Partnerství je základ úspěchu. Společnost VERA spolupracuje s několika odbornými partnery, mezi které patří i špičková firma INFOMATIC, která se věnuje informačním technologiím, mj. prodeji dokumentových skenerů. Společně provedli implementaci řešení digitalizace dokumentů do spisové služby Městského úřadu v Holešově. Holešov využívá pro ekonomické, správní a vybrané interní činnosti úřadu informační systém VERA Radnice.  

Proč jste se rozhodli pro digitalizaci dokumentů?

„Elektronický systém spisové služby od společnosti VERA úřad využívá od roku 1998. V roce 2009 přinesla legislativa úpravu převádění dokumentů z analogové podoby do dokumentů v digitální podobě. Od roku 2012 jsme začali převádět do digitální podoby jednotlivé smlouvy. Když se naskytla možnost použít dotační prostředky, využili jsme dané situace a od 1. července 2015 spustili digitalizaci dokumentů ve spisové službě. Velkým motorem bylo zajištění snazší dostupnosti dokumentů a sdílení jednotlivých dokumentů, a to jak u jednotlivých odborů, tak i přímo u vedení města."

Určitě jste zvažovali, jaký skener zvolit. Jaká byla kritéria, podle kterých jste vybírali?

„Výchozím bodem bylo, aby zvolené zařízení bezproblémově komunikovalo s naší spisovou službou. Také jsme se informovali na zkušenosti s provozem v jiných subjektech a velkou roli hrály konkrétní technické požadavky jako množství skenovaných dokumentů, optimalizace skenovaných stránek, servisní podpora SWAPit."

Využíváte Spisovou službu IS VERA Radnice. Jak tedy celý proces funguje?

„Samotné skenování probíhá na podatelně našeho úřadu hned po zápisu základních informací o dokumentu do Spisové služby IS VERA Radnice. Dokumenty, které je možné rozešít, jsou rozešity, a jsou pak skenovány hromadně. Využíváme dokumentový skener Fujitsu fi-7260 a software Kofax Express. Rozdělení na jednotlivé soubory probíhá právě pomocí aplikace Kofax Express, separace a indexace (přejmenování souboru dle hodnoty čárového kódu) dle štítku s čárovým kódem."

Proč preferujete používání štítku s čárovým kódem?

„Štítek s čárovým kódem přináší množství nemalých výhod. Všechny hodnoty jsou krásně natištěné a nemusí se tedy do podacího razítka vyplňovat pouze rukou. Štítek obsahuje větší množství údajů, a to včetně čárového kódu. Vyhledávání, přebírání, zpracovávání a podobně je potom díky čtečce čárových kódů mnohem jednodušší a komfortnější. Jednoznačný identifikátor dokumentu je použit i pro pojmenování naskenovaného souboru. Tyto soubory jsou automaticky připojeny k záznamům ve spisové službě."

Jaké výhody s sebou digitalizace dokumentů přináší?

„Výhod je celá řada a vychází ze skutečnosti, že naskenované dokumenty jsou uloženy v systému spisové služby,  jsou ve formátu PDF/A a obsahují textovou vrstvu. Není tedy nutná potřeba fyzicky vyhledávat v listinných dokumentech (úspora času, práce, papíru) a existuje možnost indexování a fulltextového vyhledávání v Jednotném úložišti VERA Radnice nebo obecném DMS. Také možnost dalšího zpracování strojově čitelného textu je dobrá. Další výhodou může být i publikace vybraných dokumentů na internet pro občany jako tzv. open data."

Doporučil byste ostatním úřadům, aby se do digitalizace dokumentů také pustili?

„Určitě ano, ačkoli jsem si vědom, že každé začátky jsou těžké. Referenti se musí naučit pracovat novým způsobem, s novým programem a na celý systém si zvyknout. Po této počáteční fázi však oceňují přínosy digitalizace dokumentů."