Město Vrchlabí, nazývané též Vstupní brána Krkonoš, se rozhodlo využít dotační program pro elektronizaci procesů na úřadě. V rámci výzvy 22 Integrovaného operačního programu – Konsolidace IT a nové služby TC obcí město vyhlásilo veřejnou zakázku. Ta zahrnovala projekt s názvem „Konsolidace IT infrastruktury a rozvoj služeb TC obcí". Jedna z jeho stěžejních částí se zaměřila na pořízení aplikací pro jednání rady a zastupitelstva. Jako nejlepší uchazeč byla vybrána společnost VERA.

Od července 2015 používá agendy eJednání a eÚkoly rada města, v září se přidalo i zastupitelstvo. eJednání umožňuje snadno připravit a zachytit celý průběh jednání přímo ve webové aplikaci. Součástí řešení jsou workflow procesy pro tvorbu, správu, schvalování, kontrolu, vyhledávání, prezentaci a export dat. Systém podporuje automatický zápis úkolů z různých usnesení do agendy eÚkoly, která podporuje svou funkcionalitou tvorbu, evidenci, delegování a sdílení úkolů v rámci celého úřadu. Lze do ní zadávat jakékoliv úkoly, tedy i nezávisle na jednání. Řešitelé mají vždy přehled o blížících se termínech jednotlivých úkolů, které se jich týkají, mohou také vyhledávat v úkolech již splněných v minulosti. Popis úkolu může být stručný nebo naopak obsáhlejší díky možnosti připojit přílohy.

Po bezproblémové implementaci mohou radní a zastupitelé využívat komfortu, které jim elektronizace procesů přinesla. Současně je potřeba jen minima času pro publikování zápisu z jednání, což ocení i občané. Nyní tak běží pětiletá podpora díla podle podmínek nastavených v projektu.

Přejeme zástupcům Vrchlabí, ať jim řešení zpříjemní rozhodování o chodu města s téměř 13 tisíci obyvateli.