Evidence a správa dokumentů

Spisová služba představuje stěžejní aplikaci při evidenci a správě dokumentů, protože zastřešuje všechny činnosti s dokumenty, které na úřad přicházejí nebo jsou jím vytvářeny. Celou oblast je však třeba pojmout v širší souvislosti, a to správou v informačním systému VERA Dimenze, který garantuje legislativní správnost všech procesů.   

Hlavní důvody pro komplexní správu dokumentace v IS VERA Dimenze:

  • Sofistikovaná správa dokumentace umožňuje sdílet data v celém informačním systému VERA Dimenze, který se tak stává uceleným systémem z pohledu správního řízení.
  • Synergický efekt z integrovaných agend a externích vazeb umožňuje efektivně pracovat na všech odděleních.
  • Klient získává efektivní nástroj, díky kterému má všechny dokumenty organizace pod kontrolou, a to způsobem garantujícím legislativní správnost odborné správy dokumentů.

VERA Dimenze umožňuje:

  • práci jak s analogovými, tak digitálními dokumenty,
  • evidenci údajů a náležitostí v souladu s platnou legislativou pro oblast zpracování dokumentů,
  • provádění změny datových formátů a převody dokumentů do digitální podoby:
    • konverzí do výstupního datového formátu v rámci tvorby dokumentu
    • převodem formy dokumentu pomocí Autorizované konverze z moci úřední,
    • změnou datového formátu při převodu do výstupního formátu s doložkou,
  • elektronické podepisování, pečetění a označování elektronickým časovým razítkem dokumentů ve výstupním datovém formátu.

Elektronická spisová služba

Klíčovou aplikací komplexní správy dokumentů v organizaci je elektronická spisová služba (eSSL). Elektronická spisová služba zabezpečuje veškeré procesy zpracování dokumentů jak přicházejících do organizace, tak dokumentů vznikajících její vlastní činností.

Proces odborné správy dokumentů prostřednictvím eSSL

Správa dokumentů prostřednictvím eSSL zastřešuje celý životní cyklus dokumentu v organizaci.

Příjem dokumentu, jeho označení a prvotní evidenci provádí centrální, resp. odborová podatelna. Po řádném zaevidování jsou dokumenty předávány ke zpracování určeným útvarům organizace.

Analogové dokumenty je možné po řádném zaevidování převést do digitální podoby – provést jejich skenování. Při naskenování je výsledný obraz dokumentu doplněn textovou vrstvou, která vznikne pomocí OCR, a po uložení do Jednotného úložiště je takto vzniklý elektronický dokument indexován pro možnost fulltextového vyhledávání. Digitalizovaný obraz dokumentu je k evidenčnímu záznamu v eSSL připojen automaticky, a to na základě jeho označení jednoznačným identifikátorem v podobě čárového kódu.

Po provedení prvotní evidence a případném převodu analogového dokumentu do digitální podoby jsou přerozdělené dokumenty na útvarech organizace přidělovány konkrétním zpracovatelům, kteří odpovídají za jejich další zpracování, a to podle jejich povahy a určení.

Určení zpracovatelé dokumenty dle jejich povahy a určení zpravidla sdružují do spisů. Ve spisech jsou sdružovány jak dokumenty doručované, tak i dokumenty vznikající vlastní činností, zpravidla prostřednictvím podatelny vypravované mimo organizaci.

V průběhu zpracování má uživatel možnost u každého dokumentu vyžádat či přímo provést autorizovanou konverzi z moci úřední, a to jak z elektronické do listinné podoby, tak i v opačném směru.

Po vypořádání všech dokumentů sdružených ve spisu je možné spis uzavřít. Při uzavírání spisu jsou prováděny kontroly spisu i jeho obsahu, zahrnující kontrolu povinných údajů (metadat), kontroly elektronických dokumentů a jejich formátů v případě dokumentů s formou k uložení digitální. Pokud digitální dokument není v jednom z povolených výstupních datových formátů, zajistí systém jeho převod, který bude proveden automaticky dle nastavení prostředí informačního systému VERA Dimenze.

