Rychle, kompletně, výstižně.
To jsou aktuality VERA.

Zpět

V Novém Bydžově mají přehled

Slovo úřad bylo kdysi synonymem pro hromady papírů. Dnes již městské úřady nepracují nevyhnutelně s papíry, protože dokumenty mohou být i v elektronické formě, nicméně stále je jich „hromada". Každý z referentů, kteří je zpracovávají, má ve spisové službě svoje místečko, svoji oblast. Část, kterou spravuje, ve které se vyzná, o které ví první – poslední.

Hledání jehly v kupce sena

Když jde o řízení úřadu jako takového, pak ovšem někdy moc podrobností překáží. Jak se v těch gigabytech dat představujících stohy dokumentů orientovat? Jak zjistit, zda jsou vyřizovány v termínu? Dá se zjistit, jakými cestami přichází na úřad a která z nich je ta nejfrekventovanější? Lze porovnat množství vyřizovaných dokumentů na jednotlivých odděleních? Dokáže vedoucí oddělení zjistit, který z jeho referentů toho vyřídí nejvíce a který nejméně?

Jak na to?

My na tyto otázky umíme odpovědět. Víme, že pro manažerský pohled je třeba nástroj, který dokáže data jak logicky shrnout, tak i zobrazit detail v případě potřeby. A to s názornou vizualizací pomocí grafů a tabulek, tak, aby byl rychlý přehled, jak si stojí vyřizování dokumentů na úřadě. Proto jsme vytvořili v rámci Manažerského informačního systému modul, který analyzuje data spisové služby. MIS Spisová služba je podporou vedení a umožňuje zefektivnění získávání informací a zkvalitnění řízení úřadu.

Co MIS Spisová služba přináší?

Dochází k jednoznačnému zrychlení v dodání podkladů. Pokud tajemník předtím chtěl zjistit, kolik má na úřadě písemností po termínu, musel vstoupit přímo do Spisové služby, provést výběry, aby získal požadovanou informaci. Pokud chtěl vědět, kolik má písemností po termínu konkrétní odbor nebo pracovník, musel provádět výběry znovu s novými parametry. V MIS Spisová služba se prostým proklikem pohybujete z informací za konkrétní odbor na informace o jednotlivých pracovnících. Máte rychlý přehled o průběhu zpracování dokumentů v evidenci Spisové služby dle různých kritérií a možnost pracovat s přesnými a aktuálními čísly.

Jak to pomáhá v Novém Bydžově?

Co nejvíce oceňují na modulu MIS Spisová služba v Novém Bydžově, nám řekla tajemnice Městského úřadu, Ing. Marcela Česáková, MPA:

„Vedoucí pracovníci vítají snadno čitelné statistické přehledy vytíženosti svých pracovníků s možností průběžné kontroly výkonu jejich práce v souvislosti se Spisovou službou. Tyto výstupy využíváme pro řešení aktuální vytíženosti jednotlivých pracovníků, i s ohledem na benchmarking výkonnosti nebo efektivnosti práce jednotlivých pracovníků nebo odborů. Slouží nám také k podchycení situací, kdy se např. nashromáždí velké množství písemností po termínu."

K čemu to všechno je?

Projekt MIS Spisová služba je dalším krokem ke zvyšování efektivnosti úřadu. Šetří čas manažerů, poskytuje jim informace k jejich rozhodování a umožňuje jim optimalizovat vytíženost jednotlivých pracovišť.