Každá instituce veřejné správy je nucena pracovat s řadou podání a vlastních dokumentů. Úlohu nehraje zaměření organizace, ale nakládání s předmětným doručením. Došlé dokumenty musí projít všemi kroky, od prvotního zaevidování, přes převzetí, zpracování a vyřízení, až po finální skartační řízení. Celou oblast je však vhodné pojmout v širší souvislosti, a to správou dokumentace v informačním systému VERA Dimenze, který garantuje legislativní správnost všech procesů.

 

Předpovídám záplavy, nosím talár, mluvím plynně čínsky

Spisová služba je klíčová pro celý proces zpracování dokumentů. V informačním systému VERA Dimenze je dostupná orgánům veřejné správy různého zaměření. Ať  se instituce věnuje např. soudnictví, přírodovědě, meteorologii, bezpečnosti, obchodu nebo je ministerstvem, její pracovníci mohou využít přehledný, bezpečný, resp. „smart" nástroj pro práci. Provádí je jednotlivými kroky a neumožní jim udělat chybu v procesu definovaném zákonem. Sdílení dat v rámci systému i s externími informačními systémy umožňuje efektivně pracovat na všech organizačních jednotkách. Sofistikovaná správa dokumentace činí z informačního systému VERA Dimenze ucelený systém z pohledu správního řízení.

V systému lze pracovat jak s analogovými, tak digitálními dokumenty. Analogové lze převádět do digitální podoby, a to buď prostřednictvím autorizované konverze z moci úřední, nebo pomocí konverze dle § 69a zákona č. 499/2004 Sb.,  o archivnictví a spisové službě. Dokumenty  ve výstupním formátu je možné elektronicky podepsat, případně automaticky opatřit časovým razítkem. Při tvorbě vlastních dokumentů systém podporuje převod do výstupního formátu dokumentů, pro textové a kombinované (obrázkovo-textové) dokumenty se jedná o formát PDF/A dle standardu ISO 19005.

 

Best practices

Ze zkušenosti lze říct, že propojením spisové služby s agendovými informačními systémy, pomocí „Obecného rozhraní", došlo k výraznému zjednodušení a zefektivnění řízení. Různé složky organizace spolu komunikují prostřednictvím interních vypravení a v rámci nich si předávají i data (ve formátu XML), které bylo dříve nutno zadávat duplicitně.

 

Vše pro občany

Všechny informační systémy veřejné správy jsou k ničemu, pokud ve finále neslouží veřejnosti. Celý proces práce s dokumenty musí být rychlý, spolehlivý a kontrolovatelný. Občas ale nastává situace, kdy občané či firmy nepostupují správně a úřadům ztěžují vyřízení žádostí. Pro tyto případy vydalo v květnu Ministerstvo vnitra ČR metodiku, která stanovuje, jak mají úřady nakládat s elektronickými podáními, podněty a jinými dokumenty od občanů a firem, zejména neobsahují-li nezbytný elektronický podpis.

Měla by pomoci předcházet situacím, kdy žadatel neví o své povinnosti a úřad jej na ni neupozorní. V těchto momentech může docházet i k neuznání odvolání či propadu lhůty, protože se nejedná o podání ve smyslu správního řádu a nemá žádné procesní účinky.

 

VERA Dimenze

Hlídání termínů a hromadné akce, které podstatně usnadňují a zrychlují práci, jsou ve VERA Dimenzi také samozřejmostí. Proces zpracování dokumentů je přehledný a srozumitelný, a tak informační systém poskytuje všem institucím dostatek prostoru, který mohou věnovat svému skutečnému předmětu práce.

Více informací o informačním systému VERA Dimenze.