Uzavřené spisy jsou připraveny pro předání do centrální nebo útvarové (agendové) spisovny organizace, která zajistí jejich řádné uložení po dobu určenou skartačním režimem věcné skupiny spisového plánu, v níž je uzavřený spis zatříděn.

Po uplynutí skartační lhůty realizuje spisovna skartační řízení, jehož výsledkem je rozhodnutí nadřízeného archivu o provedení likvidace (skartace) dokumentu nebo spisu nebo rozhodnutí o jeho předání k trvalému uložení (archivaci). Systém podporuje v plném rozsahu provádění elektronických skartačních řízení prostřednictvím Archivního portálu NDA. Pokud úřad využívá služeb Krajské digitální spisovny, umožňuje systém provést ze spisovny export dokumentů a spisů pro toto úložiště.

Elektronický systém spisové služby zároveň po celou dobu postihující životní cyklus dokumentů a spisů v organizaci prokazatelně zaznamenává všechny zásadní operace nad těmito objekty, ukládá a udržuje jejich historii, která umožňuje trasovat a rekonstruovat proces zpracování v časové ose. Zároveň v souladu s požadavky legislativy provádí automatické generování a uložení tzv. transakčního logu systému.

Výhody evidence a správy dokumentů pomocí nástrojů VERA Dimenze

  • Proces zpracování je přehledný, srozumitelný a ovládání je snadné.
  • Uživatelské prostředí obsahuje funkce vztahující se vždy k vykonávané činnosti nad dokumentem.
  • Systém dovoluje sledovat a hlídat termíny vyřizování dokumentů. 
  • Hromadné akce nad dokumenty usnadňují a zrychlují práci s dokumenty.
  • Spisová služba je provázána do dalších agend informačního systému a k dokumentům tak lze přistupovat i přímo z navázané agendy.
  • Systém využívá prostředí lehkého klienta a není tedy nutné přizpůsobovat se jednotlivým verzím dynamicky se vyvíjejících webových prohlížečů.
  • Systém garanci legislativní správnost procesů nad dokumenty a spisy
    Systém je možné propojit s dalšími externími IS pro správu dokumentů prostřednictvím standardizovaného aplikačního rozhraní.
  • Systém je napojen na jednotné úložiště, které zajišťuje procesy důvěryhodnosti nad digitálními soubory – kontroly a doplňování autentizačních prvků, funkce pro střednědobé uložení důvěryhodných dokumentů.

 

Legislativa a vazby systému 

Elektronická spisová služba IS VERA Dimenze plní veškerá legislativní požadavky kladené na organizace povinných původců v oblasti spisové služby. Mezi klíčové legislativní normy patří:

  • zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
  • zákon č. 500/2004 Sb., správní řád
  • zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce
  • nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru
  • zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
  • zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy
  • zákon č. 111//2009 Sb., o základních registrech
  • zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
  • vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby
  • vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek
  • vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů
  • Národní standard pro elektronické systémy spisové služby

Elektronická spisová služba je zároveň jedním z pilířů celého informačního systému organizace, který usnadňuje výkon působnosti úřadu, a to zejména díky řadě vazeb v rámci systému i mimo něj.

 Komponentové řešení

VERA Dimenze využívá řadu systémových komponent, které podporují její činnost v závislosti na prostředí úřadu a jeho potřebách.

 

Registry – vazba na IS základních registrů

Každý evidovaný dokument má alespoň jednoho odesílatele, resp. adresáta. Při práci se subjekty je nutné v maximální možné míře využívat tzv. jmenného rejstříku, tedy provádět výběr subjektu odesílatele či adresáta z registrů informačního systému VERA Dimenze.

