souboru, který je možné načíst do aplikací ovládajících frankovací stroje.

 

Rozhraní na úřední desku

Rozhraní umožňuje aplikaci Elektronická úřední deska zobrazení vyvěšených dokumentů v prostředí webových stránek úřadu, případně na portále informačního systému VERA Dimenze.

 

Správa dokumentace je i pro organizaci velmi důležitá. Pomocí komplexního řešení docílíte legislativně správného procesu práce s dokumenty, které do organizací přicházejí nebo jsou jí vytvářeny, zpracovávány a po uzavření podléhají archivaci nebo skartačnímu řízení. Po celou dobu budete pracovat v příjemném a účelně vytvořeném uživatelském prostředí.

I v organizaci je klíčovou aplikací spisová služba, která zabezpečuje celý proces zpracování dokumentů přicházejících a vznikajících v organizaci. Přesto se zde objevují odlišnosti, na které systém reaguje.

 

Proces správy dokumentace

Správa dokumentace zastřešuje celý životní cyklus práce s písemností.

Písemnost je vždy zaevidována na podatelně, která ji přidělí ke zpracování. V rámci dalšího postupu je písemnost přidělena konečnému zpracovateli, který ji dle její povahy zpracuje. Analogové dokumenty je možné naskenovat do digitální podoby, při skenování může být výsledek podložen textovou vrstvou, která vznikne pomocí OCR, a po uložení indexován pro možnost fulltextového vyhledávání. V průběhu přidělování je pak k písemnosti připojen digitální obraz dokumentu. Obvykle jsou písemnosti v rámci věcné souvislosti slučovány do spisů. Ve spisech vznikají vlastní písemnosti, které jsou zpravidla prostřednictvím podatelny vypraveny mimo organizaci.

Pokud je práce se spisem dokončena, je možné spis uzavřít. Při uzavření spisu dochází ke kontrole obsahu spisu. Kontrola zahrnuje u písemností s atributem digitální (originály dokumentů jsou uchovávány v digitální podobě) kontrolu elektronických dokumentů s výstupním formátem a případný převod do výstupního formátu, který systém automaticky provede dle nastavení prostředí informačního systému VERA Dimenze. Uzavřené spisy jsou následně předávány do spisovny organizace, která zajistí jejich uložení. Po uplynutí skartační lhůty provádí spisovny skartační řízení. Po celou dobu je k písemnosti udržována historie, která umožňuje rekonstrukci procesu zpracování.

 

Mezi systémové komponenty, které mohou být využity, patří:

Registry

Každá písemnost má alespoň jednoho odesílatele, resp. adresáta. Tento subjekt je doporučené vybírat z Registrů informačního systému VERA Dimenze. Registry jsou členěny na registr obyvatel (místní a externí) a registr hospodářských subjektů.

 

Skenovací linka

Zaevidovaným písemnostem může být vytištěn štítek s čárovým kódem, který umožní hromadné skenování. Vlastní písemnosti, pokud mají být skenovány, mohou být opatřeny čárovým kódem při tvorbě dokumentu. Hromadné skenování probíhá ve skenovací aplikaci, kde je čárový kód využit jako separátor a identifikátor dokumentu. Po naskenování jsou soubory automaticky uloženy do úložiště a propojeny na zaevidované záznamy.

 

Informační systém datových schránek, Národní digitální archiv, Jednotné úložiště, Obecné rozhraní

Všechny tyto komponenty fungují stejně jako v případě úřadu a podporují tak plnohodnotné využití spisové služby.