Uherské Hradiště je obec s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu žije přes 90 tisíc obyvatel. Ing. Radomíra Šipková, vedoucí odboru organizační správy a informatiky města Uherské Hradiště, má s provozem a používáním informačního systému VERA Radnice mnohaleté zkušenosti. Zavzpomínala s námi na začátky spolupráce a pověděla nám i o aktuálním pohledu města na elektronizaci na úřadech.

 

Jak hodnotíte spolupráci s VEROU, která trvá už více než 20 let?

Podle našich zkušeností je VERA Radnice systém s největším přesahem do různých agend veřejné správy, a to jak v oblasti přenesené, tak samostatné působnosti. Za celou dobu využívání systém prošel zásadními změnami například ve využívaných platformách. Začínali jsme ve znakovém prostředí, které se postupně přesouvalo do grafického rozhraní. Postupnou změnou prostředí docházelo k nejednotnosti ovládání jednotlivých agend a bylo také nutné upravit příručky. Nedostatky byly postupem času odstraněny ke spokojenosti uživatelů. 

Za období posledních cca 10 let došlo k rozsáhlému provázání jednotlivých modulů, což vnímám jako přínos zejména v ekonomických agendách. Mnohá data jsou pro management v přehledné formě prezentována prostřednictvím Manažerského informačního systému. Když shrnu svůj názor, mohu říct, že informační systém (IS) VERA Radnice prošel rozsáhlým vývojem s pozitivními dopady. Za dobu 20leté spolupráce se společnost VERA stala naším partnerem, se kterým můžeme probrat možnosti řešení široké škály problémů, jak aktuálních, tak směřujících k budoucímu vývoji.

Aktivně se zapojujete do rozvoje vybraných agend. Můžete uvést příklad?

Naše zvyklosti a postupy byly základem pro vývoj eJednání, aplikace pro podporu a procesní řízení jednání rady a zastupitelstva. Od chvíle jejího prvotního nasazení prošla spoustou změn, ale musím říct, že byly vždy k lepšímu. Líbí se mi přístup pracovníků podílejících se na implementaci novinek, protože identifikované a navrhované změny vždy konzultují s ostatními úřady s dotazy, jestli budou plánované úpravy pro ně přínosné, využitelné nebo jestli naopak "nenabourají" některé ustálené postupy. Řadu úprav provádějí tak, že umožňují jednotlivým úřadům zvolit si uplatnění nových funkčností prostřednictvím vlastního administrátorského nastavení a tím zajišťují univerzálnější využitelnost agendy. Tento přístup vnímám jako efektivní, protože je založen na praxi, určitým způsobem se zhodnocuje naše know-how a funkčnost plně respektuje naše potřeby.

Jaké další moduly stojí za zmínku?

Z hlediska řízení odboru jsou podle mě velmi důležité agendy zaměřené na ekonomické činnosti. Nejdůležitější je především jejich provázanost s možností získání jak detailních záznamů, tak přehledů vypovídajících o aktuálním čerpání rozpočtu.

Nejnověji jsme pořídili Portál občana, k jehož spuštění by mělo dojít v nejbližších měsících. Od jeho nasazení očekáváme zjednodušení a zefektivnění vzájemné elektronické komunikace především s občanem, který bude moct řešit své záležitosti v libovolném čase bez nutnosti osobní návštěvy úřadu. V budoucnu budeme chtít rozšiřovat prvotní sadu formulářů pro řešení životních situací.

Už v předchozích letech jsme začali využívat ostatní nástroje určené veřejnosti, konkrétně Klikací rozpočet a Úřední desku. Oba uvedené produkty slouží lidem především pro zpřístupnění informací úřadu prostřednictvím webových technologií. Efektivita pro úředníky je založena na automatickém vytěžení dat vedených v dotčených agendách a jejich prezentaci prostřednictvím obou nástrojů.

Jak vnímají práci s IS zaměstnanci úřadu?

Z vlastní zkušenosti musím říct, že IS VERA Radnice prošel poměrně velkým pozitivním vývojem. Cením si skutečnosti, že VERA se snaží reflektovat náměty a požadavky nás, administrátorů a uživatelů, a zapracovávat je do svého softwaru. Spokojenost či nespokojenost uživatelů je ale vždy závislá na schopnosti vzájemné komunikace a pochopení požadavků. Tím mám na mysli např. nutnost jasné definice požadavků ze strany uživatelů, realizace požadavků ze strany dodavatele v rozumném časovém horizontu, i pochopení důvodů časové prodlevy při zapracování některých požadavků. Myslím, že kolegové by uvítali lepší personalizaci v rámci uživatelského nastavení jednotlivých agend. Nicméně zajištění činností úřadu bez softwarové podpory je dnes již zcela nereálné a od VERY vnímám maximální snahu nabízet vhodná řešení.

Nová legislativa a rozvoj systému vyžadují, aby se uživatelé neustále vzdělávali. Pomáhá s tím VERA?

Připomínky uživatelů, se kterými téměř každodenně komunikuji, vycházejí často z neznalosti, odchylných pracovních postupů i z nedostatečného zaškolení. Na zlepšení proškolování a metodickém vedení se snažíme nyní v rámci našeho úřadu pracovat a co nejvíce se účastnit školení a konzultačních dnů. Využití těchto služeb však závisí na našich finančních možnostech a na iniciativním přístupu ze strany úřadu.

Pro chybová hlášení, dotazy i náměty ke konkrétním agendám využíváme aplikaci HelpDesk, která je velmi užitečnou a efektivní součástí našeho pracovního života. V případě potřeby řešíme bezodkladné situace i telefonicky s příslušným metodikem nebo konzultantem. Velmi si ceníme ochoty a vstřícnosti, s jakou je ze strany pracovníků společnosti VERA tato součinnost poskytována.

Co byste doporučila úřadům, které uvažují o změně IS a přemýšlí, jestli si vybrat jeden komplexní systém, nebo mít více specializovaných?

Z hlediska systémového přístupu jednoznačně doporučuji nasazovat maximálně komplexní systém než vzájemně integrovat jednotlivé specializované systémy různých dodavatelů. Ušetří se tím spousta práce a času s realizací vazeb mezi různorodými systémy, což má samozřejmě dopad i na finanční náročnost jak při nasazení všech systémů, tak především při jejich následné podpoře a provozu. Pro uživatele je pak zásadní efekt v jednotnosti využívaného prostředí a dostupnosti uložených informací.

Na druhou stranu ale může být ze strany vedení úřadů negativně vnímáno to, že vzniká jeden „velký" systém a že si úřad buduje silnou, obtížně měnitelnou vazbu k jednomu dodavateli. I tak lze ale využívat dílčí systémy, v našem případě například s vazbou na GIS. Mám na mysli eAnalýzu bezpečnosti, která zobrazuje aktuální stav vybraných přestupků řešených městskou policií a představuje kombinaci informací z VERY a T-Map.

Nicméně nalezení optimálního postupu je složité a je na posouzení každého úřadu, co mu bude více vyhovovat.