Rychle, kompletně, výstižně.
To jsou aktuality VERA.

Zpět

Dobrou přípravou ke kvalitnímu výsledku jednání

Jednání zastupitelstva či rady města vyžaduje od pracovníků úřadu spoustu činností jak ve fázi přípravy, tak při samotném průběhu. Když je dobrá příprava, vlastní jednání je rychlejší, konstruktivnější, přehlednější a bez stresů. Je důležité, aby se všichni mohli plně soustředit na obsahovou a faktickou stránku podkladů s jistotou, že ostatní organizační a administrativní záležitosti probíhají tak jak mají, v souladu s legislativou i potřebami města. Komplexní softwarovou podporu VERA Radnice pro zmíněné procesy v podobě agend eJednání, eHlasování a eÚkoly využívá v České republice řada uživatelů. 

Tyto moduly VERA Radnice hodnotí např. tajemník MěÚ Příbor JUDr. Rostislav Michálek jako velice zdařilé a uživatelsky přívětivé. Doplňuje:

„Agendy eJednání a eÚkoly usnadňují práci díky sdílení dat a elektronickému schvalování. Každý uživatel velice ocení snadnou orientaci v projednaných materiálech či přijatých usneseních a jejich využití pro nový materiál. Úspora času je tak značná. Moduly umí i velice jednoduché tajné hlasování, díky čemuž nám v případě potřeby odpadne náročné organizační zabezpečení tohoto typu hlasování."

 

Před jednáním

Příprava materiálu k projednání není v žádném případě jednoduchou nebo rutinní záležitostí. Dokument musí být zkontrolován a schválen řadou osob. Někdy v přesně daném pořadí a většinou do určené časové lhůty. Dohledávání, u koho zrovna dokument je a která verze je ta poslední správná, případně, co se všechno na jednání chystá, bývá nepříjemnou součástí (často každotýdenního) procesu.

Agendy eJednání a eÚkoly obsahují workflow pro tvorbu, schvalování, kontrolu, vyhledávání, prezentaci a export informací. Díky tomu je stav, schvalování i aktuální verze dokumentu záležitostí pár sekund. Navíc si lze v eJednání vyžádat a později zobrazit vyjádření nebo stanoviska k řešené otázce. Využití uživatelských šablon nebo vzorů zajistí jednotný vzhled. Podpora kontroly pravopisu dovolí soustředit se na obsahovou stránku připravovaného materiálu.

Důležitým prvkem eJednání je zajištění bezpečnosti informací, ať jde o možnosti anonymizace osobních údajů, vícefaktorového ověřování, řízení přístupu k materiálům a přílohám nebo verzování materiálu při jeho tvorbě a schvalování různými uživateli.

Informace v materiálech lze použít opakovaně a jsou k dispozici pro další jednání, například při překlápění z rady do zastupitelstva apod. Zveřejnění podkladů probíhá dle potřeb úřadu, na bezpečné místo pro účastníky jednání nebo v samotné aplikaci. Pokud je třeba zaznamenat poznámku, aplikace umožňuje ze všech podkladů vytvořit i pdf verzi podkladů k projednání.

Pozvánku pro občany stejně jako anonymizovaný program s podklady a přílohami lze samozřejmě zveřejnit na webových stránkách města nebo úřední desce.

Průběh jednání, hlasování

Aplikace podporují řízení průběhu jednání, případné online úpravy programu včetně doplňování protinávrhů nebo rozdělování usnesení. Zapisovatel ocení, že nemusí zbytečně přepisovat, může využít a upravit i data použitá k přípravě. Celý proces se tím urychlí a minimalizují se nepřesnosti a překlepy. Lze využít i možnosti pro řízení rozpravy, vč. zobrazení ubíhajícího času pro diskutujícího.

K hlasování není třeba speciální zařízení, stačí mobil, osobní počítač nebo notebook s připojením do infrastruktury úřadu. Průběh i výsledky jsou přehledně přenášeny přímo na hlasovací tabuli i do zápisu s možností výběru sumárního nebo jmenovitého zobrazení. Dle potřeby lze využít tajné hlasování. Díky použitým technologiím je možné hlasovat i vzdáleně.

Systém podporuje automatický zápis úkolů z usnesení (rady, komise, výboru apod.) do agendy eÚkoly. Prostě komplexní řešení.

Po jednání

Zápis je k dispozici mnohem rychleji než při běžném záznamu průběhu do textového editoru. Úkoly plynoucí z jednání neupadnou v zapomnění, protože jejich prohledávání a filtrování je snadné a na termíny plnění jsou uživatelé upozorněni e-mailovou notifikací. Zveřejnit můžete zápis nebo automaticky vytvořený přehled přijatých usnesení. Ostatně o tom, které informace budou zveřejněny, rozhodujete Vy.

Pokud chcete prodiskutovat, jak zlepšit procesy přípravy právě Vašeho jednání, obraťte se na obchodního zástupce VERA. Rádi Vám představíme možnosti a můžeme domluvit i ukázku praxe u některého ze zákazníků – uživatelů. (Další podrobnosti zde.)