Události posledních týdnů kladou na všechny nové nároky, požadavky a omezení. Mezi nejsložitější výzvy, před kterými stojíme, patří omezení osobního kontaktu s kolegy a přáteli. Jednou z mnoha situací, se kterou se musíte vypořádat, je vyřešit jednání zastupitelstva města nebo rady města, kde je nutné projednat potřebné materiály, zaujmout k nim stanovisko a odhlasovat usnesení. A rozhodování města se nemůže zastavit.

Běžně se zastupitelé nebo radní sejdou v zasedací místnosti, jednají a hlasují. Nejdůležitější akt (hlasování) provádí zvednutím ruky, nebo pomocí hlasovacího zařízení, které je připraveno v zasedací místnosti.

Jak ale vyřešit situaci, kdy je na stole požadavek uskutečnit jednání bez osobního kontaktu a při tom řádně zaznamenat výsledky hlasování? Odpověď je jednoduchá. Pro přípravu jednání použijete eJednání a pro hlasování funkcionalitu eHlasování.

V rámci eJednání můžete využít integrovaného elektronického hlasování, které není závislé na geografickém umístění hlasujícího. Musí být splněna jediná podmínka a tou je dostupnost aplikace eJednání i mimo budovu úřadu. To je možné zajistit buď pomocí vytvoření VPN sítě, nebo vystavením aplikace přes zabezpečený protokol vně úřadu. Technické řešení zajistí informatik úřadu a určitě si s tím poradí.

Nesmíme zde samozřejmě zapomínat na platnou legislativu, která předepisuje, aby hlasování probíhalo v jednom daném časově ohraničeném okamžiku a pokud se jedná o zastupitelstvo města, pak aby bylo jednání veřejné. Podmínky veřejné dostupnosti jednání si úřad zajistí vlastním metodickým pokynem, který bude veřejně k dispozici. (Např: Jednání probíhá veřejně – videokonference je vysílána na obrazovce v úřadem předem určené místnosti. V místnosti je k dispozici mikrofon, propojený do videokonference, pro podání možného dotazu nebo připomínky občanem města.).

 

Chcete konkrétní postup?

1. Starosta svolá na konkrétní den a čas zastupitelstvo města (pozvánka je řádně vyvěšena na úřední desce).
2. V daný okamžik konání jednání jsou účastníci připojeni do videokonference.
3. Účastníci jednání si spustí aplikaci eHlasování a pomocí svého jména a hesla provedou přihlášení do hlasovacího zařízení. (V tomto případě budou hlasovacím zařízením osobní počítač nebo notebook.)
4. Řídící jednání zahájí rozpravu k prvnímu bodu jednání.

• Probíhá běžná rozprava
• Řídící jednání ukončí rozpravu projednávaného bodu a vyzve účastníky k zahájení hlasování.
• Účastníci jednání hlasují k danému bodu. Každý účastník má na svém hlasovacím zařízení k dispozici k nahlédnutí hlasovací tabuli, na které vidí, jak jednotliví účastníci hlasují.
• Po ukončení hlasování, buď po uběhnutí předem stanovené doby, nebo po ukončení řídícím jednání, jsou výsledky daného hlasování vyhodnoceny a na hlasovací tabuli je zobrazen výsledek hlasování. V případě přijetí usnesení je zobrazeno číslo přijatého usnesení.
• Řídící jednání zahájí rozpravu k dalšímu bodu jednání.

Takto se celý proces opakuje až do projednání všech naplánovaných bodů programu jednání.
5. Řídící po projednání všech bodů v programu dané jednání ukončí.
6. Výsledkem je zaznamenání jmenovitého hlasování k projednávaným bodům programu jednání.
7. V dalších dnech je standardním způsobem vyhotoven zápis z jednání.

Přiblížili jsem Vám možnost distančního hlasování pomocí eHlasování. V případě dotazů nás neváhejte kontaktovat prostřednictvím Vašeho obchodního zástupce nebo nám napište na info@vera.cz