Sjednocení systému rok poté

V roce 2001 se město Rychnov nad Kněžnou rozhodlo využít pro podporu některých činností IS VERA Radnice. Osvědčil se a v průběhu let přibývaly další agendy. Ekonomika a majetek zůstávaly z historických důvodů v jiném softwaru. Ppřed časem se progresivní vedení rozhodlo pro změnu. Povídáme si s tajeníkem úřadu Mgr. Lukášem Klátilem a Ing. Veronikou Kafuňkovou, vedoucí finančního odboru.

Proč sjednocení systému?

Mgr. Klátil: Protože myslíme logicky a s přesahem do budoucna. Převod dat mezi různými systémy není nikdy tak dokonalý jako v rámci jednoho systému, který je na to optimalizovaný. Některé manažerské informace v případě více systémů musíte získávat různými převody a přepisováním.

Ing. Kafuňková: Výhoda jednotného ekonomického systému se projevuje například při kontrolách a auditu. Předtím jsme informace složitě dohledávali, teď máme k dispozici všechno snadno a rychle. Můžeme kdykoliv z jednoho místa zkontrolovat a doložit veškeré podklady, které jsou požadovány.

Mgr. Klátil: Prostě – v jednotě je síla, jak se říká.

Jak tedy probíhala výměna ekonomiky a majetku?

Mgr. Klátil: Věděli jsme, že potřebujeme změnu, proto jsme začali interně diskutovat o tom, co máme, co bychom chtěli jinak, a co nám chybí. Po různých prezentacích a konzultacích jsme vybrali jako dodavatele firmu VERA. Pro samotnou implementaci bylo nejdůležitější namotivovat kolegy, aby vnímali, že jim to pomůže v práci a posune náš úřad vpřed. Rád bych ocenil, že všichni přistoupili k projektu konstruktivně a dělali, co mohli, abychom jej úspěšně dotáhli do cíle. Vládla pozitivní atmosféra, a to jak na úrovni úřadu, tak v komunikaci s dodavatelem.

Ing. Kafuňková: Prakticky to probíhalo tak, že VERA v září udělala analýzu, aby zjistila, co, kde a jak vedeme, včetně pracovních náplní jednotlivých zaměstnanců. Po vzájemné diskusi nám navrhli a odprezentovali, jak to může fungovat ve VERA Radnici. V září nám nainstalovali nové agendy. Začala série školení na jednotlivé agendy. Během celého podzimu jsme naplňovali číselníky a nastavovali oprávnění. Na základě nastavení bylo vytvořené testovací prostředí, kde jsme si mohli vyzkoušet fungování programu „nanečisto". Zavedení jednotného ekonomického systému nezasáhlo jenom finanční odbor, ale téměř všechny na úřadě. Díky vstřícnosti a ochotě zaměstnanců úřadu pracovat v novém prostředí, proběhlo vše celkem hladce.

Jak jste zvládli migrace?

Mgr. Klátil: Měli jsme určité obavy, protože jsme si neuměli představit, jak přelít to množství dat, které byly pořizovány v jiném formátu, do nového systému.

Ing. Kafuňková: Nakonec se ukázalo, že to bylo více práce, než jsme předpokládali, ale díky veráckým převodovým modulům proběhla v podstatě bez problémů.

Jaký byl rozjezd?

Mgr. Klátil: Samozřejmě začátek roku byl náročný. Museli jsme si zvyknout na nové pracovní postupy. VERA při nás stála a jak během nasazování, tak v prvních týdnech po novém roce jsme byli v nepřetržité komunikaci.

Ing. Kafuňková: I když jsme byli proškoleni a vše jsme si vyzkoušeli, v ostrém provozu se občas stalo, že jsme si najednou nebyli jisti, jak správně postupovat. Velmi nám pomohlo, že jsme se mohli a stále můžeme obracet na jednotlivé konzultanty z VERY. Spolupráce s některými z nich byla a je opravdu nadstandartní a za to velmi děkujeme! A jako všechno, tak i pracovní postupy se opakováním pomalu zautomatizovaly a zvykli jsme si na ně.

Co Vám to přineslo?

Mgr. Klátil: Já osobně například velice oceňuji, že nyní jsem schopen v každém okamžiku zobrazit aktuální stav schváleného, upraveného rozpočtu a skutečnosti (čerpání) včetně blokací a rezervací. Když jsme to potřebovali zjistit v minulosti, museli jsme to složitě dopočítávat, protože rozpočet byl tvořen v jiném systému než ostatní data. Trvalo to mnohonásobně déle. A když jsme chtěli za týden zkontrolovat změnu stavu, museli jsme dopočítávat znova.

Ing. Kafuňková: Teď jsme schopni dohledat z jednoho místa i veškeré související doklady – od smluv, objednávek přes faktury až po úhrady, a to včetně schvalovacích procesů. Schvalování nyní probíhá elektronicky – je rychlejší, přehlednější, pohodlnější a plně naplňuje požadavky zákona o finanční kontrole.

Na jaře 2022 jste implementovali i software pro městskou policii od společnosti VERA…

Mgr. Klátil: Rychnov nad Kněžnou má cca 11.000 obyvatel a na bezpečnost ve městě dohlíží přes 20 strážníků. Tím, že program pro městskou policii i pro úřad běží v jednom systému, jsme získali určité výhody. Některé procesy jsme zkrátili nebo dokonce automatizovali.

Například když se pachatel dopravního přestupku nedostaví na výzvu v zákonné lhůtě, je třeba převést celý případ do správního řízení. Předtím musel strážník přepisovat řadu údajů o přestupku a přestupci. Nyní je předání přestupku otázkou tří kliků. Díky propojení systému kontrola úhrady pokuty a případné předání do vymáhaní pohledávek probíhá automaticky.

Co plánujete do budoucna?

Mgr. Klátil: V rámci zklidnění provozu již pracujeme na nasazení radarů v některých lokalitách a v souvislosti s tím implementujeme automatizované zpracování dopravních přestupků a propojení na službu dopis online. Prostor na zlepšení vidíme i v oblasti inventarizace majetku, skenování dokumentů nebo v možnosti plateb přes portál občana.

Chceme jít dál cestou digitalizace. Ne proto, že je to moderní, ale proto, že to umožňuje zvládat větší objemy dat, zrychluje zpracování a tím vytváří úředníkům prostor na komunikaci s občany.