Změna informačního systému: Skok do neznáma?

V souvislosti s postupující digitalizací veřejné správy chtěli v Luhačovicích změnit informační systém. Rozhodnutí to nebylo snadné, protože málokdo se chce vzdát zažitých pracovních postupů a učit se nové věci. Jak přesvědčit spolupracovníky a celý proces dotáhnout do úspěšného konce? O své zkušenosti se s námi podělil tajemník Městského úřadu Luhačovice PhDr. František Hubáček.

Proč jste se rozhodli pro změnu systému?

Předchozí informační systém neodpovídal všem našim požadavkům. Chtěli jsme být napřed v elektronizaci a potřebovali jsme mít jistotu, že budeme splňovat veškerou legislativu. Ta se neustále mění a požadavků například na bezpečnost přibývá. Proto jsme vypsali výběrové řízení, které vyhrála společnost VERA. Pořídili jsme ekonomické moduly, správní agendy, spisovou službu a agendy podporující provoz úřadu.

Jak reagovali zaměstnanci?

Zcela přirozeně se jim nechtělo měnit naučené pracovní postupy. Důležité bylo, že jsme jim vysvětlili přínosy toho, že budeme mít komplexní systém. V něm jsou totiž všechna dala sdílena, nic se nezadává opakovaně a vedení úřadu má k dispozici spoustu informací. Všichni zjistili, že změna bude ku prospěchu a už s námi souhlasili.

Co vás čekalo?

Nejdříve proběhly analýzy. Implementaci jsme si rozdělili do dvou fází. V rámci první jsme nasazovali ekonomické moduly, abychom od 1. ledna mohli vést ekonomiku v novém systému. Zvládli jsme to včetně proškolení zhruba za měsíc, a navíc v předvánočním období. V takto rekordním čase se to povedlo jen díky velkému nasazení a spolupráci mezi pracovníky úřadu a VEROU.

V druhé fázi jsme se věnovali spisové službě. Všichni vědí, že jde o stěžení program pro chod úřadu, který především musí zajistit podporu pro plnění zákonných předpisů. My máme nyní jistotu, že se v budoucnu nebudeme muset obávat kontrol z archivu.

Častou komplikací bývá migrace dat. Jak jste si s tím v rámci spisové služby poradili?

My jsme data migrovat chtěli. Samozřejmě jsme se toho zároveň obávali. Nakonec se všechna data převedla v jeden den a dobře to dopadlo.

Museli jste něco měnit?

Upravili jsme metodické postupy. Informační systém po nás vyžaduje, abychom dělali více věcí, takže pak může působit i uklikaně. Pravým důvodem je však to, že nás nutí dělat kroky, které jsou nezbytné k plnění zákonů.

Jak probíhaly první dny s novým systémem?

Neminuly nás běžné problémy. Dříve jsme totiž neměli všechny systémy provázané, a tak většinou práce jednoho člověka neovlivňovala práci druhého. Najednou se nám stalo, že když někdo nedodržel pracovní postup, program nedovolil pokračovat v dané oblasti. V té době jsme hodně využívali konzultantů VERY a domluvili další školení. Teď už lidé dělají věci tak, jak mají, a úřad funguje efektivněji. Potvrdilo se nám to i při kontrole z IROPu, kdy zaměstnanci museli ukázat, že se systémem umí pracovat.

Co byste doporučil ostatním úřadům, které změnu zvažují?

Nám se osvědčilo, že jsme vybrali za každý odbor jednoho garanta, a nemusel to být ani vedoucí, který se důkladněji proškolil. Byl pak výborným pomocníkem pro kolegy, protože měl detailní znalost odborné problematiky i informačního systému.

Důležité je na změnu připravit všechny pracovníky. Vysvětlit přínosy a opravdu důkladně provést školení. Přechod na nový systém nikdy nebude jednoduchá záležitost, ale s kvalitním a zkušeným dodavatelem bude mít výsledek svou váhu.

Jak celý proces zpětně hodnotíte?

Jsem rád, že jsme do toho šli. Lidé se s novým systémem naučili pracovat a lépe teď zvládnou všechny novinky, které nám elektronizace veřejné správy přinese. Vedení úřadu má navíc přehledně připravená data pro rozhodování. Jsem si jist, že tím, že používáme informační systém VERA Radnice, jsme o několik let napřed před jinými úřady a jsme připraveni na digitální budoucnost.