Analýza je prvotní činnost, která předchází implementaci jakéhokoliv podsystému nebo celého informačního systému. Je v ní zachycen současný stav, popsán způsob práce a míra využívání informačního systému. Tyto údaje jsou zcela nezbytné pro budoucí rozhodování. Vyhnete se tak zbytečným nákladům a zavedení nepotřebných komponent.

Analýza Vám musí vždy odpovědět na následující otázky:

Kdo? Co? Proč? V jakém rozsahu?

Výsledkem správně vytvořené analýzy je:

• zjištění silných a slabých stránek v procesech a evidenci
• zjištění efektivity využívání stávajícího informačního systému
• podklad pro úpravu pracovní postupů (procesů)
• podklad pro efektivní implementaci celého informačního systému nebo jeho části

Po správně zpracované analýze Vás provedeme dalšími fázemi, které už reflektují dané výsledky.

Součástí zavedení informačního systému je i vlastní instalace aplikačního a databázového prostředí. Automaticky sledujeme trendy vývoje a po ověření portace nabízíme aktuální a dostupné verze podporovaných systémových technologií.

Instalace systému je možná na fyzický hardware či, jak je v poslední době stále četnější, do virtuálního prostředí. Vlastní prostředí je možno instalovat na platformě MS Windows či na bázi Linux RedHat. Z databázových strojů podporujeme aktuální verze databází Oracle a MS SQL Server.

Před instalací informačního systému s Vámi prokonzultujeme hardwarovou náročnost řešení, požadavky na síťovou infrastrukturu a zohledníme i Vaše další požadavky.

Garanci úspěšné implementace systému zajistí náš tým zkušených systémových techniků, kteří mají za sebou již desítky realizací v rozličných prostředích či v technologických centrech.

Analýza je již zpracována. Máte připravené prostředí. Je tedy čas nasadit vybrané řešení!

Může se jednat o celý informační systém nebo vybranou agendu.

O implementaci se starají projektoví manažeři či konzultanti, zpravidla podle rozsahu nasazovaného řešení.

Zajistí hladký průběh celého procesu, který zahrnuje:

• nastavení a konfiguraci agend
• proškolení správce podsystémů
• proškolení uživatelů
• metodickou podporu
• zajištění pilotního provozu
• pomoc při startu ostrého provozu

Hlavní výhodou našich informačních systémů je jak jejich vnitřní integrace, tak možnost integrace jiných informačních systémů.

V analýze jsou zachyceny všechny procesy, které mají na úřadě probíhat, a jejich popis je podkladem pro zdárné propojení systémů různých dodavatelů. Cílem integrace je vytvořit jeden fungující celek.

Systémová integrace Vám tak zajistí:

• snížení provozních nákladů
• transparentnost vedených údajů (jeden zdroj informací, zamezení duplicit)
• zvýšení stability provozovaného systému
• zvýšení bezpečnosti systému
• a v neposlední řadě - zajištění dalšího rozvoje systému

Vazby

• Vnitřní provázanost
  • Integrace ekonomických agend úřadu
  • Integrace na spisovou službu VERAIntegrace Informačního systému evidence přestupků (ISEP)
  • Integrace registrů VERA
• Integrace centrálních řešení
  • Integrace Informačního systému datových schránek (ISDS)
  • Integrace Informačního systému základních registrů (ISZR)
  • Integrace CzechPOINT
  • Integrace Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES)
  • Integrace Insolvenčního rejstříku (ISIR)
  • Integrace služby Dopis online
  • Integrace informačního systému registru smluv (ISRS)
  • Integrace na Českou daňovou správu
  • Integrace Informačního systému evidence přestupků (ISEP)
  • Integrace Registru silničních vozidel (RSV) včetně Registru vozidel EU (EUCARIS)
• Integrace na systémy jiných dodavatelů
  • Obecným rozhraním na agendové informační systémy (RŽP, VITA)
  • Obecným rozhraním na dodavatele spisových služeb (ICZ, GINIS, APLIS)

Chcete mít pracovníky, kteří rozumí své práci a dokáží plně využít informační systém?

Nabízíme vám akreditované kurzy, které spojují legislativní požadavky s prací v informačním systému. Všechny kurzy jsou v souladu s ustanoveními zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků.

Akreditované kurzy se věnují těmto tématům:

• Základní registry v praxi
• Hospodaření obcí
• Procesní řízení
• Nájemné a vyúčtování služeb
• Příprava a organizace voleb
• Matrika
• Majetek

Více se dočtete v sekci Školení.

