Doporučení našich klientů je pro nás největší odměnou i závazkem, že nesmíme polevit v našem úsilí.

Zpět

Brandýs nad Labem - Stará Boleslav

Ing. Vlastimil Picek
starosta města Brandýs nad Labem - Stará Boleslav

"Náš systém je provázán a schvalování probíhá elektronicky. Kdykoliv mohu sledovat stav finančního plnění smluv a kontrolovat mj. volné prostředky rozpočtu pro krytí smluv, objednávek a faktur. Všechno je přehledné a transparentní. Mám k dispozici agregovaná i detailní data okamžitě, když je potřebuji."


Město Brandýs nad Labem – Stará Boleslav si pro podporu své činnosti vybralo informační systém VERA Radnice. První agendy nasadilo v roce 2011. Systém dnes pokrývá většinu oblastí chodu úřadu a neustále se rozvíjí v souvislosti s legislativními změnami i novými potřebami.

Můžete stručně shrnout, které oblasti u Vás pokrývá IS VERA Radnice?

Stručně lze říci, že IS VERA Radnice nám pomáhá v oblasti financí a majetku – zajišťuje správu rozpočtu, účetnictví, pohledávek (včetně jejich vymáhání), závazků a správy majetku. Další užívanou oblastí jsou správní agendy, které pokrývají přestupková řízení, matriku, vidimaci a legalizaci, volby, sociální agendy atd.  Ke specifickým oblastem patří software pro městskou policii, podpora pro jednání zastupitelstva a nově se rozvíjející portál občana.

Systém průběžně aktualizujeme a kontrolujeme, aby změny v informačním systému korespondovaly se změnami v pracovních postupech a naopak. Klademe důraz na důkladné proškolení a pochopení novinek uživateli a následně na dodržování metodických postupů.

Činnost úřadu je tradičně spjata s množstvím listin…

Neřekl bych listin, řekl bych dokumentů. Dnes mohou být výstupy i digitální. Tato forma určitě zvyšuje efektivnost práce. Dokumenty se převádí přes spisovou službu do jednotného úložiště dokumentů. Díky metadatům jsou pak snadno dohledatelné.

Říká se, že systém nejsou pouze agendy. Co k tomu ještě podle Vás patří?

Vazby. Všechny součásti našeho informačního systému jsou vnitřně provázány. Data, která jednou zaznamenáme jsou k dispozici všem uživatelům podle jejich oprávnění. Omezili jsme tak duplicitní zadávání, které stojí čas a generuje chyby.

Pro úspěšné řízení města využíváme manažerský informační systém a finanční přehledy, které čerpají data z agend a poskytují okamžité a přehledné výstupy.

Pro plánování a rozhodování tak máme ve vedení k dispozici agregovaná finanční data, která lze (na rozdíl od vyžádané excelové sestavy) v okamžiku rozkliknout a podívat se na podrobnosti.

Peníze města jsou většinou pod drobnohledem občanů. Jak řešíte schvalování smluv, objednávek a faktur?

Při pojmu „schvalování" si někde ještě představují referentku s knihou plnou dokumentů, která běhá po chodbách a shání podpisy. Takový postup je časově i organizačně náročný a může se stát, že smlouva nebo objednávka zůstane někde založena nebo faktura není včas uhrazena.

My jsme to vzali koncepčně. Analyzovali jsme, kdo zadává smlouvy, objednávky a faktury ke schválení, kdo připomínkuje, kdo může vracet doklady k přepracování, kdo a v jakém pořadí schvaluje. Kdo koho zastupuje a jaké jsou zákonné lhůty pro vyřízení. Výsledkem byl dokument, který přesně určoval procesy probíhající u jednotlivých druhů dokladů od jejich vzniku nebo zaevidování v systému až po schválení. 

Co následovalo?

Na základě podkladů z analýzy konzultant společnosti VERA ve spolupráci s finančním odborem a IT odborem města naimplementovali a nakonfigurovali do systému komponentu eProcesy, která zajišťuje elektronizaci schvalovacích procesů.

Jaké jsou pro Vás největší přínosy elektronického schvalování?

Nemám rád zbytečnou práci. Mám na mušce efektivnost. Dnes dostávám podklady ke schválení digitálně. Kdykoliv mohu sledovat stav finančního plnění smluv a kontrolovat mj. volné prostředky rozpočtu pro krytí smluv, objednávek a faktur. Všechno je přehledné a transparentní. Mám k dispozici agregovaná i detailní data okamžitě, když je potřebuji.

Jaké jsou Vaše klíčové požadavky na kvalitní informační systém?

Základem správného fungování čehokoliv je řád a jasná pravidla. Čím méně výjimek, tím je všechno jednodušší, rychlejší a výkonnější. Platí to i o provozu úřadu. Nezbytností jsou profesionální nástroje odpovídající aktuálním požadavkům. My jsme si vybrali IS VERA Radnice.


Videoreference
Zkušenosti z Luhačovic se změnou informačního systému Co je důležité před změnou systému čtěte zde.
Žatec: Jak se stát moderním strážníkem za 7 dní V čem pomohla nová aplikace čtěte zde.
Aš: Jaké to je, když VERU používáme už 5 let Co přinesla implementace naleznete zde.
Naši zákazníci