Doporučení našich klientů je pro nás největší odměnou i závazkem, že nesmíme polevit v našem úsilí.

Zpět

Jindřichův Hradec

Ing. Bohumil Komínek
zastupitel města Jindřichův Hradec

„Jednotné účetnictví a evidence majetku námi zřizovaných organizací nám ulehčila práci, máme o všem přehled a snadno provádíme kontrolu. Pro evidenci majetku naše školy, školky a městská knihovna využívaly různé programy. Rozhodli jsme se vše sjednotit pod jeden informační systém, aby byly jednotné výstupy a snadnější kontrola údajů. "


V Jindřichově Hradci začali vést účetnictví v informačním systému společnosti VERA již v roce 2001. Nejdříve využívali samostatný modul. Následně jej provázali s oblastí výdajů - přijaté faktury, poukazy, smlouvy a objednávky a postupně rozšířili vazby účetnictví i pro příjmovou oblast. Po analýze tehdejší situace v evidenci majetku došlo k nasazení jednotného informačního systému i zřizovaným organizacím. Díky němu může úřad sdílet data nejenom mezi různými agendami, ale i se svými zřizovanými organizacemi, což vede k větší efektivnosti a nižší chybovosti práce.

Proč jste se k rozhodli pro komplexní IS?

„Již v průběhu budování informačního systému na úřadě jsme zjistili, že pokud máme různé části systémů od různých dodavatelů, pak ty samé údaje, které zapisuje např. referentka v agendě Komunální odpad při vystavování předpisu k platbě, pak následně zapisuje její kolegyně v Pokladně při evidenci platby. A občan netrpělivě čeká na vyřízení… Stojí to čas a je to neefektivní. Komplexní informační systém nám zajistil, že jednou zadaná data se už nemusí znova zapisovat. Databáze eliminuje i chyby a nekonzistentnosti plynoucí z toho, že např. adresa byla pořízena jednou s mezerou a podruhé bez, atp.

Dnes využíváme výhod spjatých s jednotným ekonomickým systémem, který nám umožňuje získávat ucelené informace o účetním případu, a to jak z hlediska účetního, ekonomického tak i daňového. Máme průběžnou kontrolu nad rozpočtem a možnost jeho on-line sledování.  Kromě těchto detailních informací můžeme zobrazovat i agregované výstupy z účetních a rozpočtových dat – finanční přehledy, které oceňují zejména vedoucí pracovníci."

Jak dříve fungoval systém u zřizovaných organizací?

„Každá z našich zřizovaných organizací měla software, který podporoval její činnost, zároveň ale měla vlastní pravidla pro evidenci, např. používala různé analytické účty, druhy majetku, číselné řady inventárních čísel, počty ks na kartách, jiné měrné jednotky atd. Z těchto důvodu bylo obtížné odsouhlasit stavy majetku města svěřeného do používání příspěvkových organizací (PO) nebo získat přehled o používaném majetku (klasické sčítání jablek s hruškami). Zaměstnanci z MěÚ nemohli nahlížet do dat příspěvkových organizací, neměli do jejich programů přístup, proto i kontrola, zastupitelnost a předávání údajů bylo hodně problematické. Navíc každý software měl trochu jiný vzhled, ovládání a úpravu tiskových výstupů. Pro uživatele, který s ním běžně nepracoval, bylo náročné se zorientovat. Logickým požadavkem města bylo sjednocení systémů používaných pro evidenci majetku na PO a MěÚ."

Co Vám přineslo sjednocení systémů? Jaké jsou zkušenosti z provozu?

„Po sjednocení software, převodech dat a vyškolení pracovníků příspěvkových organizací lze snadno sdílet a předávat data (např. kopírováním karet majetku z MěÚ na jinou organizaci nebo zpět), což nám výrazně snižuje pracnost a časovou náročnost u jednotlivých operací.

Tím, že jsou nyní pracovní postupy, metodika a výstupy jednotné, snadno zkontrolujeme údaje. Zlepšila se informovanost vedoucích pracovníků, účetních, majetkářů a možnost vzájemné zastupitelnosti. Protože jde o jeden systém a příspěvkové organizace využívají hosting, snížily se náklady a časová náročnost správy IS."

Co dalšího plánujete?

„Do budoucna bychom chtěli využít i inventury čárovým kódem nebo manažerské pohledy na majetek přes různé organizace, což za předchozího stavu nebylo možné."

Jak hodnotí zavedení systému zřizované organizace?

„I přesto, že zavedení jednotného IS znamenalo pro příspěvkové organizace změnu, po několika měsících fungování oceňují přehlednost a možnost konzultovat postupy a metodiky se svým zřizovatelem. Práce je teď jednodušší a přehlednější."


Videoreference
Zkušenosti z Luhačovic se změnou informačního systému Co je důležité před změnou systému čtěte zde.
Žatec: Jak se stát moderním strážníkem za 7 dní V čem pomohla nová aplikace čtěte zde.
Aš: Jaké to je, když VERU používáme už 5 let Co přinesla implementace naleznete zde.