Registry jsou členěny na Registr obyvatel (místní a externí) a Registr hospodářských subjektů.

Integrální funkcí Registrů je validace subjektů vůči Informačnímu systému základních registrů s možností využití notifikací změny údajů o subjektu v základních registrech.

CzechPOINT

Vazba zahrnuje integraci na rozhraní poskytující ověřené výstupy z ISVS a rozhraní pro autorizovanou konverzi s moci úřední

CzechPOINT ověřené výstupy s ISVS

Vazba umožňuje vést celou agendu výpisů z CzechPOINT v rámci spisové služby v elektronické podobě. Při aktivní vazbě se žádosti vyplněné v prostředí CzechPOINT přidělí číslo jednací z elektronické spisové služby organizace – úřadu. Výpis je poté v eSSL založen v podobě dokumentu, odpovědi na žádost, se zaevidovaným osobním doručením žadateli. Dvojice dokumentů je uložena v rámci předdefinovaného spisu, případně dílu typového spisu, založeného za účelem vedení evidence vystavených výpisů CzechPOINT.

CzechPOINT autorizovaná konverze z moci úřední

V rámci elektronické spisové služby má každý uživatel možnost požádat určeného pracovníka nebo sám realizovat autorizovanou konverzi z moci úřední. Výhodou této vazby je, že vstup (konverze z elektronické do listinné podoby) nebo výstup (konverze z listinné do elektronické podoby) jsou uloženy v systému elektronické spisové služby, a není tak nutné řešit proces předávání vstupů a výstupů administrativně náročnějším postupem mimo centrální informační systém organizace.

IS datových schránek - přjem a odesílání správ

Elektronická spisová služba je integrována s ISDS pomocí konektoru, který umožňuje volat nabízené metody pro práci s datovými zprávami, jejich seznamem a s doručenkami DZ.

Elektronická spisová služba řídí přístup k jednotlivým funkcím ISDS pomocí přístupových práv a rolí, ve kterých uživatelé vystupují. Každý uživatel, zpracovatel dokumentu, má možnost (povinnost) ověřit, zda subjekt vlastní datovou schránku a zda je tato datová schránka aktivní.

Podatelna organizace stahuje a odesílá datové zprávy a doručenky datových zpráv. Pro práci s datovými zprávami je určeno samostatné aplikační oprávnění, aby tuto činnost mohl vykonávat pouze určený oprávněný nebo pověřený pracovník organizace.

Komponenta Archiv eSkartace - elektronické skartační řízení

Elektronická spisová služba umožňuje v průběhu a na konci skartačního řízení vygenerovat SIP balíčky v požadované struktuře a požadovaného typu za účelem realizace elektronického skartačního řízení dle požadavků Národního archivního portálu.

Krajská digitální spisovna 

Pokud krajský úřad provozuje a ukládá uzavřené spisy a písemnosti do krajské digitální spisovny, je možné z prostředí spisovny spisové služby VERA zavolat externí spisovnu (Krajskou digitální spisovnu) a do ní zaslat obsah spisovny. Další proces vedoucí k vyřazení písemností a spisů a jejich obsahu je prováděn v Krajské digitální spisovně.

Jednotné úložiště – důvěryhodné úložiště digitálních dokumentů

Jednotné úložiště je střednědobé úložiště důvěryhodných digitálních dokumentů.

Při uložení je prováděna kontrola přítomnosti a platnosti certifikátů a v případě potřeby může systém v závislosti na konfiguraci provést automatické doplnění chybějícího autentizačního prvku (typicky kvalifikované elektronické pečetě a kvalifikovaného časového razítka).

Jednotné úložiště podporuje rovněž funkci pro kontrolu platnosti podpisového certifikátu a časového razítka a jejich automatické přerazítkování před expirací.

Jednotné úložiště provádí indexaci uložených dokumentů pro možnost fulltextového vyhledávání.

