Letohrad: Nový systém nám umožňuje správně reagovat na nečekané události

V Letohradě nebyli spokojeni s informačním systémem, jeho cenou a s komunikací s dodavatelem. Rozhodli se pro změnu. Zajímá vás, jaká situace panuje na úřadě po půl roce? Jsou uživatelé spokojeni nebo výměna neměla smysl? O zkušenosti z nasazení systému se s námi podělil Mgr. Miloš Štěpán, tajemník Městského úřadu Letohrad.

Je drahé pořídit si nový informační systém?

My jsme chtěli využít dotaci, ale bohužel jsme ji nezískali. Rozhodli jsme se tedy pro formu nájmu, kde je vstupní investice výrazně nižší a zároveň máme jistotu, že produkt je neustále aktuální a hlavně v souladu s platnou legislativou. Navíc kvalitní informační systém je nezbytností, aby úřad efektivně fungoval, což nakonec ocení zejména občané. Nájem tedy považuji za ideální způsob, jak docílit požadovaného stavu, aniž by to úřad jednorázově finančně zatížilo.

Jak jste vybírali nového dodavatele?

Zkoumali jsme různé možnosti, které trh nabízí, a produkt společnosti VERA se nám jevil jako nejlepší. Ukázalo se, že změna bude skutečně představovat výrazný posun vpřed.

Jak probíhala implementace?

Tato fáze trvala zhruba půl roku, z toho většinu času zabrala analýza a návrh realizace. Samozřejmě nadšení trochu opadlo, protože se všichni museli něco učit. Na druhou stranu, s novým informačním systémem se nám podařilo například vyčistit duplicity, kdy jedna firma byla v předchozím programu zavedená vícekrát. To VERA Radnice nepovoluje. Po půl roce ostrého provozu mohu říct, že u nás i přes drobné zádrhele panuje pozitivní atmosféra. Do budoucna se to určitě ještě zlepší, protože lidé budou mít zažité nové pracovní postupy a budeme mít v systému validní data, která budeme umět lépe využívat.

V čem spatřujete markantní rozdíl, který stojí za vynaložené úsilí?

Těch důvodů vedoucích ke změně systému je několik. Kromě toho, co jsem již jmenoval, můžu zmínit například rozpočet. Dříve jsme ho měli v Excelu a aktuální verzi měl vedoucí ekonomického odboru, který nás s ní jednou za měsíc seznámil. Nyní máme rozpočet v informačním systému a můžeme operativně sledovat jeho čerpání i den po dni, což je užitečné zejména před koncem roku. V podstatě teď můžeme hospodárněji, efektivněji a operativněji řídit město i úřad a zvládneme lépe reagovat i na nečekané události.

Pro jaké další činnosti informační systém využíváte?

Kromě ekonomických agend používáme spisovou službu, která je stěžejní pro chod úřadu a umožňuje nám snadno dodržovat rámec právních norem. Dále využíváme i správní agendy a modul pro jednání rady a zastupitelstva. Díky němu se nám podařilo ušetřit na tisku, protože veškeré materiály a program se připravují pouze v elektronické podobě a stejně tak probíhá i hlasování. Plánujeme zavedení Portálu občana, přes který budou moci lidé řešit životní situace a platit online. Velkou výhodou pro občany města bude jeho přímé propojení s Portálem občana od Ministerstva vnitra.

Dá se po půl roce provozu posoudit, zda rozhodnutí o změně bylo správné?

Jsem si jistý, že kvalitní komplexní informační systém znamená pro úřad a manažery města velký přínos. Ověřili jsme si to. Vše máme na jednom místě, nic nemusíme kopírovat a výrazně se snížilo riziko chybovosti. Lépe a rychleji využíváme data, která máme k dispozici. Nový informační systém splnil očekávání, stejně jako lidé z VERY. Naše rozhodnutí vnímám jako jednoznačně správné.