Jindřichův Hradec již roky využívá informační systém VERA Radnice. Loni se město rozhodlo, že se stane partnerem projektu Potravinová a materiální pomoc nejchudším osobám II. Na základě smlouvy s Ministerstvem práce a sociálních věcí bylo nutné zavést evidenci různých položek pomoci. Vedení města se obrátilo na zástupce společnosti VERA s dotazem, zda by bylo možné využít některý modul stávajícího systému i pro tuto činnost.

Požadavky

Smlouva mezi MPSV a Jindřichovým Hradcem město zavazuje ke splnění řady požadavků jako podmínky realizace projektu.  Mezi ně patří:

• zajišťování převzetí a skladování potravinové a materiální pomoci od dodavatele a vedení k tomu příslušné evidence skladovaného zboží po dnech a distribučních místech (ve fyzických jednotkách a ve finančním vyjádření dokumentující příjem a výdej ze skladu, zůstatky na skladu atd.),
• archivace účetních dokladů a všech dokumentů souvisejících s projektem, které vznikají na úrovni partnera anebo jsou partnerem předávány příjemci. Jedná se zejména o kopie dodacích listů dodávky, evidenci výdeje ze skladu po dnech a distribučních místech, skladovou evidenci apod.

Dále je nutné řádně účtovat o veškerých pohybech zásob od převzetí od dodavatele do vydání cílové skupině, předkládat poskytovateli v pravidelných šestiměsíčních intervalech poklady pro zpracování zpráv o realizaci projektu a vykazovat naplňování indikátorů.

Projekt je podpořen finančními prostředky z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (FEAD) a ze státního rozpočtu v rámci Operačního programu potravinové a materiální pomoci a musí tedy splňovat jejich podmínky.

Řešení

Pro vedení těchto netypických položek se stala stěžejní agenda Sklady. Podmínkou realizace je ovšem existence komplexního informačního systému na úřadě. Díky tomu lze využívat řadu existujících vazeb na další agendy, a to Smlouvy, Účetnictví, Pronájem nemovitého majetku, Jednotnou organizační strukturu, Registr osob a Registr hospodářských subjektů. V rámci provozu tohoto řešení se účtuje jen o pohybech zboží, ale finanční kontrola skladu je zachována. Je zřejmé, že agendu Sklady lze využít i k dalším účelům, než jen například pro evidenci na infocentrech. A to třeba tímto užitečným a lidem pomáhajícím způsobem.