Jednotné úložiště lze provozovat rovněž jako interní úložiště organizace s řízením přístupových práv k dokumentům a složkám, jejich verzováním, logováním přístupů atd. (funkce DMS).

API – obecné rozhraní podle Národního standardu

Obecné rozhraní dle Národního standardu umožňuje realizovat vazby mezi Elektronickou spisovou službou VERA a externím informačními systémy pro správu dokumentů (ISSD, dříve agendovými systémy – AIS) jiných dodavatelů.

Rozhraní obsahuje metody, které postihují celý životní cyklus dokumentu ve spisové službě. To umožňuje docílit stavu, kdy uživatel pracuje vždy primárně v jednom informačním systému, ale data jsou synchronizována mezi integrovanou eSSL a ISSD pomocí synchronních metod a asynchronních událostí.

Externí informační systém pro správu dokumentů napojený prostřednictvím obecného API rozhraní se tak stává součástí uceleného informačního systému organizace.

Funkce obecného rozhraní rovněž dovoluje integrovat jednotlivé agendy IS VERA na elektronické spisové služby jiných dodavatelů.

Autorizovaná konverze z moci úřední

V rámci spisové služby má každý uživatel možnost požádat o autorizovanou konverzi z moci úřední určeného pracovníka úřadu. Výhodou této vazby je, že vstup (konverze z elektronické do listinné podoby) nebo výstup (konverze z listinné do elektronické podoby) jsou brány ze spisové služby, a tak není nutné řešit proces dodání, resp. doručení vstupů a výstupů z konverze administrativně náročnějším postupem.

ePodatelna – příjem a odesílání e-mailových zpráv

ePodatelna je další ze vstupních bran podání činěných vůči organizaci

Elektronická podatelna umožňuje příjem, ověření a zpracování elektronicky podepsaných e-mailů zaslaných na adresu definovanou organizací. Doručené e-maily musí splňovat požadavky kladené jak na formát, tak na velikost příloh. V průběhu příjmu a zpracování e-mailových podání a v závislosti na nastavené konfiguraci může elektronická podatelna generovat automatické notifikační zprávy pro odesílatele podání.

Elektronická podatelna umožňuje rovněž vypravovat dokumenty z organizace směrem k adresátům.

Skenovací linka

Zaevidovaným dokumentům v listinné formě může být vytištěn štítek s čárovým kódem. Ten dle platné legislativy jednak plně nahrazuje otisk podacího razítka na dokumentu a dále umožňuje provádět následné hromadné skenování – digitalizaci analogových dokumentů.

Hromadné skenování probíhá ve skenovací aplikaci, kde je čárový kód dokumentu využit jako separátor a identifikátor digitálních obrazů dokumentů. Po naskenování jsou soubory automaticky uloženy do jednotného úložiště a jsou automaticky propojeny s evidenčním záznamem o dokumentu v elektronické spisové službě.

Vlastní dokumenty, pokud mají být skenovány např. po účely vyvěšení na elektronické úřední desce, mohou být rovněž opatřeny čárovým kódem, který je možné tisknout do obsahu přímo při tvorbě dokumentu ze vzorů.

Frankovací stroj

V Podatelně je možné provést export vypravovaných zásilek do XML datového souboru, který je dále možné načíst do aplikací ovládajících vybrané typy frankovacích strojů.

Dopis Online

Nové rozhraní na služby Postservis – Česká pošta s.p. Jedná se o efektivní způsob přípravy dokumentů a jejich vypravení v plně digitální formě, odeslání na určené rozhraní služby hybridní pošty, která zajistí tisk a obálkování listinných zásilek. Služba podporuje i digitalizaci doručenek (příplatková služba Postservis).

Rozhraní na úřední desku

Rozhraní umožňuje aplikaci Elektronická úřední deska zobrazení vyvěšených dokumentů v prostředí webových stránek úřadu, případně na portále informačního systému VERA Dimenze.

