Rychle, kompletně, výstižně.
To jsou aktuality VERA.

Zpět

Tip z úřadu: Jak o 30 % zkrátit čas jednání a zrychlit proces schvalování

Vedení města Brandýs nad Labem – Stará Boleslav se v roce 2018 rozhodlo ještě více podpořit elektronizaci procesů, které souvisí s řízením městského úřadu. Jako nadstavbu k informačnímu systému VERA Radnice pořídili aplikace eJednání a eProcesy, které jim nyní pomáhají každý den ušetřit čas.

Efektivnější jednání

Webová aplikace eJednání zjednodušuje vše, co se týká jednání rady a zastupitelstva města – od přípravy programu, návrhu usnesení až po jeho zveřejnění na webových stránkách města a kontrolu úkolů. Starosta města Brandýs nad Labem – Stará Boleslav Ing. Vlastimil Picek ji hodnotí: „Jedná se o velmi užitečný program, který zavedl řád a jasná pravidla pro celý proces související s jednáním. Nejprve jsme jej zkoušeli na radě města a později ho začali využívat i pro jednání zastupitelstva. Díky tomu, že se na program dostanou jen schválené body, ke kterým musí být podklady, všichni mají dostatek času na přípravu na jednání, které je pak třeba i o třetinu kratší. A jak víte, v dnešní době, kdy práce je spousta, to opravdu pomůže všem zainteresovaným."

Proces zavádění aplikace zaštiťoval odbor informačních technologií společně s tajemníkem a právničkou města. Pracovnice, které provádí přípravu a zápis, prošly zaškolením a několikrát si mohly vyzkoušet například tvorbu zápisů nanečisto. Zápisy jsou po jednání odesílány do spisové služby, kde jim je přiděleno číslo jednací a následně jsou zveřejněny na webu města. Přínosem bylo také sjednocení šablon, díky kterým mají všechny dokumenty jednotnou strukturu i vzhled. Odbory úřadu mají přehled o tom, které body byly schváleny do programu a které se do něj nedostaly, a to i zpětně.

Přehled o fakturách a jejich schvalování

Nově se smlouvy, objednávky a faktury zpracovávají a schvalují elektronicky, a to i v případě, že je na vstupu analogový dokument. Faktury dříve skenovaly různé odbory a kvalita tak byla různá podle toho, jaké měly technické vybavení. Dnes tato činnost probíhá centrálně na finančním odboru, díky čemuž je kvalita i styl jednotný.

„Aplikace eProcesy mi poskytuje kompletní přehled o tom, jaké faktury je třeba uhradit, případně které jsou po splatnosti. Mám tak pod kontrolou, že město hradí veškeré své závazky. Aplikace nám také výrazně pomáhá s plněním povinností dle zákona o finanční kontrole. Vzhledem k tomu, že smlouvy, objednávky i faktury procházejí systémem, máme dokonalý přehled o stavu rozpočtu a jeho čerpání. Oproti jiným úřadům se u nás nemůže stát, že než proběhne fakturace, finanční prostředky se vynaloží na něco jiného. Jakmile vznikne například objednávka, peníze se zarezervují v rozpočtu do doby, než přijde faktura, a nelze je na nic jiného použít," uvádí starosta.

Lidé jsou o potřebě schválení dokumentu informováni e-mailovými notifikacemi. Díky tomu se zvládne celé schvalovací kolečko i během jediného dne místo dřívějších zhruba tří dní. To poskytuje finančnímu odboru více prostoru pro precizní a bezchybnou práci, kterou musí odvádět. Každý pracovník má svůj elektronický podpis. Celý proces je dokumentován a v jakékoliv fázi je možné zobrazit informace o jeho průběhu včetně historie změn. Velmi důležité bylo nastavení rolí příkazce operace a správce rozpočtu. Díky elektronické formě odpadla potřeba vytvářet košilky k dokladům a významně se šetří na tisku.

Elektronizace i nadále

Starosta Ing. Vlastimil Picek na závěr uvádí: „V elektronizaci chceme určitě pokračovat, a to jak v interních procesech úřadu, tak směrem k občanům. Máme základ v kvalitním informačním systému VERA Radnice a je vidět, že jeho nadstavby či rozšíření nám umožňují pracovat efektivněji, méně se zabývat administrativou a více podstatnými věcmi pro občany."