Součástí implementace celého informačního systému nebo agendy je školení všech uživatelů, kteří s danou agendou pracují. Školení se obvykle koná pro skupinu uživatelů v učebně, kde má každý k dispozici počítač, na kterém si ověřuje školené postupy. Je prováděno vždy podle úrovně znalostí uživatelů a náplně jejich práce.

V průběhu práce se systémem se uživatelé mohou nadále vzdělávat, a to na pravidelně vypisovaných skupinových školení nebo si objednat individuální školení pro sebe či několik pracovníků úřadu. 

Školení jsou zpravidla zaměřena na:

• základní pracovní postupy
• problematické postupy
• nové funkce
• provázání agend
• metodické rady
• práce s agendou v praxi atp.

Přehled o aktuální nabídce kurzů naleznete v sekci Školení.

Další nedílnou součástí implementace systému je metodická podpora, která následuje po školení uživatelů. Metodická podpora je prováděna vždy na pracovišti uživatele a zaměřuje se na řešení otázek, které vyplývají z užívání nového nástroje na podporu daných činností. V průběhu metodické podpory mohou být vytvářeny nové nebo upraveny stávající pracovní postupy, aby co nejlépe vyhovovaly potřebám každého uživatele s ohledem na jím vykonávanou agendu.

Do budoucna získáte jistotu, že Vaši zaměstnanci budou vykonávat činnosti v agendách podle aktuální legislativy. Tu znají naši metodici, kteří neustále sledují i chystané změny, a uživatele na ně připravují.

Nabídka metodických příruček pro naše klienty je k dispozici v sekci Pro zákazníky. 

I proškolený uživatel se občas dostane do situace, kdy potřebuje poradit, vysvětlit nové pracovní postupy, popřípadě prodiskutovat legislativní změny.

Společnost VERA disponuje konzultanty a metodiky, kteří vědí, umějí a zároveň chtějí sdílet své znalosti v dané odborné oblasti s Vašimi pracovníky.

Konzultace je možnost, jak snadno zprostředkovat pracovníkům informace a vysvětlit pracovní postupy, které jim pomohou s legislativním výkladem odborných oblastí a prací v informačním systému.

Konzultace nabízíme:

• individuální
• skupinové

Mohou se konat:

• u Vás na úřadě (na jednom nebo více pracovištích)
• na pobočce společnosti VERA
• v externích prostorách
• nebo po telefonu

Součástí podpory, kterou nabízíme, je i provádění auditů vykonávání agend v daných oblastech. Odborník na danou oblast po určení cíle provede zmapování aktuálního stavu, doporučí změny, ať už v metodice práce nebo v prováděcí dokumentaci (vnitřní směrnice úřadu).  Doporučí postup nápravy stavu tak, aby změna byla co nejefektivnější.

Příkladem může být audit spisové služby:

Audit je vhodné provádět v krátkém časovém odstupu po spuštění spisové služby do ostrého provozu a následně vždy periodicky po stanoveném časovém období (například po dvou letech) nebo v případě větších změn obsluhy agendy či změn personálních. Audit provádějí zkušení konzultanti spisové služby napříč celým úřadem.

Určení cíle auditu

Cílem auditu standardně bývá zjistit stav provozování spisové služby úřadem a zajistit nápravu případných nedostatků v práci uživatelů nebo optimalizovat procesy se spisovou službou spojené. Může však být zaměřen pouze na konkrétní oblast práce se spisovou službou napříč celým úřadem nebo naopak pouze na část organizační struktury v plném rozsahu práce s agendou.

Zmapování aktuálního stavu

Na rozsahu, hloubce, zaměření i podobě realizace auditu se s Vámi předem dohodne konzultant, který jej bude provádět. Auditu může předcházet zaslání dotazníku pro odbory, podatelnu nebo spisovnu. Po dohodě může v rámci auditu souběžně probíhat i konzultace dotazů uživatelů (vhodné zejména v případě auditu krátce po nasazení do ostrého provozu).

Výsledky a návrh úprav

Konzultant Vám předloží výsledky a navrhne vhodné navazující kroky, může se jednat např. o plošná či individuální školení nebo konzultace, změnu pracovních postupů, změnu procesů, výměnu techniky - hardware, stanovení nebo výměnu osob zodpovědných za danou činnost nebo oblast, rozšíření kompetencí vytipovaných uživatelů aj..