Evidence a správa dokumentů je důležitá pro organizace všech úrovní. Pomocí komplexního řešení docílíte legislativně správného procesu práce s dokumenty, které do organizací přicházejí nebo jsou v ní vytvářeny, zpracovávány a po vyřízení podléhají archivaci nebo skartaci. Po celou dobu životního cyklu dokumentu bude uživatel pracovat v příjemném a účelně vytvořeném uživatelském prostředí.

I v menších organizacich je klíčovou aplikací elektronická spisová služba, která zabezpečuje celý proces zpracování dokumentů přicházejících a vznikajících v organizaci. Přesto se zde objevují odlišnosti, na které systém reaguje.

Proces evidence a správy dokumentů

Evidence a správa dokumentů je zastřešována elektronickým systémem spisové služby v rámci celého životní cyklus práce s dokumentem.

Dokument je vždy zaevidován na podatelně, která jej přidělí ke zpracování. V rámci dalšího postupu je dokument přidělen konečnému zpracovateli, který jej dle její povahy zpracuje. Analogové dokumenty je možné naskenovat do digitální podoby, při skenování může být výsledek podložen textovou vrstvou, která vznikne pomocí technologie OCR, a po uložení je indexován pro možnost fulltextového vyhledávání.

V průběhu přidělování je pak k dokumentu připojen digitální obraz dokumentu. Dokumenty jsou obvykle v rámci věcné souvislosti slučovány do spisů. Ve spisech tak vznikají vlastní dokumenty, které jsou zpravidla prostřednictvím podatelny vypravovány adresátům mimo organizaci nebo jsou do spisů vkládány doručované dokumenty, týkající se téže věci.

Pokud je práce se spisem dokončena, je možné spis uzavřít. Při uzavření spisu dochází ke kontrole obsahu spisu. Kontrola u dokumentů s formou k uložení digitální zahrnuje ověření shody formátu s výstupním datovým formátem a případný převod do této podoby. Tzv. výstupní převody provádí systém automaticky, dle nastavení prostředí informačního systému VERA Dimenze.

Samostatné vyřízené dokumenty a uzavřené spisy jsou následně předávány do spisovny organizace, která zajistí jejich uložení. Po uplynutí skartační lhůty provádí spisovna skartační řízení, v souladu s požadavky NDA a místě příslušných archivů elektronická skartační řízení.

Systém po celou dobu existence dokumentu v organizaci udržuje historii, která umožňuje provést rekonstrukci procesu zpracování. Záznamy historie jsou rovněž součástí denně generovaného transakčního logu systému dle požadavků legislativy.

Mezi klíčové systémové komponenty, které tvoří spolu s elektronickou spisovou službo jádro IS pro evidenci a správu dokument organizace, patří:

Registry

Každý dokument má alespoň jednoho odesílatele, resp. adresáta. Tento subjekt je nutné vybírat z Registrů informačního systému VERA Dimenze. Registry jsou členěny na registr obyvatel (místní a externí) a registr hospodářských subjektů.

Skenovací linka

Zaevidovaným dokumentům může být vytištěn štítek s čárovým kódem, který nahrazuje otisk podacího razítka a dále umožňuje provést hromadné skenování – digitalizaci dokumentů. Vlastní dokument, pokud má být skenován, může být rovněž opatřen čárovým kódem, a to při samotné tvorbě dokumentu pomocí vzorů dokumentů.

Hromadné skenování probíhá pomocí skenovací aplikace, kde je čárový kód využit jako separátor a identifikátor dokumentu. Po naskenování jsou soubory automaticky uloženy do jednotného úložiště a propojeny na evidenční záznam dokumentu v elektronické spisové službě.

ISDS, Archiv eSkartace, Jednotné úložiště, API

Komponenty stejného určení a účelu, jako je popsáno v předešlé části webové stránky. Komponenty tak podporují plnohodnotné využití spisové služby i v prostředí menších úřadů a organizací.