Oblasti kontroly

příjem dokumentů	vazba odborné agendy na spisovou službu
převzetí odbory	soulad mezi skutečnou prací uživatelů a elektronickou evidencí
předání referentům	vhodnost pracovních postupů
zpracování dokumentů referenty	vhodnost zavedených procesů
odesílání dokumentů	vhodnost pověřených pracovníků
dodržování termínů	vhodnost rozdělení kompetencí a zodpovědností
přidělování spisových znaků	funkčnost procesů zajišťujících průběžné předávání informací a materiálů k agendě koncovým uživatelům
práce se spisy	obecně na odborech znalost nových funkcí agendy a jejich využití
předávání na spisovnu	obecně na odborech povědomí o legislativě ke spisové službě
zpracování spisovnou	úroveň znalostí jednotlivých uživatelů - doporučení školení/konzultace

V průběhu provozu informačního systému Vám nabízíme krom pravidelných aktualizací systému  i kontrolu databáze či systému formou profylaxe. Tuto preventivní kontrolu systému a další systémovou a technickou pomoc (například při instalaci nových verzí nebo s nastavením tiskáren a jiných zařízení) zajistí naši zkušení systémoví technici.

Za účelem rychlé pomoci s řešením některých speciálních situací je vhodné zajistit vzdálené připojení našich systémových techniků a konzultantů na server zákazníka.

Varianty realizace servisu:

• na pracovišti zákazníka
• vzdáleným připojením
• prostřednictvím aplikace HelpDesk
• telefonická konzultace
• e-mailová konzultace

Náplň servisních zásahů:

• plánovaná pravidelná údržba či zálohování
• prvotní instalace informačního systému
• instalace nových sestavení 
• instalace nových agend
• pomoc při zprovoznění rozhraní na jiné IS
• řešení konkrétních akutních obtíží zákazníka
• a další

O vždy aktualizovaný software se stará technická podpora, která je spolu s konzultanty připravena Vám poradit. Technická podpora zahrnuje především upgrade a update softwaru, aktualizaci souvisejících dokumentů a možnost využívání helpdesk a hotline.

Aktuální software vždy splňuje legislativní požadavky, navíc je rozvíjen ve spolupráci s klienty, což zaručuje účelné a uživatelsky příjemné změny. Nové verze jsou distribuovány s dostatečným předstihem a dokumentací, uživatelé se tak včas seznámí s novinkami. 

Hlášení pomocí helpdesku probíhá přes speciální webovou aplikaci, ve které může uživatel snadno zadat požadavek na opravu nebo rozvoj systému. Pokud uživatel raději komunikuje po telefonu, má k dispozici poradce na hotline.

Vzdálená správa je rychlý a efektivní nástroj na řešení systémových nebo aplikačních problémů, případně slouží jako podpora při odborných konzultacích. Jedná se o moderní a bezpečnou službu, která je prováděna připojením z pracoviště VERA do informačního systému úřadu.

Mezi typické úkony vzdálené správy či systémového outsourcingu patří:

• pravidelná instalace distribucí, případně nutných doplňků do agend,
• aktualizace verzí programových komponent,
• pravidelná měsíční kontrola systémových a aplikačních logů, stavu databáze, zálohování a výkonnosti systému,
• import dat z katastrálního úřadu,
• detekce chyb v datech a jejich náprava naším specialistou,
• profylaxe systému,
• analýza situace a následná odpověď na dotaz nebo telefonickou konzultaci odborným pracovníkem.

Vzdálená pomoc je vhodná ve chvíli, kdy úřad a jeho pracovníci potřebují mít ve velmi krátkém čase jistotu před blížícím se zátěžovým obdobím úřadu (např. volby, inventura majetku, audity, kontroly). Není potřeba čekat na příjezd speciality, s čímž souvisí i ušetřené náklady. Pouze zavoláte a náš specialista se s Vaším souhlasem připojí do Vašeho systému a problém vyřeší.

Vzdálený přístup lze také využít jako součást vzdělávání, kdy náš odborník vidí přímo práci úředníka s modulem a může mu tak doporučit efektivnější využívání funkcionalit.

V opačné situaci má zákazník plnou kontrolu nad tím, co u něj probíhá.

Celá spolupráce probíhá podle dohodnutých pravidel a za současného zachování plné bezpečnosti informačního systému příjemce.